Особливості звільнення працівників під час воєнного стану

У період воєнного стану над Кодексом Законів про працю України має пріоритет  Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX (далі — Закон № 2136). Тобто у період дії воєнного стану не застосовуємо норм КЗпП в частині, які регулює Закон №2136. Зауважимо, що Закон № 2136 не змінив підстав для звільнення працівників, тому підставу (по іншому - статтю КЗпП) і надалі визначаємо за КЗпП.

Розглянемо зміни на період воєнного стану.

Звільнення з ініціативи працівника - за власним бажанням (за статтею 38 КЗпП).

Закон № 2136 на час дії воєнного стану додав ще одну поважну причину, коли працівник може звільнитися за власним бажанням без попередження за два тижні.

Роботодавець може відмовити у звільненні за власним бажанням працівнику, якого примусово залучили до суспільно корисних робіт в умовах воєнного стану, або якщо йдеться про роботу на об’єкті критичної інфраструктури (стаття 4 Закону № 2136). Можна звільнити під час відпустки, хвороби, призупинення дії трудового договору. Виводити працівника на один день на роботу, щоб звільнити, не потрібно.

Роботодавець звільняє працівника у строк, вказаний у заяві, якщо підприємство розташоване в районі, де ведуться бойові дії, й існує загроза життю і здоров’ю працівника (ст. 4 Закону № 2136).

Підсумуємо - поважні причини, коли працівник має право звільнитися без попередження за два тижні:

• переїзд на нове місце проживання;
• переведення чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість;
• вступ до навчального закладу;
• неможливість проживання у даній місцевості, підтверджена медвисновком;
• вагітність;
• догляд за дитиною до досягнення нею 14-річного віку або дитиною з інвалідністю;
• догляд за хворим членом сім’ї відповідно до медвисновку або особою з інвалідністю I групи;
• вихід на пенсію;
• прийняття на роботу за конкурсом;
• інші поважні причини (ст. 38 КЗпП);
• підприємство розташоване в районі, де ведуться бойові дії, й існує загроза життю і здоров’ю працівника (ст. 4 Закону № 2136).

Порядок дій звичайний – отримання заяви про звільнення будь-яким доступним способом; наказ про звільнення; ознайомлення з наказом працівника (у тому числі дистанційно – якщо порядок такого обміну кадровими документами затверджений згідно Закону №2136 раніше); надання працівнику копії наказу про звільнення, письмового повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні та видача трудової книжки, якщо вона зберігалась в КНП (ч. 1 ст. 47 КЗпП).

Якщо працівник не прийшов у відділ кадрів у день звільнення – то в письмовому повідомленні потрібно вказати про необхідність отримати трудову книжку, а також повідомити, що вона зберігатиметься до того часу, поки працівник зможе його забрати. До цього повідомлення додають копію наказу про звільнення та письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні. З працівником проводять повний розрахунок

Якщо підприємство розташоване в районі, де не ведуться бойові дії, керуються звичайним порядком звільнення працівника за власним бажанням.

Роботодавець звільняє працівника у строк, вказаний у заяві, якщо підприємство розташоване в районі, де ведуться бойові дії, й існує загроза життю і здоров’ю працівника (ст. 4 Закону № 2136), тобто коли одночасно будуть існувати дві умови (коментар Мінекономіки до Закону № 2136):

• підприємство розташоване в районі, де ведуться бойові дії;
• існує загроза життю і здоров’ю працівника.

Перелік територіальних громад, що розташовані в районах проведення воєнних (бойових) дій, або які перебувають в тимчасовій окупації, оточенні (блокуванні) затверджує Мінреінтеграції за погодженням з Міноборони (наказ Мінреінтеграції від 22.12.2022 № 309).

До уваги! Якщо підприємство на окупованій території і роботодавець не має можливості оформити звільнення, працівник (ВПО) може звільнитись через центр зайнятості або суд.

Внутрішньо переміщена особа, яка не мала можливості припинити трудовий договір відповідно до пункту 1 статті 36, статей 38, 39 КЗпП у зв’язку із неможливістю продовжувати роботу за таким трудовим договором за попереднім місцем проживання, щоб набути статусу безробітного та отримати допомогу по безробіттю і соціальні послуги за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням на випадок безробіття має право припинити такий трудовий договір в односторонньому порядку. Для цього особа подає до центру зайнятості за місцем проживання внутрішньо переміщеної особи заяву на ім’я роботодавця про припинення трудового договору.

Датою припинення трудового договору є день, наступний за днем подання такої заяви.

