Навчальна відпустка – кому і на скільки

Працівникам, які навчаються в навчальних закладах без відриву від виробництва, роботодавець повинен створювати необхідні умови для поєднання роботи з навчанням (ст. 202 КЗпП) – надавати навчальну відпустку (повна правильна назва - додаткова оплачувана відпустка у зв’язку з навчанням). Право на такі відпустки передбачено Конвенцією Міжнародної організації праці «Про оплачувані учбові відпустки» від 24.06.1974 № 140, главою XIV «Пільги для працівників, які поєднують роботу з навчанням» КЗпП, розділом ІІІ Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки).

Навчальні відпустки надають:

• працівникам, які здобувають загальну середню освіту в середніх загальноосвітніх вечірніх (змінних) школах, класах, групах з очною, заочною формами навчання при загальноосвітніх школах;
• працівникам, які успішно навчаються на вечірніх відділеннях професійно-технічних навчальних закладів;
• працівникам, які успішно навчаються без відриву від виробництва у вищих навчальних закладах із вечірньою та заочною формами навчання;
• працівникам, які навчаються без відриву від виробництва в аспірантурі та успішно виконують індивідуальний план підготовки.

Підстава — статті 13—15 Закону про відпустки. Тому працівники, які навчаються за денною формою навчання у ВНЗ, не мають права на таку відпустку. Навчальну відпустку надають лише заочникам чи вечірникам (ст. 216 КЗпП).

Щодо права працівників, які навчаються дистанційно, на навчальну відпустку. Дистанційне навчання — індивідуалізований процес набуття знань, умінь, навичок, який відбувається в основному за опосередкованої взаємодії віддалених один від одного учасників навчального процесу у спеціалізованому середовищі, яке функціонує на базі сучасних психолого-педагогічних та інформаційно-комунікаційних технологій (п. 1.2 Положення про дистанційне навчання, затверджене наказом МОН від 25.04.2013 № 466).

У довідці-виклику (форма № Н-5.01) може бути зазначено про дистанційну форму навчання студента з проханням до роботодавця надати додаткову оплачувану відпустку у зв’язку з навчанням на підставі статей 215—220 КЗпП та статті 15 Закону про відпустки. Але такої підстави вказані статті КЗпП та Закону про відпустки не містять.

Неузгодженість законодавства виникла після прийняття Закону України «Про вищу освіту» від 01.07.2014 № 1556-VII, що набрав чинності 06.09.2014. Відтоді МОН не розробило законопроекту щодо внесення відповідних змін до КЗпП та Закону про відпустки. Тому працівники, які подали довідку-виклик із зазначенням дистанційної форми навчання, відповідно до Закону про відпустки права на навчальну відпустку не мають.

Стосовно працівників, які навчаються в духовних навчальних закладах, зауважимо, що громадяни, які навчаються у вищих духовних навчальних закладах, користуються правами та пільгами щодо відстрочення проходження військової служби, оподаткування, включення часу навчання до трудового стажу в порядку та на умовах, встановлених для студентів державних навчальних закладів, проте правами щодо одержання навчальних відпусток не володіють (ст. 11 Закону України «Про свободу совісті та релігійні організації» від 23 квітня 1991 р. № 987-XII).

Тому законодавчі підстави для надання навчальних відпусток працівникам, які навчаються в духовних навчальних закладах, відсутні.

Працівник, який навчається за кордоном, має право на оплачувану додаткову відпустку, але з дотриманням деяких умов, зокрема:

• працівник має пред'явити довідку-виклик навчального закладу, у якій зазначається форма навчання, рівень акредитації навчального закладу, курс, на якому навчається працівник;
• навчання здійснюється в порядку, встановленому законодавством відповідної держави;
• навчання закінчується видачею диплома;
• диплом має бути еквівалентним диплому українського вищого навчального закладу, тобто таким, що визнається в Україні.

