Посадові та робочі інструкції

Посадові та робочі інструкції

Посадова (робоча) інструкція — це організаційно-правовий документ, в якому визначено основні завдання, обов’язки, права та відповідальність працівника при виконанні ним роботи на певній посаді.

Посадові (робочі) інструкції — обов’язкові документи, що мають бути в кожному закладі охорони здоров’я для працівників усіх посад, які є в штатному розписі.

КЗпП зобов’язує роботодавця проінструктувати працівника і визначити йому робоче місце перед початком роботи за укладеним трудовим договором і саме в інструкціях описані його права і обов’язки. Тому роботодавця притягнуть до відповідальності за відсутність інструкцій, адже це очевидне порушення законодавства про працю. Також відсутність інструкції не дозволяє довести невиконання обов’язків, покладених на працівника трудовим договором .

Виняток можуть становити посадові інструкції для окремих керівників, правове становище яких визначено у статуті (положенні) підприємства або положенні про підрозділ, де зазначено основні завдання, обов’язки, права, відповідальність за виконання покладених функцій (абз. 8 п. 6 Загальних положень розд. 1 Вип. 1 ДКХП). Робочі інструкції, в яких зазначено конкретні завдання та обов’язки робітників, має погодити профспілковий комітет або інший уповноважений робочий орган трудового колективу (абз. 6 п. 6 Загальних положень розд. 2 Вип. 1 ДКХПР).

Штраф для роботодавця за відсутність посадових інструкцій — одна мінімальна зарплата ( ст. 265 КЗпП).

Конкретний перелік посадових обов’язків визначають посадові інструкції керівників, професіоналів, фахівців, технічних службовців; робочих обов’язків — робочі інструкції. Роботодавці розробляють і затверджують інструкції на основі Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХП), з урахуванням завдань, обов’язків, функцій, прав, відповідальності працівників цих груп (робітників) та особливостей штатного розпису).

ДКХП — нормативний документ з питань управління персоналом, обов’язковий для застосування на підприємствах усіх форм власності та видів економічної діяльності.

Увага: посадові (робочі) інструкції містять розділи «Повинен знати» та «Кваліфікаційні вимоги», які не включають до письмового трудового договору. Ці розділи роботодавець використовує при підборі персоналу на посаду.

Ситуація: чи можна не розробляти посадові інструкції для директора, його заступників та начальників структурних підрозділів

Так, якщо права, обов’язки та відповідальність цих посадових осіб визначені статутними документами або положеннями про підрозділи.

Права та обов’язки працівників роботодавець має регламентувати локальними нормативними актами підприємства, зокрема, посадовими (робочими) інструкціями. Виняток передбачено абзацом 8 пункту 6 Загальних положень розділу 1 Випуск 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336: правове положення окремих керівників підприємства або структурних підрозділів може бути визначено не в посадовій інструкції, а в статуті (положенні) підприємства або в положенні про структурний підрозділ, де зазначають основні завдання, обов’язки, права і відповідальність за виконання покладених трудовим договором функцій.

Ситуація: скільки має бути посадових інструкцій, якщо посаду обіймають кілька працівників

Одна.

Якщо штатним розписом передбачено кілька штатних одиниць за посадою, то розробляють одну посадову інструкцію на посаду.

Усіх працівників, що приймаєте на роботу, ознайомлюйте з однією посадовою інструкцією, але кожному працівнику надавайте копію інструкції.

Ситуація: хто розробляє посадові (робочі) інструкції

Як правило, проект посадової (робочої) інструкції розробляє безпосередній керівник працівника, діяльність якого регламентує цей документ, і подає його на погодження до юридичної служби (юрисконсульта) і/або кадрової служби підприємства.

Погоджений документ підписує керівник структурного підрозділу, до якого належить працівник, що обіймає зазначену в інструкції посаду, та затверджує керівник підприємства (Рекомендації щодо складення і оформлення посадової інструкції Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленого протоколом Методичної комісії Держкомархівів від 20.06.2006 № 3). Кадрова служба за таких умов надає методичну та консультаційну підтримку безпосередньому керівнику.

Частою є ситуація, коли розробленням проекту посадової (робочої) інструкції опікується кадрова служба, яка залучає до роботи керівників структурних підрозділів.

Ситуація: як вплинути на керівника підрозділу, який відмовляється готувати функціональні обов’язки для посадової інструкції підлеглого

Якщо керівник структурного підрозділу відмовляється готувати проект посадової інструкції підлеглих працівників або надати працівнику кадрової служби перелік їх посадових обов’язків, мотивуючи це, наприклад, тим, що працівник і так гарно виконує обов’язки під його керівництвом, а на папери немає часу, перегляньте зміст його посадової інструкції або положення про структурний підрозділ.

Якщо ці обов’язки вказані в посадовій інструкції (положенні про відділ) посадової особи (наприклад, зазначено, що керівник підрозділу розподіляє обов’язки між працівниками тощо), має місце порушення трудової дисципліни (неналежне виконання посадових обов’язків). Засоби впливу — притягнення до дисциплінарної відповідальності (ст. 147 КЗпП).

Якщо такі обов’язки відсутні, внесіть зміни до посадової інструкції керівника структурного підрозділу (положення про структурний підрозділ) із дотриманням процедури зміни істотних умов праці.

Відмова приймати участь у складанні посадових інструкцій після внесення змін — підстава для притягнення керівника до дисциплінарної відповідальності.