Центр зайнятості за місцем проживання внутрішньо переміщеної особи у день припинення трудового договору повідомляє про це:

• роботодавця (будь-якими засобами комунікації, зокрема електронними);
• територіальний орган Пенсійного фонду України;
• територіальний орган Державної податкової служби.

У разі якщо у таких осіб не розірвані трудові договори з роботодавцем, що перебуває на непідконтрольній території або щодо якого відсутня інформація про місце перебування, заяву зберігають у територіальному органі центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері зайнятості населення та трудової міграції, на підконтрольній території до моменту деокупації (розблокування) відповідних територій, після чого протягом 7 календарних днів повідомляє роботодавця (будь-якими засобами комунікації, зокрема електронними). Підстава — частина 4 статті 7 Закону України «Про забезпечення прав і свобод внутрішньо переміщених осіб» від 20.10.2014 № 1706.

Якщо працівник не планує ставати на облік в центр зайнятості, він може звільнитись через суд.

Суд розглядає в порядку окремого провадження, зокрема, справи про встановлення фактів, що мають юридичне значення (п. 5 ч. 2 ст. 293 ЦПК).

Щодо звільнення за угодою сторін  (за пунктом 1 статті 36 КЗпП).

Керуються звичайним порядком – одна з сторін трудового договору (працівник або роботодавець) може ініціювати, причому усно або письмово, будь-яким доступним способом звільнення за угодою сторін. Всі дії наведені вище - як і в разі звільнення за власним бажанням.

Щодо звільнення у зв’язку із закінченням строку трудового договору (за пунктом 2 ст. 36 КЗпП).

Також діють за звичайним порядком: перед датою закінчення строку трудового договору видають наказ (дата звільнення — останній день дії трудового договору). Заява працівника не потрібна.

Ознайомлюють працівника з наказом і видають трудову книжку, якщо вона зберігається в КНП, також - письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні. Якщо працівник у день звільнення відсутній, діють згідно порядку обміну кадровими документами в КНП - затвердженим раніше згідно Закону №2136.

Проводять із працівником повний розрахунок.

Увага ! У разі закінчення строку трудового договору роботодавець зобов’язаний працевлаштувати вагітну, жінку, яка має дитину віком до трьох років, одиноку мати, яка має дитину віком до 14 років, батька, який виховує дітей без матері, одного з прийомних батьків, одного з батьків-вихователів (ч. 3 ст. 184, ст. 186-1 КЗпП).

Не радимо звільняти у зв’язку із закінченням строку трудового договору працівника, який проходить військову службу. Є ризик, що у разі трудового спору суд поновить його на роботі

Щодо припинення трудового договору у разі відмови від роботи при зміні істотних умов праці або відмови від переведення в іншу місцевість (за пунктом 6 ст. 36 КЗпП).

Стаття 3 Закону № 2136 у період дії воєнного стану дозволяє :

• переводити працівників без їхньої згоди на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором, якщо така робота не протипоказана працівникові за станом здоров’я, щоб відвернути або ліквідувати наслідки бойових дій, а також для інших обставин, що ставлять або можуть становити загрозу життю чи нормальним життєвим умовам людей. Цю норму роботодавець може застосовувати і під час релокації підприємства;
• змінювати істотні умови праці та не повідомляти працівників про це за два місяці.

Якщо за наявності підстав роботодавець наказом перевів працівника на іншу посаду, а працівник відмовляється виконувати роботу на цій посаді, звільнити його не можна. Така підстава для звільнення відсутня в КЗпП. Роботодавець може притягнути працівника до дисциплінарної відповідальності за порушення трудової дисципліни (ст. 147 КЗпП).

Роботодавець має право звільнити працівників, які відмовилися працювати у змінених умовах або не погодилися переїхати разом із підприємством в іншу місцевість (ч. 6 ст. 36 КЗпП). Але експерти з кадрових питань радять оформляти відсутність відпусткою без збереження зарплати за згодою сторін на період карантину або воєнного стану.

Та все ж, якщо приймається рішення про звільнення у зв’язку з відмовою працювати у змінених умовах або від переведення на роботу в іншу місцевість разом із підприємством, діють за звичайним порядком. Причому будь-які обмеження щодо категорій працівників, які звільняються – в КЗпП відсутні.

Щодо звільнення за скороченням чисельності або штату  (за п.1 ст.40 КЗпП).

