Графік відпусток 2023
Розпочався 2023 рік, рік очікувань перемоги, і в той же час рік робочий і важкий. Не зважаючи на складності воєнного часу лікувальні заклади працюють, дотримуючись вимог трудового законодавства.
Один з важливих внутрішніх документів закладу охорони здоров’я, який чутливий для працівників – це графік відпусток.
Законодавці планують зробити графік відпусток необов’язковим документом, але поки що це тільки в проєкті. У той же час, згідно наказу МОЗ від 18.12.2000 № 204-о (погодженого нашою Профспілкою) «Про затвердження Галузевих правил внутрішнього трудового розпорядку», графік надання щорічних відпусток затверджується за погодженням із профспілковим органом закладу, установи, організації, підприємства, на кожний календарний рік не пізніше 5 січня поточного року і доводиться до відома всіх працівників.
Вважаємо за потрібне нагадати - якщо немає графіка чи хоча б одного підпису про ознайомлення з ним, можуть оштрафувати керівника відділу кадрів.
Нормативний граничний термін, щоб затвердити графік, початок року — 5 січня – це вимога наших Галузевих правил і чинних до сьогодні Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Державного комітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.1984 № 213.
Законодавство не містить типової форми графіка відпусток. Можемо рекомендувати скористатися формою, яку експерти з кадрових питань розробили відповідно до Закону про відпустки та ДСТУ 4163:2020 та погодили з Держпраці (див. додаток). Також можна використати уніфіковану форму графіка відпусток зі Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленого Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву (протокол від 22.11.2015 № 7).
Рекомендовану форму можна адаптувати під потреби КНП, при цьому потрібно обов’язково включати наступні графи:
1) найменування структурного підрозділу;
2) назва посади;
3) прізвище, ім’я, по батькові;
4) вид відпустки;
5) робочий (календарний) рік, за який надаватимете відпустку;
6) кількість календарних днів відпустки;
7) період відпустки — конкретні дати початку і закінчення або місяці, в які почнеться і закінчиться відпустка;
8) підпис працівника про ознайомлення;
9) інформація про перенесення відпустки — підстава та нова дата;
10) примітки.
У графіку відпусток доцільно систематизувати прізвища працівників, насамперед, за підрозділами, а потім за прізвищами в алфавітному порядку (або за посадами - від керівника до робітника, або за періодом відпусток).
До графіка включають щорічні відпустки:
• основну, зокрема невикористану за минулі роки,
• додаткову за роботу із шкідливими та важкими умовами праці,
• додаткову за особливий характер праці,
• інші додаткові, передбачені законодавством (за безперервний стаж, тощо).
Нагадаємо, що законодавство зобов’язує роботодавця складати графік для щорічних і «чорнобильських» відпусток (ст. 10 Закону про відпустки, п. 6 Порядку використання коштів державного бюджету для виконання програм, пов’язаних із соціальним захистом громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, затвердженого постановою КМУ від 20.09.2005 № 936). Причому графік «чорнобильських» відпусток на наступний рік слід скласти і подати до органу соцзахисту не пізніше, аніж 31 жовтня поточного року.
Експерти радять включити до графіка також відпустки учасникам бойових дій та особам з інвалідністю внаслідок війни, хоча Закон про відпустки не регламентує, як їх надавати. Такої думки дотримується Мінсоцполітики (лист від 06.02.2018 № 204/0/101-18/284).
Варто включати до графіка відпустки працівникам, які мають дітей, особливо, якщо право на відпустку має одна особа, наприклад, одинока мати, або батьки працюють в одному КНП і завчасно вкажуть, хто з них скористається відпусткою.
Щодо включення до графіка невикористаних щорічні відпустки за минулі роки. Це варто зробити, оскільки роботодавець, який має заборгованість по щорічних відпустках, порушує законодавство про працю (заборонено не надавати щорічні відпустки повної тривалості протягом двох років поспіль, а особам віком до 18-ти років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці, — протягом робочого року (ч. 5 ст. 11 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96). Хоча під час воєнного стану ці норми не застосовують у всіх випадках згідно із Законом № 2136 від 15.03.2022).
До графіка включають всіх працівників КНП, незалежно від дати працевлаштування і статусу. Наприклад, до графіка рекомендують включати директора КНП, оскільки він також є найманим працівником, а на час відпустки директора потрібно покладати обов’язки на іншу посадову особу, що має право підписувати документи.
До графіка відпусток включають усіх сумісників, оскільки право на відпустки мають усі громадяни, які перебувають у трудових відносинах (ч. 1 ст. 2 Закону про відпустки). Також нагадаємо, що з 25.11.2022 втратила чинність постанова КМУ «Про роботу за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій» від 03.04.1993 № 245, що зобов’язувала сумісників держпідприємств використовувати щорічну відпустку одночасно з відпусткою за основним місцем роботи.
До графіка відпусток можливо включати працівників, котрі знаходяться у відпустках для догляду за дитиною, якщо ці відпустки яких закінчуються у 2023 році.
Працівників, які проходять військову службу, не включають до графіка відпусток (працівник може продовжити контракт на військову службу або звільнитися з військової служби достроково, наприклад, за станом здоров’я). Коли цей працівник повернеться зі служби, можна зробити доповнення до графіка або надати щорічну відпустку поза графіком.
Також навряд чи доцільно включати працівників, які прийняті за строковим трудовим договором на короткий термін 1—6 місяців.