Про це говорять фахівці Мінсоцполітики у листі від 28.12.2013 р. № 563/13/116-13. Така відпустка надається за заявою працівника.

Окрім цього, Мінсоцполітики у цьому ж листі наполягає на тому, що видана навчальним закладом довідка-виклик є підтвердженням успішного навчання працівника. Тому підприємству не потрібно додатково вимагати від працівника довідку про відсутність за ним академзаборгованості, і ненадання йому відпустки у зв'язку з навчанням у разі непред'явлення таких довідок є неправомірним. Також підтвердження таких довідок у Торгово-промисловій палаті не потрібно, оскільки норми законодавства з цього приводу відсутні. Про це немає ані слова ні в листі Мінсоцполітики, ні у правилах визнання дипломів. Однак необхідно "легалізувати" таку довідку, тобто необхідно зробити завірений переклад.

Правила визнання іноземних дипломів в Україні визначено в наказі Міносвіти від 05.05.2015 р. № 504. Вони стали дещо простішими, ніж діяли до цієї дати. Тепер власникам дипломів, виданих університетами зі списку ARWU (освітні установи, що входять до академічного рейтингу університетів світу), мають право визнавати документи про освіту не лише в МОН, а й у вітчизняних університетах. Висновок: якщо диплом може бути визнано в Україні, то працівник має право на оплачувану додаткову відпустку (наприклад, бразильські дипломи визнаються в Україні згідно з чинним законодавством України (ст. 2 Меморандуму про взаєморозуміння в галузі освіти між Урядом України та Урядом Федеративної Республіки Бразилія).

Вважаємо, що потрібно вказати ще на одну думку фахівців щодо цього питання. Аргументація наступна: Україна не укладала жодних міжнародних договорів (угод) щодо прав та гарантій працівникам, що поєднують роботу з навчанням. ВНЗ повинен діяти згідно з виданою ліцензією на провадження освітньої діяльності (п. 7 ч. 1 ст. 1 Закону № 1556). Такий ВНЗ надає довідку-виклик навчального закладу. Єдину форму довідки-виклику (форма № Н-5.01) затверджено наказом МОН «Про затвердження форм документів з підготовки фахівців у закладах вищої освіти» від 13.02.2019 № 179.

Отже, право на навчальну відпустку дає довідка-виклик встановленої форми ВНЗ, який має ліцензію відповідно до законодавства України. Іноземні навчальні заклади видати вказані документи не можуть. Тому працівники, які навчаються у закордонних ВНЗ, права на навчальну відпустку не мають.

Сумісники мають право на додаткову відпустку у зв’язку з навчанням, проте — неоплачувану. Оформити відсутність сумісника потрібно за пунктом 14 статті 25 Закону про відпустки: «На прохання працівника обов’язково надають відпустку без збереження зарплати на термін до закінчення відпустки за основним місцем роботи». На підставі заяви сумісника і довідки з основного місця роботи або засвідченої копії наказу про навчальну відпустку роботодавець видає наказ про відпустку без збереження зарплати суміснику.

Працівники, які успішно навчаються у ВНЗ із вечірньою та заочною формами навчання, мають право на додаткові оплачувані відпустки (ч. 1 ст. 15 Закону про відпустки). У статті 217 КЗпП зазначено, що на час додаткових відпусток у зв’язку з навчанням (ст. 211, 213, 216 КЗпП) за працівниками зберігають середню зарплату за основним місцем роботи. Адже роботодавець повинен створювати необхідні умови для поєднання роботи з навчанням працівникам, які навчаються в навчальних закладах без відриву від виробництва (ст. 202 КЗпП).

Тривалість навчальної відпустки залежить від:

• рівня акредитації навчального закладу;
• курсу (перший, другий і наступні);
• форми навчання (заочна, вечірня);
• підстави (на період настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів; на період складання державних іспитів; на період підготовки та захисту дипломного проекту, роботи).