Вид інструкції

Для керівників, професіоналів, фахівців і технічних службовців розробляйте посадові інструкції (абз. 2 п. 6 Загальних положень розд. 1 Вип. 1 ДКХП), для інших категорій працівників — робочі.

Визначити, до якої категорії належить посада (робота), допоможе перша цифра коду професії за Класифікатором професій ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженим наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327 (далі — Класифікатор професій, КП). Для професій, коди яких починаються з 1-4 — посадові інструкції, а з 5-9 — робочі інструкції.

Перша цифра
коду КП
Категорія посади Приклади
Посадові інструкції
1
керівники (менеджери, управителі) менеджер з персоналу
(код КП 1477.1);

директор фінансовий (код КП 1231);

директор комерційний (код КП 1233)
2
професіонали логіст (код КП 2419.2);

бухгалтер (код КП 2411.2)
3
фахівці сестра медична (код КП 3231);

інспектор з кадрів (код КП 3423);

організатор з персоналу (код КП 3423)
4 технічні службовці секретар керівника (код КП 4115);

адміністратор залу (код КП 4222);

офіс-адміністратор (код КП 4222)
Робочі інструкції
5 працівники сфери торгівлі та послуг сомельє (код КП 5123);

майстер готельного обслуговування
(код КП 5129);

охоронник (код КП 5169)
6 кваліфіковані робітники сільського
та лісового господарств, риборозведення
та рибальства
робітник фермерського господарства
(код КП 6131); тренер коней (код КП 6129); садовод (код КП 6112)
7 кваліфіковані робітники з інструментом робітник з комплексного обслуговування й ремонту будинків
(код КП 7129);

слюсар з контрольно-вимірювальних приладів та автоматики (код КП 7241)
8 робітники з обслуговування, експлуатації
та контролювання за роботою
технологічного устаткування,
складання устаткування та машин
водій автотранспортних засобів
(код КП 8322);

моторист електродвигунів
(код КП 8163);

оператор заправних станцій
(код КП 8155)
9 найпростіші професії сторож (код КП 9152);

кур’єр (код КП 9151);

вантажник (код КП 9333);


Форма інструкції

Типової форми інструкції немає, натомість є уніфікована. Її визначено Збірником уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленим протоколом Методичної комісії Держкомархівів від 20.06.2006 № 3 (далі — Збірник уніфікованих форм ОРД).

Інструкції оформлюють на загальних бланках підприємства.

Обов’язкові реквізити:

  • назва підприємства;
  • назва структурного підрозділу;
  • назва виду документа — ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ, РОБОЧА ІНСТРУКЦІЯ;
  • дата і номер;
  • місце складання або видання (місцезнаходження підприємства);
  • заголовок до тексту.

Увага: у заголовку зазначають назву посади (спеціальності), на яку поширюється дія інструкції, в родовому відмінку: Посадова інструкція інспектора з контролю.

У заголовку інструкції зазначте повну назву структурного підрозділу та код професії за КП.

  • гриф затвердження;
  • текст;
  • підпис;
  • візи;
  • відмітка про ознайомлення.
Ситуація: чи вказувати у посадовій (робочій) інструкції прізвище, ім’я, по батькові працівника

Ані в посадових, ані в робочих інструкціях ніколи не зазначайте прізвище, ім’я, по-батькові працівника. Тож у разі звільнення з посади одного працівника та призначення на неї іншого не буде потреби розробляти і затверджувати нову посадову (робочу) інструкцію.

Форма посадової (робочої) інструкції, визначена Збірником уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленим протоколом Методичної комісії Держкомархівів від 20.06.2006 № 3, не передбачає вказувати особисті дані працівника, однак не забувайте ознайомлювати з нею працівника.


Зміст інструкції

Правила діловодства передбачають єдиний підхід до побудови тексту як посадових, так і робочих інструкцій.

Складаючи посадові інструкції, використовуйте:

  • Класифікатор професій;
  • кваліфікаційні характеристики професій, вміщені до ДКХП;
  • рекомендації до складання посадової інструкції;
  • організаційні документи підприємства;
  • колективний договір (статут);
  • правила внутрішнього трудового розпорядку.

Текст посадової інструкції складається з таких розділів:

  1. Загальні положення.
  2. Завдання та обов’язки.
  3. Права.
  4. Відповідальність.
  5. Повинен знати.
  6. Кваліфікаційні вимоги.
  7. Взаємовідносини (зв’язки) за професією, посадою.

Розділи нумерують арабськими цифрами та розміщують у сталій послідовності.

Структуру і зміст робочих інструкцій визначено Загальними положеннями розділу 2 «Професії робітників» Випуску 1 ДКХПР. За основу робочої інструкції візьміть кваліфікаційну характеристику відповідної професії, вміщеної до одного із випусків ДКХПР.


Розділи робочої інструкції:

1. Загальні положення

— наведіть основні дані про професію, найменування виробничого підрозділу, де працює робітник, нормативні документи, якими він керується у роботі, підпорядкованість, порядок прийняття на роботу та звільнення.

2. Завдання та обов’язки

— розкрийте зміст робіт, які має виконувати робітник;

— охарактеризуйте робоче місце.

3. Права

— вкажіть делеговані робітнику повноваження, за допомогою яких він має забезпечувати виконання покладених на нього завдань та обов’язків під час роботи.

