Обмін кадровими документами з працівниками під час воєнного стану

Завантажити:

Війна «розпорошила» працівників по різних куточках Батьківщини та світу. Як за таких умов дотримати вимог законодавства та ознайомлювати працівників з документами під підпис?

Як у мирний час, так і в умовах воєнного стану роботодавець та працівник можуть обмінюватися документами, підписаними за допомогою електронного цифрового підпису (ЕЦП). Таку процедуру застосовуємо відповідно до частини 3 статті 29 КЗпП. Однак, ЕЦП нині мають поодинокі працівники здебільшого офісних професій. Для тих, у кого ЕЦП немає, є інший варіант — спрощений обмін документами через засоби електронного зв’язку.

Кадрове діловодство – це оформлення документів з питань прийняття, переведення, звільнення, обліку, атестації, навчання, підвищення кваліфікації, стажування, пенсійного забезпечення працівників. У мирний час ведення кадрового діловодства достатньо зрозуміле, але у зв'язку з воєнним станом виникають запитання щодо оформлення та обміну кадровими документами. Кадровикам протягом воєнного стану необхідно оформлювати, зокрема:

відпустки,
переведення,
звільнення,
простій,
призупинення дії трудового договору,
запровадження неповного робочого часу.

Як це зробити, коли працівник не має ЕПЦ, розглянемо далі.

24 березня 2022 року набув чинності Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» – Закон №2136), який визначив тимчасові особливості організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів. Стаття 7 Закону передбачала, що на період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодствата архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно,за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці. Тобто спростити діловодство після 24 березня 2022 року можна було лише, коли роботодавець має знаходився в районі активних бойових дій.

Але з 19 липня 2022 року статтю 7 Закону № 2136 вдосконалили. У ній з’явилася частина друга, яка встановлює право роботодавця і працівника на період дії воєнного стану домовитися про будь-який зручний спосіб електронної комунікації.

Згідно нової редакції статті 7 Закону № 2136 в районах активних бойових дій роботодавці без погодження з працівниками — на свій розсуд — визначають порядок організації діловодства з питань трудових відносин, ведення трудових книжок та архівного зберігання документів.

У той же час згідно норм нової редакції цієї статті — поза межами активних бойових дій — на всій території України роботодавець на період воєнного стану повинен домовитися з працівником про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про доступний спосіб електронної комунікації.

Підкреслимо виключення — райони активних бойових дій, — де роботодавці без погодження з працівниками визначають порядок організації діловодства з питань трудових відносин, ведення трудових книжок та архівного зберігання документів.

Причому Закон не обмежує роботодавця і працівника у виборі способів та засобів для обміну кадровою інформацією. Тому можна вибрати:

електронну пошту;
вайбер, телеграм, ватсап та інші месенджери;
фейсбук, телеграм, інстаграм ча інші соціальні мережі;

Вибирають зручний для усіх спосіб.

Наприклад, працівник пише заяву на папері, підписує, ставить дату й відправляє вам фото; або просто надсилає текст заяви у будь-який спосіб електронної комунікації.

Кадрові накази, повідомлення й решту документів, з якими треба ознайомити працівника, йому надсилають або у форматі .pdf, або просто у вигляді фото, зробленого за допомогою смартфона.

Якщо працівник має змогу роздрукувати фото документа, що надіслав працівник відділу кадрів, його можна попросити засвідчити ознайомлення підписом на роздруківці, сфотографувати документ з відміткою і надіслати фото. Або ж в найпростіший спосіб — працівник пише у відповідь текстове повідомлення про ознайомлення («З наказом про відпустку ознайомлений 10.092022. Сергій Ковальчук»).

Головне, що спосіб обміну потрібно викласти у внутрішньому документі КНП – наказі керівника. Спочатку потрібно ретельно підготуватись – адже нова норма Закону передбачає, що роботодавець і працівник за згодою обирають спосіб електронної комунікації, але не конкретизує, як оформити цю згоду. Тому потрібно зв’язатися із працівниками і повідомити про необхідність вибору альтернативного способу обміну документами. Можна скористатися поштою — розіслати повідомлення всім працівникам, або ж зв’язатися з кожним індивідуально. Можна також отримати заяву від працівника, у якій зазначено, наприклад: «Прошу надсилати документи для ознайомлення та іншу інформацію у вайбер, номер телефону… / електронну пошту, адреса...». Або працівник надсилає повідомлення з свого номера телефону чи електронної пошти: «Прошу надсилати документи для ознайомлення та іншу інформацію на цей номер телефону / цю адресу електронної пошти». У такому разі потрібно зробити скрин екрана з цим повідомленням (фото екрана), роздрукувати і тимчасово долучити до картки П-2 працівника. При прийомі на роботу нового працівника, потрібно повідомити, щоб він у заяві про прийняття вказав контакти, на які отримуватиме кадрову інформацію.