Найперше — це рівень акредитації ВНЗ (І-ІV). Однак акредитацію вишів скасовано ще 2014 року Законом України «Про вищу освіту» від 01.07.2014 № 1556-VII (далі — Закон № 1556). Відтоді акредитують тільки освітні програми, але Закон про відпустки не зазнав змін.

Тому визначають тривалість навчальної відпустки, враховуючи підпункт 12 пункту 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону № 1556:

«...До приведення нормативно-правових актів з питань оплати праці, пенсійного та стипендіального забезпечення у відповідність із вимогами цього Закону умови оплати праці, пенсійного забезпечення педагогічних, науково-педагогічних і наукових працівників, стипендіального забезпечення осіб, які навчаються, зберігаються:

для університетів, академій, інститутів — на рівні вищих навчальних закладів III-IV рівнів акредитації;

для коледжів (включаючи коледжі як структурні підрозділи університетів, академій, інститутів) — на рівні вищих навчальних закладів I-II рівнів акредитації».

Тривалість навчальної відпустки залежить також від мети навчальної відпустки (ст. 216 КЗпП і ст. 15 Закону про відпустки). Детальніше – у таблиці 1.

Таб. 1.

Навчальна відпустка студентам вишу,

навчальних закладів післядипломної освіти й аспірантури

Для працівників, які успішно навчаються на вечірній і заочній формах навчання у виші усіх рівнів акредитації, у яких навчальний план має свої особливості (це стосується студентів творчих професій (музиканти, актори тощо), додатково до навчальних відпусток зі ст. 15 Закону про відпустки надають також відпустки, тривалість яких визначена в Порядку, затвердженому постановою КМУ від 28.06.1997 р. № 634.

Таб. 2.

Тривалість навчальної відпустки, що надається згідно з Порядком № 634

Ще один вид навчальних відпусток — відпустка у зв’язку з профспілковим навчанням. Її тривалість не може перевищувати 6 календарних днів (див. ст. 151 Закону про відпустки).

Потрібно враховувати, що працівникам, які без відриву від виробництва навчаються на підготовчих відділеннях при вишах, а також працівникам, допущеним до вступних іспитів до вишів, навчальна відпустка не надається. Щоправда, якщо працівник допущений для складання вступних іспитів до вишів, то він може взяти відпустку «за свій рахунок» тривалістю 15 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місця знаходження навчального закладу і назад. Крім того, отримати відпустку без збереження заробітної плати тривалістю, необхідною для проїзду до місцезнаходження вишу або наукової установи і назад, мають право також працівники, які (п. 13 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки):

— допущені до складання вступних іспитів до аспірантури з відривом або без відриву від виробництва;

— навчаються без відриву від виробництва в аспірантурі й успішно виконують індивідуальний план підготовки.

Окрім наведеного вище, для отримання навчальної відпустки працівник має дотримуватися кількох умов.

Таб. 3 Умови надання додаткових навчальних відпусток

Платність навчання, джерело його фінансування, а також відповідність освіти профілю діяльності роботодавця для цілей надання навчальної відпустки жодного значення не мають.

Для оформлення навчальної відпустки працівник має подати роботодавцю заяву та довідку-виклик навчального закладу, в якій зазначають:

• форму навчання;
• курс;
• айменування інституту, факультету, відділення;
• строк дати початку і закінчення навчальних заходів;
• підставу (для складання сесії, підготовки та захисту дипломного проекту (роботи) тощо).

Наказом МОН «Про затвердження форм документів з підготовки фахівців у закладах вищої освіти» від 13.02.2019 № 179 затверджено єдину форму довідки-виклику (форма № Н-5.01).

Заява може бути такою: «Прошу надати додаткову оплачувану відпустку у зв’язку з навчанням у Національному технічному університеті «Харківський політехнічний інститут» тривалістю 20 календарних днів з 22.10.2018 р. для здачі заліково-екзаменаційної сесії. До заяви додаю довідку-виклик на сесію № 5648 від 25.09.2018 р.».