4. Відповідальність

— зазначте показники особистої відповідальності працівника за результати діяльності та виконання робіт, а також за невжиття належних заходів у межах обов’язків.

5. Повинен знати

— зафіксуйте вимоги до спеціальних знань, умінь і навичок робітника, викликані реальними умовами виробництва (сфери послуг), особливостями устаткування, матеріалів, інструментів, які працівник використовує для виконання робіт.

6. Кваліфікаційні вимоги

— пропишіть норми, які стосуються професійної освіти та досвіду, необхідних для повного та якісного виконання робіт за професією.

7. Приклади робіт (за необхідності)

— наведіть назви робіт і пов’язаних із ними машин та устаткування.

8. Взаємовідносини (зв’язки) за професією (за необхідності)

— визначте основні взаємозв’язки працівника з іншими працівниками, які необхідні для виконання обов’язків.

Ситуація: чи може структура посадової інструкції відрізнятися від уніфікованої форми

Так, підприємство може доповнити посадові (робочі) інструкції розділами, які враховують внутрішню специфіку підприємства. Наприклад, якщо роботодавець застосовує мотиваційні системи оплати праці, можна додати розділ «Ключові показники ефективності діяльності (KPI)». Однак за основу посадової (робочої) інструкції необхідно брати саме уніфіковану форму.

Порада: типової форми інструкції не існує.

Уніфікована форма визначена Збірником уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів схваленим протоколом Методичної комісії Держкомархіву від 20.06.2006 № 3 (далі — Збірник форм ОРД). А розділи посадової інструкції визначені Збірником форм ОРД та абзацом 9 пункту 6 Загальних положень Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» ДКХП, затвердженого наказом Мінсоцполітики від 29.12.2004 № 336 (далі — Випуск 1 ДКХП).

Під час розроблення посадових інструкцій роботодавець зобов’язаний забезпечити єдиний підхід до побудови, структури та викладу змісту розділів. Інструкція повинна відбивати повний перелік завдань та обов’язків, повноважень і відповідальності, за потреби мати необхідні пояснення, а всі терміни — чіткі визначення (абз. 3 п. 6 Загальних положень Випуску 1 ДКХП).

Приклад: Розділи посадової інструкції побудовані за формою, відмінною від уніфікованої:

  1. Назва посади, підпорядкування, підпорядковані працівники.
  2. Загальна мета діяльності на посаді.
  3. Основні посадові обов’язки.
  4. Взаємовідносини за посадою.
  5. Права.
  6. Відповідальність.
  7. Показники ефективності діяльності (відображено грейдову систему оплати праці, КРІ та оцінювання за результатами виконання КРІ).
  8. Інші умови (зазначено, що призначення, переведення та звільнення відбуваються відповідно до законодавства та внутрішніх процедур).
  9. Кваліфікаційні вимоги (у т. ч. обов’язкові вимоги до спеціальних знань для роботи за посадою).

Відповідальності за складання посадової інструкції в іншому форматі, ніж передбачено Збірником форм ОРД, не встановлено. По-перше, відсутня стаття, в якій визначено штрафну санкцію. По-друге, не має практики, за якою органи контролю зіставлятимуть посадові інструкції підприємства з рекомендованою уніфікованою формою.

Роботодавця можуть притягнути до відповідальності за відсутність посадових інструкцій або відсутність в інструкціях розділів про права та обов’язки, адже саме це є порушенням вимоги статті 29 КЗпП, за якою роботодавець повинен до початку роботи роз’яснити працівникові його права та обов’язки.

Ситуація: як використовувати кваліфікаційну характеристику при складанні посадової (робочої) інструкції

Кваліфікаційна характеристика є основою для посадової (робочої) інструкції.

Завдання та обов’язки, кваліфікаційні вимоги, встановлені для різних професій, визначають відповідно до кваліфікаційних характеристик, що містяться у галузевих випусках Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХП), які згруповано за основними видами економічної діяльності, виробництва та робіт.

ДКХП є нормативним документом, обов’язковим з питань управління персоналом на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності та видів економічної діяльності та призначений для:

  • ведення документації про укладення трудового договору (прийняття на роботу), професійне просування, переведення на іншу роботу, відсторонення від роботи, припинення і розірвання трудового договору;
  • підбору та розміщення персоналу;
  • розроблення робочих (посадових) інструкцій працівників, які закріплюють їх завдання та обов’язки, права, відповідальність (п. 3.1 Методичних рекомендацій щодо формування кваліфікаційних характеристик професій працівників, затверджених наказом Мінсоцполітики та Міносвіти від 16.12.2011 № 547/1438).

Загальними положеннями розділу 1 Випуску 1 ДКХП передбачено, що завдання та обов’язки працівника мають відповідати вимогам кваліфікаційної характеристики відповідної професії.

Обов’язкові розділи посадової (робочої) інструкції легко розробити, маючи кваліфікаційну характеристику для професії. Також врахуйте специфіку підприємства, завдання і функції структурного підрозділу. Порівняймо:

Структура посадової
(робочої) інструкції
Структура кваліфікаційної характеристики
1. Загальні положення 2. Завдання та обов’язки 3. Права

4. Відповідальність

5. Повинен знати

6. Кваліфікаційні вимоги

7. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою (професією)

1. Завдання та обов’язки 2. Повинен знати 3. Кваліфікаційні вимоги

Додаткові розділи кваліфікаційної характеристики,
які додають за необхідності:

4. Спеціалізація

5. Приклади робіт


Порада: дізнайтеся, чи розроблено для професії кваліфікаційну характеристику, безпосередньо із Національного класифікатора України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженого наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327 (КП).