Після збору даних від працівників, видають наказ про спрощений обмін документами(див. Додаток 1). Перелік контактних даних працівників, які отримали під час підготовки цього наказу, додають до наказу. Цей наказ буде першим документом, з яким треба ознайомити працівників за допомогою контактних даних, отриманих від них. Важливо врахувати, що разом з фотокопією наказу для ознайомлення не надсилають додатка, адже в ньому є персональні дані інших працівників.

Після початку такого способу обміну документами потрібно не забувати про необхідність фіксувати ознайомлення працівників з документом, — для цього експерти радять скористатися нормами, передбаченими для держслужби — складати протоколи ознайомлення (зміст такого протоколу викладений в постанові КМУ від 11 грудня 2019 р. №1042 «Про затвердження Порядку фіксації доведення інформації або документів до відома державного службовця шляхом використання засобів телекомунікаційного зв’язку»)

Такий протокол важливий, коли треба обов’язково зафіксувати факт ознайомлення з документами. Наприклад, це документи про скорочення, звільнення, припинення дії трудового договору або про вимогу надати пояснення. (у простіших випадках можна обмежитися скрином екрана (фото екрану), на якому буде видно повідомлення працівника про ознайомлення, час і дату такого повідомлення).

Протокол складають у довільній формі в одному примірнику, у ньому потрібно зазначити:

дату, час і місце, коли склали протокол;
підставу надсилання документів (стаття 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136);
дату, час надсилання документів;
засіб електронного зв’язку, за допомогою якого надіслали документи;
найменування посади, прізвище та власне ім’я працівника;
контактні дані працівника, за якими надіслали документи, — номер телефону, адресу електронної пошти тощо;
короткий зміст надісланих документів;
підпис, дату, найменування посади, прізвище та власне ім’я працівника, який надіслав документи і склав протокол;
відомості про додатки до протоколу, що підтверджують факт надсилання документів (копія знімка екрана тощо).

Зразок протоколу — у Додатку 2.

Нагадаємо, що з 19 липня 2022 року внесені зміни і в Кодекс законів про працю — у статті 29 КЗпПз’явилася нова норма. Причому ця норма діятиме незалежно від наявності чи відсутності воєнного стану. З цього часу у трудових договорах за згодою сторін можна передбачити альтернативні способи ознайомлення працівників із наказами/розпорядженнями, повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їх прав та обов’язків (ч. 3 ст. 29 КЗпП). Виняток: лише під «живий» підпис потрібно інформувати працівників про наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах.

Крім «живого» підпису про ознайомлення з документами з 27 лютого 2021 року можна використовувати електронний підпис — КЕП. Ця новація не прив’язана до воєнного стану, тож її можна використовувати і в мирний час. У мирний час відповідно до частини 3 статті 29 КЗпП процедура обміну документами може бути наступна, наприклад:

працівник має електронний цифровий підпис і він підписує електронним цифровим підписом (КЕП) будь-яку заяву, в тому числі заяву;
працівник надсилає підписану таким чином та належно оформлену заяву роботодавцю;
у відповідь – роботодавець надсилає працівнику наказ, підписаний за допомогою електронного цифрового підпису.

Але на сьогодні, у період воєнного часу, процедуру можна спростити і домовитися з працівниками про ознайомлення з документами через електронну пошту, вайбер тощо без застосування КЕП.

Висновок: на час воєнного стану можна домовитися з працівником і повністю перейти на альтернативний обмін документами, тому що це передбачає Закон № 2136.

Після закінчення воєнного стану можна ознайомлювати з документами за спрощеною процедурою, без КЕП (окрім інформації про небезпечні і шкідливі виробничі фактори та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах).