На підставі заяви і довідки-виклику роботодавець видає наказ про надання додаткової оплачуваної відпустки у зв’язку з навчанням.

Підтвердженням того, що працівник-студент успішно навчається, є довідка-виклик навчального закладу. Таке роз’яснення Мінсоцполітики (лист від 02.01.2013 № 2/13/116-13).

Якщо працівник надав на підприємство нижню відрізну частину довідки-виклику, її можна долучити до справи «Документи до наказів з кадрових питань (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні записки, довідки, копії довідок та ін.), що не увійшли до складу особових справ», і зберігати разом із заявою про надання відпустки і верхньою частиною довідки-виклику.

Якщо документи надані запізно, працівник має написати заяву, датувати її днем надання довідки-виклику, в заяві зазначити, що заробітну плату за період навчальної відпустки просить виплатити із наступною зарплатою.

Якщо на підприємстві випадки виплати «відпускних» разом із зарплатою — непоодинокі, при перевірці інспектор праці може вказати на порушення законодавства про працю.

Якщо ВНЗ визначив у довідці-виклику більший строк, аніж необхідно працівнику-студенту для підготовки та захисту дипломної роботи, роботодавець не має права вимагати від працівника вийти на роботу до закінчення навчальної відпустки. Якщо ж працівник має бажання стати до роботи раніше, він може написати заяву з проханням стати до роботи і дати згоду на перерахунок зарплати. На підставі заяви роботодавець видається наказ про вихід працівника на роботу до закінчення навчальної відпустки та про перерахунок зарплати.

Працівники, які навчаються без відриву від виробництва в аспірантурі та успішно виконують індивідуальний план підготовки, мають право на навчальну відпустку на 30 календарних днів та за бажанням протягом чотирьох років навчання — один вільний від роботи день на тиждень з оплатою в розмірі 50% середньої зарплати (ч. 4 ст. 15 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР). Навчальну відпустку надають на підставі заяви працівника та довідки ВНЗ про успішне виконання аспірантом індивідуального плану роботи.

Навчальні відпустки надають упродовж навчального року, який, як правило, розпочинається 1 вересня. Запропонуйте працівнику, аби в довідці було зазначено період навчального року в аспірантурі, тому що він може відрізнятися від навчального року для студентів ВНЗ.

Табелювання навчальної відпустки залежить від того, чи підлягає вона оплаті. Так, оплачувану додаткову відпустку у зв’язку з навчанням позначають буквеним кодом «Н» (цифровий код — 12), а відпустку без збереження заробітної плати у зв’язку з навчанням (наприклад, працівнику-суміснику) — «НБ» (цифровий код — 13).

Оскільки навчальні відпустки надають у календарних днях, то у табелі обліку використання робочого часу позначають як дні навчальної відпустки усі календарні дні, що припадають на її період, у т. ч. вихідні, святкові й неробочі дні (ст. 5 Закону про відпустки).

Якщо навчальна відпустка оплачувана — важливо дотримати строки її оплати. Заробітна плата працівникам за час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку (ч. 1 ст. 21 Закону України Про відпустки). Це правило стосується і навчальної відпустки.

Святкові та неробочі дні, що припадають на період навчальної відпустки враховують й оплачують. Відповідно до статей 5 та 18-1 Закону України про відпустки святкові і неробочі дні не враховуються до тривалості:

• щорічних відпусток (ст. 6, 7, 8 Закону про відпустки);
• додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — інваліда з дитинства підгрупи А І групи (ст. 19 Закону про відпустки);
• одноразової оплачуваної відпустки у зв’язку з усиновленням дитини (ст. 18-1 Закону про відпустки).

При обчисленні тривалості інших видів відпусток (зокрема, додаткової оплачуваної відпустки у зв’язку з навчанням) святкові і неробочі дні враховують як звичайні календарні дні й оплачують за правилами, визначеними пунктом 7 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 № 100.