Поряд із професійною назвою роботи в окремій графі КП зазначено номер випуску ДКХП, в якому міститься кваліфікаційна характеристика професії. Наприклад:

На жаль, для деяких професій кваліфікаційні характеристики ще не затверджено. У таких випадках орієнтуйтеся на кваліфікаційні характеристики «споріднених» професій, застосовуйте зарубіжний досвід у сфері професійної класифікації.

Ситуація: чи обов’язково дотримувати кваліфікаційних вимог щодо стажу та освіти, визначених у кваліфікаційній характеристиці, при складанні посадової інструкції

Так, обов’язково. Це норма закону, а до того ж одне з питань, що контролюють інспектори праці під час інспекційних відвідувань та невиїзних інспектувань.

Вимоги до кваліфікаційних та спеціальних знань працівників, їх завдання, обов’язки та спеціалізація визначають за професійними стандартами або кваліфікаційними характеристиками професій працівників (ч. 8 ст. 96 КЗпП, ч. 8 статті 6 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР).

Вимоги до освітнього та освітньо-кваліфікаційного рівня, до післядипломної освіти й мінімальні вимоги до стажу роботи визначено у розділі «Кваліфікаційні вимоги» кваліфікаційної характеристики (п. 3.3 розд. 1 «Загальні положення» Вип. 1 Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Мінпраці від 29.12.2004). При складанні посадової (робочої) інструкції роботодавець не може змінювати вимоги до рівня освіти, проте може за потреби збільшити стаж.

Ситуація: як закріпити в посадових (робочих) інструкціях розподіл завдань та обов’язків між працівниками підрозділу

В основі посадової (робочої) інструкції — кваліфікаційна характеристика відповідної професії, вміщена до Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХП).

Кваліфікаційна характеристика визначає перелік основних робіт, які притаманні професії. Конкретний перелік посадових завдань та обов’язків визначено посадовими (робочими) інструкціями.

За необхідності завдання та обов’язки, що включені до типової кваліфікаційної характеристики певної професії, можна розподілити між окремими виконавцями або коло завдань та обов’язків окремих працівників можна розширити з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфікації (абз. 4 п. 6 Загальних положень розд. 1 Вип. 1 ДКХП; абз. 4 п. 6 Загальних положень розд. 2 Вип. 1 ДКХПР).

Усі посадові (робочі) інструкції, що розробляє підприємство, мають бути взаємопов’язаними, аби не дублювати роботи працівників. Проілюструємо на прикладі.

Приклад:

На підприємстві є відділ кадрів. У ньому працюють начальник відділу, старший інспектор з кадрів та інспектор з кадрів.

Кваліфікаційною характеристикою інспектора з кадрів, вміщеною у Випуску 1 ДКХП, передбачено перелік завдань і обов’язків. Згідно з принципами професійної класифікації посадову інструкцію старшого інспектора з кадрів слід складати на основі кваліфікаційної характеристики інспектора з кадрів. Тож, проаналізувавши характеристику, врахувавши специфіку кадрової роботи, начальник відділу кадрів розподілив обов’язки між працівниками.

Старший інспектор з кадрів:

  • обліковує особовий склад підприємства, його підрозділи згідно з уніфікованими формами первинної облікової документації, у т. ч. визначає облікову і середньооблікову чисельність персоналу за звітні періоди;
  • забезпечує відповідність кадрової документації законодавству у сфері праці та вимогам системи управління якістю підприємства;
  • оформлює прийняття на роботу, переведення, переміщення і звільнення працівників відповідно до законодавства про працю, положень, інструкцій, а також наказів (розпоряджень) керівника підприємства;
  • роз’яснює претенденту на посаду підстави для обробки персональних даних відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI (далі — Закон про захист персональних даних);
  • повідомляє про те, що володільцем персональних даних, які збираються, є підприємство, роз’яснює склад та зміст зібраних персональних даних, мету збору персональних даних та осіб, яким передаватимуться персональні дані після укладення трудового договору;
  • повідомляє претенденту на посаду про його права, як суб’єкта персональних даних, визначених Законом про захист персональних даних;
  • отримує від працівника зобов’язання про нерозголошення персональних даних, якщо посадові обов’язки передбачають обробку персональних даних інших осіб;
  • бере участь у розробленні перспективних і поточних планів підприємства з праці та кадрів;
  • готує необхідні матеріали для атестаційної і кваліфікаційної комісій, проекти документів щодо нагородження і заохочення працівників;
  • обліковує підвищення кваліфікації працівниками підприємства, професійної підготовки і перепідготовки працівників;
  • обліковує надання відпусток працівникам, складає графік відпусток, контролює його дотримання;
  • обліковує працівників особливих категорій (особи з інвалідністю, учасники бойових дій, одинокі матері, сумісники, особи, які працюють за строковими трудовими договорами, особи, які мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню тощо);
  • бере участь у складанні звітів, що подають до органів державної статистики, центрів зайнятості, зокрема, готує проекти звітів про попит на робочу силу (вакансії) за формою № 3-ПН, аналізує виконання підприємством квоти для працевлаштування громадян, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню (відповідно до ст. 14 Закону України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 № 5067-VIІ), готує проект звіту про виконання квоти; у разі масового вивільнення працівників — проект звіту про заплановане масове вивільнення за формою № 4-ПН; забезпечує подання звітів до центрів зайнятості у встановлені строки; щороку — звіт за формою № 10-ПІ про зайнятість і працевлаштування інвалідів; у встановлені строки подає звіт до відділення Фонду соціального захисту інвалідів.