Закон № 2136 не скасовує і не змінює норм КЗпП щодо підстав звільнення з ініціативи роботодавця, а також процедури вивільнення працівників. У той же час у період воєнного стану роботодавець має додаткові права:

• може звільнити працівника в період його тимчасової непрацездатності, а також під час відпустки. Дата звільнення — перший робочий день, наступний за днем закінчення тимчасової непрацездатності, зазначений у документі про тимчасову непрацездатність, або перший робочий день після закінчення відпустки. Обмеження одна - не можна звільняти під час відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ч. 1 ст. 5 Закону № 2136);
• може не погоджувати звільнення працівників із профспілкою. Виняток — роботодавець зобов’язаний погодити із профспілкою звільнення працівника, обраного до профспілкового органу (профкому) (ч. 2 ст. 5 Закону № 2136).

Усі інші норми КЗпП у разі звільнення працівників з ініціативи роботодавця діють і у період воєнного стану, тому діють за звичайним порядком:

- наказом вносять зміни до штатного розпису, який уводиться в дію через два місяці від дати підпису наказ;

- організовують комісію із визначення працівників, яких заборонено звільняти з ініціативи роботодавця, та працівників із переважним правом залишитися на роботі і отримують її рекомендації, оформлені протоколом;

- видають наказ про попередження працівників та пропозицію іншої роботу за наявності;

- надають персональні письмові попередження працівникам про скорочення;

- у випадку масового вивільнення подають звіт 4-ПН до служби зайнятості;

- у день звільнення видають копію наказу про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні; проводять повний розрахунок; на вимогу працівника вносять належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника (або видають трудову книжку, якщо вона у відділ кадрів).

Обмеження на звільнення – як і мирний час -передбачені ч. 3 ст. 184, ст. 186-1 КЗпП: тільки у разі повної ліквідації КНП можна звільняти працівників, які проходять військову службу, вагітну, жінку, яка має дитину віком до трьох років, одиноку мати, яка має дитину віком до 14 років, батька, який виховує дітей без матері, одного з прийомних батьків, одного з батьків-вихователів.

Щодо звільнення за прогул (за п.4 ст.40 КЗпП).

Звільнення за прогул  здійснюється у звичайному порядку. Тобто процедура звільнення має бути з дотриманням усіх особливостей застосування дисциплінарного стягнення (п. 4 ст. 40 КЗпП, ст. 147 КЗпП):

• правил та порядку звільнення працівників (ч. 1 ст. 47, ст. 116 КЗпП);
• правил і порядку звільнення працівників з ініціативи роботодавця (ч. 3 ст. 40, ст. 43 — щодо працівників, обраних до профспілкових органів, ст. 43-1 КЗпП);
• строків застосування, правил та порядку накладання, оголошення дисциплінарних стягнень (ст. 147-1, 148, 149 КЗпП).

Одну особливість обов’язково також потрібно враховувати – вона стосується працівників, які тимчасово виїхали на безпечну територію у період дії воєнного стану. Зокрема, перед тим як ухвалити рішення звільнити працівника за прогул, роботодавець повинен отримати пояснення. Якщо в поясненні працівник напише, що виїхав на безпечну територію у зв’язку з воєнними діями на території України та з метою збереження свого життя та життя своїх рідних, роботодавцю варто визнати причину відсутності працівника на роботі поважною. Якщо ж керівник вирішить звільнити такого працівника за прогул і таке звільнення працівник оскаржить у суді, суд, імовірно, визнає причину відсутності працівника на роботі поважною, поновить його на посаді й зобов’яже роботодавця оплатити вимушений прогул, а можливо, й матеріальну шкоду.

Закон № 2136 не обмежує права роботодавця звільнити прогульника, але у роз'ясненні Мінекономіки від 23.03.2022 р. вказано: «Слід зазначити, що працівники, які не виходять на роботу внаслідок ведення воєнних дій та пов’язаних з ними обставин, не можуть бути звільнені за пунктом 4 частини першої статті 40 Кодексу Законів про працю України за прогул без поважної причини. Зазначене обумовлено необхідністю збереження життя та здоров’я таких працівників та їх сімей і вважається як відсутність на роботі з поважних причин».

Нарешті, як і в мирний час, при звільненні і за цим пунктом ст.40 , діють обмеження, встановлені статтями 184 і 186-1 КЗпП.

Принагідно вкажемо ще на дві обставини припинення трудового договору, але зауважимо, що вони не пов’язані виключно з періодом воєнного стану.

Щодо припинення трудового договору у разі смерті працівника (на підставі пункту 8-2 частини 1 статті 36 КЗпП).