Процедура підготовки зазвичай описана в КНП у Правилах внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР), але якщо ПВТР не містить цього, рекомендують видавати наказ керівника КНП.
Зазвичай проекти складають по підрозділам КНП, і відповідають за керівники структурних підрозділів. Але перед цим бажано, щоб відділ кадрів зазначив для кожного працівника: скільки днів щорічної основної відпустки належить працівникові; чи є право на додаткові щорічні відпустки, інші відпустки, які надають щороку, (наприклад, додаткова відпустка на дітей, чорнобильцям, учасникам бойових дій тощо), їх тривалість; скільки днів невикористаної в минулі роки відпустки залишилось; чи є у працівника право на відпустку у зручний час; коли виникає право на щорічну відпустку повної тривалості у працівників, яких прийняли у другому півріччі поточного року.
Керівник кожного підрозділу надає відділу кадрів проєкт графіка, при цьому бажано щоб працівники, особливо ті, що мають право на відпустку у зручний час, зазначать на проєкті графіка відпусток, що згодні з періодом відпустки.
Після чого відділ кадрів складає проєкт зведеного графіка відпусток КНП.
Інколи хтось із працівників за різних причин не бажає визначати період відпустки для графіка, рекомендують складати акт про відмову працівника визначити період щорічної відпустки. А період відпустки з огляду на інтереси виробництва визначають на розсуд безпосереднього керівника. Бажано письмово поінформувати профком для розуміння того, що такий період відпустки має свою специфіку. Причому якщо для зведеного графіка такий працівник не захоче ставити підпис про ознайомлення, знову складають акт.
Саме зведений графік — це документ, який вимагає від роботодавця стаття 10 Закону про відпустки.
Нагадаємо, що у графіку відпусток можна вказувати місяць відпустки або конкретні календарні дати. Якщо у графіку зазначити лише місяць, то для дати початку відпустки потрібна заява працівника. Але якщо у графіку зазначені конкретні дати початку та закінчення відпустки, то заява працівника не обов’язкова, а у підставі до наказу вказують графік відпусток. Цей спосіб також дозволить простіше письмово повідомляти працівника про дату початку відпустки за два тижні до встановленого графіком терміну, оскільки функцію «повідомлення про початок відпустки» виконає наказ про відпустку.
Останнім часом деякі КНП у графіку відпусток планують відпустки всім працівникам двома частинами. Це можливо, якщо характер виробництва дає змогу або змушує це зробити, а працівники згодні поділити відпустку (щорічну відпустку на прохання працівника можна поділити на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме мінімум 14 календарних днів (ч. 1 ст. 12, ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки). Але якщо роботодавець примушує працівників поділити щорічну відпустку, інспектор праці визнає це порушенням.
Графік відпусток погоджують із профкомом. Це вимога статті 10 Закону про відпустки. Інспектори праці перевіряють, чи дотримав роботодавець цієї норми (п. 4.17 Переліку питань щодо проведення заходу державного нагляду (контролю) щодо додержання суб’єктом господарювання (об'єктом відвідування) вимог законодавства про працю, Додаток 4 до Акта перевірки, затвердженого наказом Мінекономіки від 27.10.2020 № 2161).
Керівник КНП затверджує графік відпусток особисто або розпорядчим документом. Оскільки він може прийняти рішення, що необхідно надати додаткові вказівки, наприклад про ознайомлення з графіком відпусток, чи роздати керівникам структурних підрозділів витяги із графіка відпусток, - у такому випадку графік відпусток затверджують наказом.
Закон про відпустки зобов’язує роботодавця довести графік до всіх працівників, а спосіб вирішують з огляду на чисельність працівників – тобто можна затвердити графік без наказу, але з підписами працівників у графіку.
Зміни до графіка відпусток також затверджує роботодавець і погоджує з профкомом. Це трапляється, якщо після початку року прийняли на роботу нових працівників. Мінсоцполітики вважає, що при цьому діють аналогічно, як при затвердженні графіку (лист від 25.08.2015 № 475/13/116-15). Якщо графік відпусток директор затвердив наказом, то і зміни до документа вносять наказом, а коли графік відпусток затверджений грифом «Затверджую», наказ про зміни до графіка не потрібен.
Графік відпусток зберігають один рік.
Щодо відповідальності. Під час воєнного стану Держпраці проводить позапланові перевірки і інспектор праці може перевірити, чи дотримав роботодавець статті 10 Закону про відпустки (чи є графік відпусток; чи погодили його з профкомом чи іншим представницьким органом працівників; чи всіх працівників ознайомили з графіком під підпис (п. 4.17 Переліку питань щодо проведення заходу державного нагляду (контролю) щодо додержання суб’єктом господарювання (об'єктом відвідування) вимог законодавства про працю, затвердженого наказом Мінекономіки від 27.10.2020 № 2161).
За порушення можуть накладатися фінансові санкції — штраф на роботодавця в розмірі однієї мінімальної зарплати (якщо усунути порушення в строк, визначений у приписі інспектора, штрафу можна уникнути) а також адміністративний штраф на винну посадову особу — 510—1700 грн (ст. 41 КпАП).
Додаток: - варіант форми графіка відпусток
(інформація актуальна станом на січень 2023 року)
Інформаційно-аналітичний відділ ХООППОЗУ© 2023