Інспектор з кадрів:

  • формує і веде особові справи працівників, забезпечує їх зберігання з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту персональних даних;
  • бере участь у розробленні перспективних і поточних планів підприємства з праці та кадрів;
  • обліковує трудові книжки, забезпечує їх зберігання;
  • вносить до трудових книжок працівників записи про роботу, заохочення і нагородження;
  • бере участь у складанні графіка відпусток, контролює його дотримання;
  • визначає страховий стаж, оформлює і видає працівникам довідки про їхню трудову діяльність;
  • оформлює документи, необхідні для призначення пенсій працівникам;
  • після закінчення встановлених строків поточного зберігання готує документи для передання їх до архівного підрозділу підприємства;
  • контролює стан трудової дисципліни у підрозділах підприємства та дотримання працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку;
  • обліковує порушення трудової дисципліни;
  • бере участь у складані встановленої звітності про роботу з кадрами.

Також на інспектора з кадрів було покладено обов’язки з обліку призовників і військовозобов’язаних на підприємстві (наказом по підприємству зі встановленням відповідної доплати).

Ситуація: чи вказувати у посадовій (робочій) інструкції, що за посадою встановлено ненормований робочий день

Ні, не вказуйте.

Структуру та зміст посадових (робочих) інструкцій визначено Загальними положеннями Випуску 1 Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336 (ДКХП). Цей документ не містить вимоги вказувати у посадовій (робочій) інструкції особливості режиму роботи працівника. Тому внесення такої інформації є неправомірним.

Натомість, режим роботи, тривалість робочого часу та відпочинку визначають у колективному договорі (ст. 13 КЗпП) та у правилах внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) (ст. 142 КЗпП).

Отже, при запровадженні для працівника ненормованого робочого дня внесіть зміни до колективного договору та ПВТР.

Ситуація: чи можна розробляти посадові інструкції російською мовою

Ні, посадові (робочі) інструкції працівників мають бути викладені українською мовою.

Конституція встановлює: державною мовою в Україні є українська мова, а застосування мов в Україні визначає закон (ст. 10).

Підприємства здійснюють діловодство державною мовою. Документи оформлюють державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні (абз. 1 п. 14 гл. 1 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила 1000/5). Жодних винятків, у т. ч. щодо керівників-іноземців, ані Конституція, ані Правила 1000/5 не містять.

Увага: із 2012 року застосування мов регулював Закон України «Про засади державної мовної політики» від 03.07.2012 № 5029-VI (далі — Закон № 5029) — так званий «мовний закон Ківалова-Колесніченка».

Конституційний Суд України (КСУ) визнав Закон № 5029 таким, що не відповідає Конституції України (рішення від 28.02.2018 № 2-р/2018). Закон № 5029 втратив чинність із дня ухвалення рішення Конституційним Судом — 28.02.2018. Рішення КСУ є обов’язковим, остаточним і таким, що не може бути оскаржене.

Правила № 1000/5 встановлюють єдиний та обов’язковий для всіх порядок створення, опрацювання та зберігання документів (п. 1 розд. І). Вони передбачають можливість оформлення документів іноземною мовою, але якщо ці документи призначені для іноземних адресатів: «Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюють українською мовою, мовою держави-адресата або однією з мов міжнародного спілкування» (абз. 2 п. 14 гл. 1 розд. ІІ Правил № 1000/5).

Підприємства, що листуються з постійними іноземними кореспондентами, мають право впровадити бланки з двомовними реквізитами: ліворуч — українською мовою, праворуч — іноземною. Не варто використовувати ці бланки в Україні (п. 3 гл. 2 розд. ІІ Правил № 1000/5).


Візування та підписання інструкції

До затвердження проект інструкції візують зацікавлені посадові чи службові особи. Найчастіше — заступник керівника підприємства, що відповідає за напрям роботи структурного підрозділу, керівники кадрової та юридичної служб, а за відсутності служби — менеджер з персоналу, юрисконсульт; за необхідності — керівник бухгалтерської служби (Рекомендації щодо складення і оформлення посадової інструкції Збірника уніфікованих форм ОРД).

Порядок візування інструкцій на підприємстві регламентуйте в інструкції з діловодства.

Згідно з Національним стандартом України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» ДСТУ 4163–2003, затвердженим наказом Держспоживстандарту від 07.04.2003 № 55 (далі — ДСТУ 4163–2003), візою оформлюють внутрішнє погодження документа.

Віза належить до так званих управлінських реквізитів. Візуючи документ, посадова особа в межах своїх повноважень погоджується або не погоджується з його змістом. І хоча відсутність чи наявність візи не впливає на юридичну силу документа, втім погодження компетентним фахівцем дає змогу особі, уповноваженій затверджувати інструкцію, бути впевненою, що при складанні документа враховано вимоги різних галузей права.