Але будь-який спосіб листування та процедура повинна бути врегульована — це може бути або трудовий, або колективний договір (також інструкція з діловодства чи ПВТР), де зазначена відповідна можливість. Це важливо, тому що у разі виникнення трудового спору і розгляду у суді, буде проводитись оцінка документів, де зафіксована ця процедура. При відсутності врегулювання у локальному документі роботодавця працівник може виграти спір. (Приклад — ВСУ/КСЦ в постанові від 03.12.2018 у справі №686/21222/16-ц дійшов висновку, що за відсутності попередньої згоди сторін трудових правовідносин на обмін офіційними документами засобами електронного зв’язку, такі документи мають подаватися у паперовій формі з оригінальним підписом автора документу, оскільки направлення заяви засобами електронного зв’язку не дає можливості іншій стороні встановити справжнє волевиявлення заявника).

Тому все ж надійніше ознайомлювати працівників з документами під «живий» підпис, або ж, згідно з Кодексом законів про працю, ознайомлювати працівників з наказами, повідомленнями та іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків – листуванням з накладенням електронного підпису.

Додаток

КНП ________________

НАКАЗ

20.09.2022 № 157

Про застосовування спрощеного обміну кадровими документами через засоби телекомунікаційного зв’язку

Керуючись статтею 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15 березня 2022 р. № 2136-IX

НАКАЗУЮ:

1. З 01 жовтня 2022 р. на час дії воєнного стану обмінюватись з працівниками кадровими документами (наказами, повідомленнями, заявами, пояснювальними та доповідними записками тощо) через засоби електронного зв’язку. Терміни реагування кадрової служби на відповідну заяву та механізм такого реагування (реєстрація заяви і повідомлень; повідомлення працівника про результат його звернення; видання відповідного наказу на підставі заяви тощо) – згідно положення про діловодство.

1.1. Документи або повідомлення надсилати працівнику на його адресу електронної пошти чи іншими засобами зв’язку, про які він повідомив відділ кадрів та які зазначені в його особовій картці П-2.

1.2. Факт ознайомлення працівника з документом або повідомленням фіксувати протоколом у довільній формі в одному примірнику (орієнтовна форма додається), де фіксувати такі відомості:

дата, час та місце, коли склали протокол;
підстава надсилання документів — стаття 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15 березня 2022 р. № 2136-IX;
дата, час і вид засобу електронного зв’язку, за допомогою якого надіслали документи;
найменування посади, прізвище та власне ім’я працівника;
контактні дані працівника, за якими надіслали документи, — номер телефону, адреса електронної пошти тощо;
короткий зміст надісланих документів;
підпис, дата, найменування посади, прізвище та власне ім’я працівника, який надіслав документи та склав протокол;
відомості про додатки до протоколу, що підтверджують факт надсилання документів (копія знімка екрана тощо).

2. Працівникам:

надсилати документи та повідомлення на номер +380 67 123 45 67, а також на електронну пошту knp1@kalynivka.ua;
про зміну адреси електронної пошти чи інших контактних даних повідомляти протягом трьох днів зазначеними засобами телекомунікаційного зв’язку.

3. Начальнику відділу кадрів Добренькій Галині до 19 вересня 2022 р. довести наказ до відома працівників:

розмістити на сайті КНП ____________;
за можливості — ознайомити під підпис;
надіслати копію наказу електронною поштою або іншим засобом комунікації.

4. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Директор

Візи, відмітки про ознайомлення з наказом

КНП ______________________

ПРОТОКОЛ

10.10.2022 17:00 № 4 П

Про ознайомлення Івана Петренка з наказом про звільнення за угодою сторін

Керуючись статтею 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX, 10.10.2022 о 12:00 КОВАЛЮ Георгію Івановичу, фельдшеру, надісланий наказ про звільнення за угодою сторін 11.10.2022 з виплатою компенсації за десять календарних днів невикористаної відпустки по вайберу на номер +0380679356885 а також на електронну пошту koval984@ukr.net.

Підстава для звільнення — заява Георгія Коваля від 10.10.2022, надіслана по вайберу 10.10.2022 з номера +0380679356885, зафіксованого у картці П-2 як номер для обміну інформацією.

Георгій Коваль засвідчив ознайомлення текстовим повідомленням у вайбері у відповідь на надісланий наказ о 16:43.

Додаток: копія знімку екрану.

Інспектор з кадрів _______________

—