Якщо працівника звільнено до закінчення робочого року, за який він уже одержав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості власник або уповноважений ним орган провадить відрахування із заробітної плати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року (ст. 22 Закону про відпустки). Додаткова оплачувана відпустку у зв’язку з навчанням, на відміну від щорічної, надається протягом навчального, а не робочого року, незалежно від відпрацьованого в році часу. Тому норми статті 22 Закону про відпустки в цьому випадку не застосовують (лист Мінсоцполітики від 28.12.2016 № 1820/0/101-16/284).

Роботодавець не може відрахувати кошти із зарплати працівника, якщо помилково оформив і оплатив додаткову оплачувану відпустку у зв’язку з навчанням студенту денної форми навчання. Адже законодавство надає роботодавцю право відрахувати кошти із зарплати працівника для повернення сум, зайво виплачених через лічильні помилки (п. 1 ч. 2 ст. 127 КЗпП). До лічильних помилок не належить виплата зарплати за час навчальної відпустки, не передбаченої законодавством. (згідно п. 1 ч. 1 ст. 1215 Цивільного кодексу України не підлягає поверненню безпідставно набута заробітна плата, якщо роботодавець виплатив її добровільно, за відсутності рахункової помилки і недобросовісності з боку набувача).

Відкликати працівника з навчальної відпустки не можна. За згодою працівника можливе відкликання тільки зі щорічної відпустки лише для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства (ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки).

Перенести навчальну відпустку на інший період також не можна, оскільки вона є цільовою - на період настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів тощо, для виконання навчальних заходів, які стали підставою для надання навчальної відпустки. Інколи графік навчального процесу зазнає змін. Наприклад, змінено дати складання заліків та іспитів. У такому випадку йдеться про надання навчальної відпустки в інший період, а не про її перенесення. Якщо про зміни в навчальному процесі стало відомо до початку навчальної відпустки, на підставі заяви працівника і нової довідки-виклику на сесію роботодавець скасовує наказ про надання навчальної відпустки і надає її з дати, визначеної ВНЗ.

Якщо працівник відбув до ВНЗ для участі в сесії, однак наступного дня повернувся з новою довідкою-викликом з іншим терміном проведення настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів, то на підставі заяви працівника та довідки-виклику на сесію видають наказ, яким роботодавець:

• визнає попередній наказ про надання навчальної відпустки таким, що втратив чинність із дати, коли працівник надав іншу довідку-виклик;
• надасть навчальну відпустку на новий період;
• доручить бухгалтерії перерахувати зарплату працівнику.

Якщо право на додаткову оплачувану відпустку у зв’язку з навчанням виникає у застрахованої особи в період відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, вона може обрати більш високооплачувану відпустку у зв’язку з навчанням. Для цього їй необхідно перервати відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, а саме: подати заяву на ім’я власника або уповноваженого ним органу, який видає наказ про припинення такої відпустки. На період підготовки та захисту дипломної роботи відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку може бути надана іншому працюючому родичу, який фактично доглядатиме за дитиною. Застрахованій особі, яка фактично доглядатиме за дитиною, потрібно за місцем своєї роботи подати заяву i довідку з місця роботи матері дитини про те, що вона припинила відпустку по догляду за дитиною i допомогу по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку не одержує (із зазначенням дати) (частина четверта ст. 20 Закону № 504/96-ВР).

Після закінчення додаткової відпустки у зв’язку з навчанням мати дитини знову може оформити відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.

Середню зарплату для оплати додаткової відпустки у зв’язку з навчанням розраховують відповідно до Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100. Грошову компенсацію за невикористані дні навчальної відпустки при звільненні не виплачують.

За фаховими публікаціями в ЗМІ https://i.factor.ua/ukr/journals/buh911/2018

та консультаціями в системі Expertus: кадри

Інформація актуальна станом на 11.2019