Приклад:

Начальник відділу кадрів

Добренька Г. П. Добренька

Зауваження і пропозиції на 2 арк. додаються.
01.12.2017

Погоджений проект інструкції підписує керівник структурного підрозділу, у складі якого передбачено посаду. Зазначають назву посади керівника підрозділу, його ініціали та прізвище. Керівник підрозділу проставляє особистий підпис (Рекомендації щодо складення і оформлення посадової інструкції Збірника уніфікованих форм ОРД).


Приклад:

Начальник юридичного відділу Мазур П. В. Мазур


Увага: проект посадової інструкції керівника структурного підрозділу підписує, як правило, заступник керівника підприємства, що відповідає за напрям роботи структурного підрозділу.

Ситуація: чи погоджувати посадові (робочі) інструкції з профкомом чи представником трудового колективу

Посадові інструкції — ні. Законодавство не містить такої вимоги. А робочі інструкції — так.

Робочі інструкції та зміни до них обов’язково погоджує профспілковий комітет або інший уповноважений робочий орган трудового колективу (наприклад, Рада трудового колективу) (абз. 6 п. 6 Загальних положень розд. 2 Вип. 1 ДКХПP).


Затвердження інструкції

На більшості підприємств інструкції затверджує перший керівник. Однак із метою оптимізації документообігу, економії робочого часу керівника, він може делегувати відповідні повноваження іншим посадовим особам. Наприклад, заступнику директора з кадрових питань. Делегування повноважень оформлюють наказом з основної діяльності.

Згідно з вимогами ДСТУ 4163–2003гриф затвердження документа посадовою особою складається зі: ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, дати затвердження.

Ситуація: чи складати наказ про затвердження посадової (робочої) інструкції

Це недоцільно. Достатньо затвердження посадовою особою.

Службовий документ можна затвердити:

  • розпорядчим документом;
  • уповноваженою посадовою особою.

Порядок затвердження кожного виду службових документів на підприємстві визначають у локальній інструкції з діловодства.

Не потрібно видавати наказ тільки, щоб затвердити документ. Наказ видають, якщо, окрім затвердження, необхідно ще й розкрити низку питань, зокрема:

  • визначити дату початку дії затвердженого документа (якщо вона не збігається з датою затвердження);
  • встановити строк дії затвердженого документа;
  • окреслити перелік заходів з уведення документа в дію;
  • призначити відповідальних осіб за виконання документа тощо.

Новий документ може зумовлювати внесення змін у вже чинні документи підприємства або стати підставою для скасування низки таких документів. Положення про це також включають до наказу про затвердження документа.

Якщо у зв’язку з прийняттям документа потреби в поясненнях, уточненнях, додаткових вказівках немає, а також не передбачено вносити зміни до чинних документів, новий документ затверджує безпосередньо уповноважена посадова особа.

Ситуація: чи перезатверджувати посадову (робочу) інструкцію у зв’язку зі зміною керівника підприємства чи начальника структурного підрозділу, який її склав

Звільнення посадових осіб, які підписали чи затвердили посадову (робочу) інструкцію, не є підставою для внесення змін до її реквізитів, тому перезатверджувати інструкцію не потрібно.


Облік інструкцій

Реєструйте посадові (робочі) інструкції у день затвердження.

Інструкції можна реєструвати у Журналі реєстрації внутрішніх документів або, зокрема, за великої кількості посад у штатному розписі, ввести окрему реєстраційну форму, наприклад, Журнал реєстрації посадових (робочих) інструкцій.

Обліку шляхом реєстрації підлягають усі документи, що потребують виконання і подальшого використання в довідкових цілях, зокрема й організаційні документи, до яких належать інструкції.

Головне призначення реєстрації — надання документу юридичної сили, тобто підтвердження факту його створення або одержання. Мета реєстрації — облік документів, контроль їх виконання і довідкова робота за документами.

Ситуація: чи є порушенням, якщо на підприємстві не реєструють посадові інструкції

Необліковування посадових (робочих) інструкцій — порушення.

Реєстраційний індекс — обов’язковий реквізит будь-якого документа, складеного на підприємстві (п. 4.4 Національного стандарту України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» ДСТУ 4163-2003, затвердженого наказом Держспоживстандарту від 07.04.2003 № 55).

Службовий документ, отриманий підприємством або створений ним, зокрема для внутрішнього користування, вважається внесеним до документаційного фонду підприємства з моменту його реєстрації (п. 1 розд. 3 гл. 3 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

Отже, документ, створений, але не зареєстрований, — не має юридичної сили і не обов’язковий для виконання.

За формальними ознаками інспектор праці має право вважати, що на підприємстві відсутні посадові (робочі) інструкції, тож є порушення законодавства про працю.

Є й інша небезпека. Працівник погано виконує посадові обов’язки. Роботодавець звільняє його за систематичне невиконання без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором (п. 3 ч. 1 ст. 40 КЗпП). Обізнаний працівник оскаржить звільнення, оскільки незареєстрована посадова (робоча) інструкція не внесена до документаційного фонду підприємства, а тому не обов’язкова для виконання.

Ситуація: чи є порушенням, якщо немає журналу реєстрації посадових інструкцій.

Ні, порушення — нереєстрація посадових інструкції, а не відсутність відповідного журналу.

Журнал реєстрації посадових (робочих) інструкцій (далі — Журнал) не належить до обов’язкових реєстраційних форм відділу кадрів. Журнал доцільно заводити тільки за умови значної кількості посад у штатному розписі. Якщо посад небагато, радимо реєструвати інструкції в Журналі реєстрації внутрішніх документів.