За цією ж підставою припиняють трудовий договір з працівником, якого суд визнав безвісно відсутнім або оголосив померлим.

Припинення трудового договору оформлюють наказом роботодавця. Підстава для наказу — свідоцтво про смерть, видане державним органом реєстрації актів цивільного стану, як підтвердження факту смерті особи. (видати наказ про припинення трудового договору на підставі лікарського свідоцтва про смерть (форма № 106/о не можна !). Наказ долучають до справи з наказами з кадрових питань тривалого строку зберігання.

При оформленні наказу залишають відмітку про ознайомлення з наказом пустою.

Якщо рідні померлого працівника відмовляються надати свідоцтво про смерть працівника - трудовий договір припиняють на підставі рішення суду в порядку окремого провадження за заявою про встановлення факту, що має юридичне значення, а саме — про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника (п. 5 ч. 2 ст. 293 Цивільного процесуального кодексу).

Порядок визнання фізичної особи безвісно відсутньою встановлює Цивільний процесуальний кодекс України (ст. 43 ЦПК). Суд може оголосити фізичну особу померлою, якщо у місці її постійного проживання немає відомостей про місце її перебування протягом трьох років, а якщо вона пропала безвісти за обставин, що загрожували їй смертю або дають підставу припускати її загибель від певного нещасного випадку, — протягом шести місяців.

Після того, як рішення суду про визнання особи безвісти відсутньою або оголошення померлою набере сили, роботодавець може припинити трудовий договір із працівником.

Дата наказу про припинення трудового договору, як правило, не збігається з датою смерті і навіть з датою видачі свідоцтва про смерть. Наказ складають, коли рідні передали свідоцтво про смерть на підприємство, де працював померлий.

Навіть, якщо працівник помер на робочому місці й лікар швидкої допомоги констатував смерть у присутності інших працівників підприємства, наказ про припинення трудового договору видають лише за наявності свідоцтва про смерть, виданого у встановленому порядку.

Датою припинення трудового договору буде дата смерті працівника, визначена у свідоцтві про смерть, незалежно від дати видання наказу та від того, працював у цей день померлий чи ні (перебував у відпустці, хворів тощо) (лист Мінсоцполітики від 10.06.2015 № 230/06/186-15).

Днем звільнення вважають останній день роботи (пункту 2.26 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58).

Тому, якщо смерть працівника настала в робочий день (або після його закінчення), то цим днем припиняють трудовий договір. Якщо працівник помер у день, коли за графіком роботи у нього був вихідний, або під час відпустки чи хвороби, датою припинення трудового договору теж слід вважати дату смерті, а не фактичний останній день роботи.

У наказі про припинення трудового договору зазначають кількість днів невикористаної щорічної (основної та додаткових) відпустки та додаткової відпустки працівникам, які мають дітей – адже у разі смерті працівника грошову компенсацію за невикористані ним дні цих відпусток виплачують членам сім’ї працівника, а у разі їх відсутності — спадкоємцям (ч. 6 ст. 24 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504).

Відрахування із заробітної плати за невідпрацьовані дні відпустки у разі смерті працівника не провадять (ч. 3 ст. 22 Закону про відпустки).

Якщо працівник помер під час щорічної відпустки, але в цей час захворів, знаходився на «лікарняному» - скасовувати наказ про відпустку не потрібно, це можливо лише до її початку.

Оскільки щорічну відпустку (основну чи додаткову) переносять (продовжують) на час тимчасової непрацездатності, то, аби уникнути подвійної оплати за один період (допомога по тимчасовій непрацездатності та зарплата за час відпустки), необхідно у наказі про припинення трудового договору з працівником доручити підготувати скоригований табель обліку використання робочого часу, в якому період перебування на «лікарняному» позначити «ТН» (оплачувана тимчасова непрацездатність), а заробітну плату за час відпустки, що припала на час тимчасової непрацездатності, вважати компенсацією за невикористану відпустку при звільненні.

У підставі до наказу про припинення трудового договору зазначають дві підстави: листок непрацездатності, свідоцтво про смерть.

Якщо працівник помер внаслідок тривалої хвороби чи під час відпустки, або тривалий час не з’являвся на роботі і з ним не вдавалося встановити зв’язок, а близькі вчасно не повідомили роботодавця про смерть працівника або ж не було підстав припинити трудові відносини бо не було свідоцтва про смерть – потрібно продовжувати вносити до табеля позначки, що відповідають причині відсутності працівника на роботі.