Ознайомлення з інструкцією

Ознайомлюйте працівника з інструкцією під особистий підпис (абз. 6 п. 6 Загальних положень розд. 1 Вип. 1 ДКХП; абз. 7 п. 6 Загальних положень розд. 2 Вип. 1 ДКХПР).

Відмітку про ознайомлення в інструкції працівник проставляє під підписом керівника структурного підрозділу — розробника. Працівник вказує особистий підпис, ініціали і прізвище, дату ознайомлення.

Зазвичай, відмітку про ознайомлення розміщують на останній сторінці інструкції. Проте працівник відділу кадрів може вести окремий аркуш ознайомлення у довільній формі і зберігати його разом з інструкцією.

Якщо інструкцію розроблено після прийняття працівника на роботу, його ознайомлюють у момент її введення.

Увага: копію інструкції працівник має зберігати на робочому місці.

Ситуація: чи ознайомлювати з посадовою (робочою) інструкцією працівника, якого повторно прийнято на сезонну роботу на таку саму посаду.

Так, потрібно.

До початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган (далі — роботодавець) зобов’язаний роз’яснити працівнику його права та обов’язки (ст. 29 КЗпП). Обов’язки, права та відповідальність працівника закріплюють в посадовій (робочій) інструкції (Загальні положення Вип. 1 Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336).

Законодавство не містить положень щодо зміни чи спрощення процедури укладення повторного трудового договору між тими самими роботодавцем і працівником за однією посадою.

Отже, працівник щоразу, коли укладає трудовий договір, має бути ознайомлений не лише з посадовою (робочою) інструкцією, а й із правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором, інструкціями з охорони праці та іншими локальними нормативними актами підприємства.

Внесення змін і доповнень

Нормативні акти не зобов’язують роботодавця переглядати інструкції. Однак інструкції діють тривалий час і є інструментом організації праці. Тому доцільно періодично їх переглядати.

Необхідність переглядати чи вносити зміни до інструкцій може бути обумовлена низкою причин:

  • зміна найменування підприємства чи структурного підрозділу;
  • зміна організаційної структури;
  • зміна штатного розпису;
  • зміна положення про структурний підрозділ (зміна завдань структурного підрозділу);
  • зміна чи доповнення обов’язків працівника, поява нових видів роботи, що призводять до перерозподілу посадових обов’язків у зв’язку зі зміною в організації виробництва та праці.


Порада: визначити, з якою періодичністю переглядати інструкції (наприклад, раз на рік чи на три роки), можна в інструкції з діловодства. Наведіть перелік посад працівників, які мають право виступати з такою ініціативою (керівник підприємства, керівники структурних підрозділів тощо).

До інструкцій можна вносити зміни та доповнення тільки на підставі наказу керівника підприємства за згодою працівника (абз. 7 п. 6 Загальних положень розд. 1 Вип. 1 ДКХП; абз. 8 п. 6 Загальних положень розд. 2 Вип. 1 ДКХПР).

Отже, внесіть зміни до посадової (робочої) інструкції за алгоритмом:

1. Особа, уповноважена пропонувати зміни до інструкції, подає письмові пропозиції керівнику кадрової служби. Він оцінює їх доцільність, висловлює свою думку керівнику підприємства, за необхідності організує розроблення і погодження змін.

2. Керівник кадрової служби визначає, чи призведуть зміни у інструкції до зміни обов’язків і трудової функції працівника, тобто, чи призведе це до зміни істотних умов праці.

3. Якщо зміни до інструкції спричинені змінами в організації виробництва і праці, що призвело до зміни істотних умов праці, попередьте працівника за два місяці (ч. 3 ст. 32 КЗпП).

Порада: погодьте проект робочої інструкції зі змінами з виборним органом профспілкової організації або з іншим уповноваженим на представництво органом трудового колективу (наприклад, Радою трудового колективу) (абз. 6 п. 6 Загальних положень розд. 2 Вип. 1 ДКХПР).

3.1. Письмово повідомте працівника про майбутні зміни (уточнення) в інструкції. До повідомлення додайте проект нової інструкції. Повідомлення готуйте у двох примірниках: один — працівнику, другий залишиться в кадровій службі.

3.2. На примірнику кадрової служби працівник після ознайомлення з проектом майбутньої інструкції фіксує згоду чи незгоду продовжувати роботу з новими обов’язками.

3.2.1. Якщо працівник незгоден продовжувати роботу в нових умовах, припиніть дію трудового договору за пунктом 6 статті 36 КЗпП з виплатою вихідної допомоги у розмірі середнього місячного заробітку (ст. 44 КЗпП).

3.2.2. Якщо працівник погоджується зі зміною обов’язків, підготуйте проект наказу. Згоду працівника вкажіть як підставу для видання наказу. Наказ зареєструйте у Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання. Відтак нова інструкція вводиться в дію.

4. Не попереджайте працівника за два місяці, але отримайте від нього згоду, якщо йдеться про уточнення завдань та обов’язків, оновлення переліку нормативних документів, якими працівник має керуватися в роботі, деталізацію узагальнених завдань, при цьому самі завдання та обов’язки не змінюються.

4.1. Уточнення інструкцій теж документуйте наказом.

Ситуація: як діяти роботодавцю, якщо працівник не згоден із внесенням до посадової інструкції уточнень, які не змінюють істотних умов праці

Затвердіть зміни наказом і ознайомте працівника зі змінами.