Останнім робочим днем померлого працівника в табелі має бути дата смерті, визначена в наказі як дата припинення трудових відносин.

За цей день у табелі має стояти відмітка, яка відповідає фактичному стану: робота за графіком, тимчасова непрацездатність, відпустка, відсутність на роботі з невідомих причин тощо.

Якщо працівник захворів під час відпустки без збереження зарплати - якщо тривалість хвороби не «вийшла» за межі відпустки, до дати смерті включно в табелі позначають відповідну відпустку.

Якщо до настання смерті працівник хворів, що засвідчено у встановленому порядку, оформіть листок непрацездатності й призначте допомогу з тимчасової працездатності за загальними правилами. Причому за день, в який працівник помер, листок непрацездатності має оплачуватися. (законодавство не передбачає обмежень виплати допомоги з тимчасової непрацездатності у разі смерті застрахованої особи,  - допомогу надають за весь період хвороби, включаючи останній її день, в який застрахована особа померла. (була така позиція Фонд соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (лист від 12.02.2015 № 5.2-32-316).

У разі смерті працівника трудову книжку видають на руки його найближчим родичам під розписку або надсилають поштою на їх вимогу (п. 4.3 Інструкції № 58).

Трудову книжку померлого працівника видають на підставі письмової заяви члена сім’ї з доданими до неї копіями документів, що підтверджують родинний зв’язок.

Родичі можуть надати як засвідчені нотаріально копії необхідних документів, так і оригінали, які будуть засвідчені у встановленому на підприємстві порядку.

Щоб вирішити, чи має особа право одержати трудову книжку померлого працівника, роботодавець повинен визначити (за наданими документами) осіб, які до смерті працівника спільно з ним проживали і перебували у шлюбі (чоловік, дружина), або були кровно споріднені (діти, батьки, онуки, брати, сестри тощо). Якщо померлий працівник мешкав (був зареєстрований) один, то трудова книжка має передаватися його дружині, дітям або батькам незалежно від місця їхнього проживання.

Суми зарплати, допомог у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, відшкодувань у зв’язку з каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я, які належали померлому працівникові, але не були ним одержані за життя, передають членам його сім’ї, а у разі їх відсутності — входять до складу спадщини (ст. 1227 Цивільного кодексу України; далі — ЦК).

Документом, який підтверджує право особи на спадщину від померлого працівника, є свідоцтво про право на спадщину, видане відповідно до Закону України «Про нотаріат» від 02.09.1993 № 3425-ХІІ.

Особову справу померлого працівника зберігають у кадровій службі протягом двох років після припинення трудового договору у зв’язку зі смертю, після чого передають до архівного підрозділу (архіву) підприємства.

Щодо припинення трудового договору у разі відсутності на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль (на підставі пункту 8-3 частини 1 статті 36 КЗпП).

Така можливість з’явилась після внесення доповнень до КЗпП згідно Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації трудових відносин» від 01.07.2022 № 2352-IX (далі — Закон № 2352), який увів до КЗпП нову підставу звільнення (п. 8-3 ст. 36 КЗпП) і набув чинності 19 липня 2022 року.

Зауважимо, що припинення трудового договору з працівником, який відсутній  на роботі понад чотири місяці поспіль, якщо роботодавець не має інформації про причини такої відсутності — це не звільнення з ініціативи роботодавця – і  обмеження на звільнення, що встановлюють частина третя статті 184 і стаття 186-1 КЗпП щодо вагітних, одиноких жінок з дитиною віком до 14 років тощо не діють.

Для того щоб звільнити працівника через тривалу відсутність, є дві обов’язкові умови:

• працівник відсутній на роботі понад чотири місяці поспіль. Відлік строку починається після 19 липня 2022 року;
• упродовж цих чотирьох місяців у роботодавця немає інформації про причини відсутності. При цьому не має значення, з поважної чи неповажної причини відсутній працівник.

Роботодавцю необхідні докази того, що він виконав одночасно обидві обов’язкові умови. Інакше, якщо працівник доведе, що протягом чотирьох місяців інформував роботодавця про причини своєї відсутності, суд може визнати звільнення за цією підставою незаконним.

Причому, якщо працівник відсутній декілька разів та має кілька подібних періодів, які в сумі дорівнюють або перевищують чотири місяці, звільнити його за цією підставою не можна.