До посадових (робочих) інструкції можна вносити зміни та доповнення тільки на підставі наказу керівника підприємства за згодою працівника (абз. 7 п. 6 Загальних положень розд. 1 Вип. 1 ДКХП; абз. 8 п. 6 Загальних положень розд. 2 Вип. 1 ДКХПР).

Згоду можна не отримувати, якщо йдеться про уточнення, що не змінюватимуть істотних умов праці.


Приклад: 

Не потрібно отримувати згоду працівника, якщо:

  • змінилася назва міністерства, якому підпорядковано підприємство;
  • назву посади керівника, якому підпорядкований працівник, розширено за допомогою похідних чи уточнювальних слів;
  • у розділі «Завдання та обов’язки» пункт «Дотримується правил і норм виробничої санітарії та протипожежного захисту» необхідно змінити на «Дотримується правил і норм виробничої санітарії та протипожежної безпеки» для узгодження з Кодексом цивільного захисту.

Оскільки трудова функція працівника не змінюється, затвердить зміни до посадової інструкції наказом керівника підприємства. У присутності інших працівників ознайомте працівника зі змінами. Якщо працівник відмовиться ознайомлюватися — складіть акт. Також при свідках надайте працівнику нову редакцію посадової інструкції.

Зберігання

Щоб формувати інструкції, номенклатурою справ підприємства передбачте окрему справу. Долучайте до неї оригінали інструкцій. За великої їх кількості справа може нараховувати кілька томів.

Справу зберігають у відділі кадрів або у підрозділі, що опікується діловодством. У структурних підрозділах зберігають справи з копіями інструкцій.

Ситуація: чи долучати посадові (робочі) інструкції до особових справ

Ні.

Перелік документів особової справи визначено пункту 12 глави 2 розділу ІV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5. Документ не містить посадових (робочих) інструкцій.

Ситуація: чи існує нормативний документ, в якому вказано строк дії посадових (робочих) інструкцій

Нормативного акта, який би містив обмеження терміну дії посадових (робочих) інструкцій, не затверджено, так само як і для переважної більшості організаційно-розпорядчих документів.

Документом, який містить настанови щодо розроблення посадових (робочих) інструкцій, їх структури та змісту, внесення змін до них, є Випуск 1 «Професії працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затверджений наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336 (ДКХП).

Форму посадової інструкції визначено у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому протоколом Методичної комісії Держкомархівів від 20.06.2006 № 3. Та ні ДКХП, ні уніфікована форма інструкції не передбачають зазначення відомостей про строк дії посадової (робочої) інструкції.

Ситуація: скільки років та як зберігати посадові (робочі) інструкції.

Строк зберігання оригіналів посадових (робочих) інструкцій, що втратили чинність, — 5 років після заміни новими (ст. 43 розд. 1 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5; далі — Перелік). Чинну посадову (робочу) інструкцію зберігають у документах поточного діловодства.

Такий самий строк зберігання (5 років) мають посадові (робочі) інструкції для посад, які виведено зі штатного розпису.

Увага: посадові інструкції наукових працівників, а також посадові (робочі) інструкції працівників, що працюють на важких роботах, на роботах із шкідливими і небезпечними умовами праці, зберігають 75 років (прим. до ст. 43 розд. 1 Переліку).

Справи з копіями посадових (робочих) інструкцій зберігають у підрозділах, доки не мине потреба.

Датою заміни посадової (робочої) інструкції є дата затвердження нової для відповідної посади.


Приклад: 

Якщо посадова інструкція працівника замінена новою 25.06.2014, то кадрова служба повинна зберігати її до 31.12.2019.

За загальною практикою роботи з документами, посадові (робочі) інструкції, що замінені новими, уміщують в окремі справи за роками заміни їх новими і зберігають у кадровій службі.

Ситуація: як знищувати посадові (робочі) інструкції, для яких закінчився строк зберігання

Після збігу п’ятирічного строку зберігання за результатами експертизи цінності документів посадові (робочі) інструкції вносять до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. Форму акта визначено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

Посадові інструкції наукових працівників, а також посадові (робочі) інструкції працівників, які працюють на важких роботах або на роботах із шкідливими та небезпечними умовами праці, не знищують. Їх включають до опису справ із кадрових питань за роком їх затвердження керівником (іншою посадовою особою, якій керівник делегував право затверджувати посадові (робочі) інструкції відповідних категорій працівників).

Після науково-технічного упорядкування справ, яке передбачає нумерацію аркушів, оформлення засвідчувального напису справи про кількість аркушів, особливості фізичного стану та формування справи, підшивання (оправлення) справи у тверду палітурку та оформлення обкладинок (титульних аркушів), справи із зазначеними посадовими (робочими) інструкціями передають за описом до архіву підприємства разом з іншими кадровими документами.

Згідно з Правилами № 1000/5 акт про вилучення документів для знищення та опис справ з кадрових питань розглядають на засіданні експертної комісії (ЕК) підприємства і тільки після схвалення нею подають на погодження до державного архіву чи архівного відділу районної державної адміністрації чи міської ради. Вибір адресата залежить від того, у зоні комплектування якої державної архівної установи перебуває підприємство.

Публікація Системи «Expertus: Кадри»

1k-vip.expertus.ua

Дата копіювання: 06.10.2019

113
RSS
Немає коментарів. Ваш буде першим!
Завантаження...