Якщо причину відсутності працівника пояснить дружина (чи інші члени сім’ї), також не радять припиняти трудовий договір за цією підставою. Хоча навряд чи хтось буде оскаржувати рішення в суді, але формально - з точки зору трудового права - таке звільнення неправомірне. Адже в акті про відсутність працівника та інформації про причини його відсутності на роботі потрібно буде написати, що дружина (чи члени сім’ї) не мають інформації про місцезнаходження чоловіка, а це не відповідатиме дійсності.

Потрібно порадити дружині померлого працівника звернутись до суду із заявою про встановлення факту, що має юридичне значення, а саме — визнання фізичної особи безвісно відсутньою чи оголошення її померлою (п. 5 ч. 2 ст. 293 Цивільного процесуального кодексу).

За час відсутності працівника, котрий не попередив роботодавця і рідні не можуть пояснити причину його відсутності потрібно :

- фіксувати відсутність у табелі як «НЗ» — неявки з нез’ясованих причин;

- перевіряйте на порталі ПФУ, чи не оформили працівнику е-лікарняний. (Е-лікарняний зі статусом «Закритий» — підстава позначати відсутність у табелі як «ТН» (оплачувана тимчасова непрацездатність). Тобто роботодавець отримає інформацію про причини відсутності працівника);

- безпосередній керівник повинен скласти доповідну записку про відсутність працівника на роботі;

- ухвалити рішення про додаткові заходи - про розслідування причин відсутності працівника на роботі, визначити виконавців розслідування — безпосереднього керівника відсутнього працівника, працівника кадрової служби, заступника керівника КНП тощо;

- оформите додаткові документи про відсутність працівника (особа, якій доручили розслідування, складає акти про відсутність працівника на роботі, телефонувати працівникові при свідках і фіксуйте результати в акті тощо;

- відвідати працівника вдома і результати візиту оформите актом;

- направити працівникові листи на всі відомі адреси з пропозицією письмово пояснити причини відсутності на роботі — з описом вкладення та відміткою «вручити особисто». Можна спробувати зв’язатися з ним у соцмережах.

Якщо після всіх попередніх кроків встановити зв’язок із працівником не вдається понад чотири місяці поспіль, виконавець, якого призначили оформити результати розслідування (зазвичай це керівник кадрової служби) оформлює загальний перелік заходів з розшуку зниклого працівника у доповідній записці.

Після розгляду доповідної записки керівник може ухвалити рішення звільнити працівника. У такому випадку він оформлює своє рішення підготувати проєкт наказу на звільнення працівника у вигляді резолюції на доповідній записці керівника кадрової служби.

Оскільки працівник відсутній на роботі в день звільнення, цього дня надсилають йому поштове повідомлення із пропозицією отримати трудову книжку (п. 4.2 Інструкції № 58) або надати згоду на пересилання трудової книжки поштою. Також одночасно надсилають засвідчену копію наказу про звільнення і повідомлення про нараховані суми при звільненні, щоб виконати вимоги частини першої статті 47 КЗпП.

Лист надсилають на адресу, зазначену в особовій картці П-2, листом з оголошеною цінністю із повідомленням про вручення, відміткою «Вручити особисто» та описом вкладення.

Якщо лист повернеться, конверт не розкривають, а зберігають в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Там же має бути квитанція/чек про відправлення листа й опис вкладення.

Можна надіслати працівнику фото наказу про звільнення і повідомлення про необхідність отримати трудову книжку усіма можливими способами — на електронну пошту, у вайбер чи інший месенджер тощо. Після чого зробити скрин і роздрукувати.

Якщо працівник отримує зарплату на банківську карту, в день звільнення перераховують на карту всі належні працівнику кошти.

Роботодавець виплачує всі суми, що належать працівнику, в день звільнення. Якщо працівник у день звільнення не працював, то зазначені суми необхідно виплатити не пізніше наступного дня після того, як звільнений працівник пред’явив вимогу про розрахунок. Про суми, нараховані та виплачені працівникові під час звільнення, із зазначенням окремо кожного виду виплати — основна та додаткова зарплата, заохочувальні та компенсаційні виплати, інші виплати, на які працівник має право згідно з умовами трудового договору і відповідно до законодавства, зокрема під час звільнення —  роботодавець повинен письмово повідомити працівника в день їх виплати (ч. 1 ст. 116 КЗпП).

Відпустку за період відсутності працівника з невідомих причин  не компенсують адже під час такої відсутності працівник фактично не працює - за ним не зберігають зарплату і він не отримує допомогу по державному соціальному страхуванню. Тому період тривалої відсутності працівника не зараховують до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку, і не компенсують при звільненні.

(за публікаціями Цифрового видавництво Експертус - expertus.com.ua)