Посадові та робочі інструкції

Посадова (робоча) інструкція — це організаційно-правовий документ, в якому визначають основні завдання, обов’язки, права та відповідальність працівника. Посадову чи робочу інструкцію складають для кожної посади у штатному розписі.

Посадові (робочі) інструкції (далі — інструкції) — обов’язкові документи, що мають бути на кожному підприємстві. Їх розробляють для працівників усіх посад, передбачених штатним розписом.

УВАГА! Штраф для роботодавця за відсутність посадових інструкцій — одна мінімальна зарплата (ст. 265 КЗпП).

Кодекс законів про працю України (КЗпП) зобов’язує роботодавця проінструктувати працівника і визначити йому робоче місце перед початком роботи за укладеним трудовим договором. Роботодавець повинен роз’яснити працівнику його права і обов’язки, забезпечити необхідними для роботи засобами (ст. 29 КЗпП).

Як це зробити? Скеровує інший нормативний акт: обов’язки, права та відповідальність працівників закріплюють в інструкціях ( пп. а п. 4 Загальних положень розд. 1 Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХП); пп. а п. 4 Загальних положень розд. 2 Довідника кваліфікаційних характеристик професій робітників (ДКХПР), уміщених до Вип. 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» ДКХП, затвердженому наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336; далі — ДКХП).

Роботодавця притягнуть до відповідальності за відсутність інструкцій. Адже суд кваліфікує це як порушення законодавства про працю.

УВАГА! Працівника, неознайомленого з інструкцією і звільненого за непроходження випробування, суд радше поновить на роботі. Аргументи працівника: при прийнятті на роботу йому не роз’яснили посадові обов’язки. Мовляв, ніхто не пояснив, що і як має робити.

Звісно, інструкції розробляють не лише, аби уникнути штрафних санкцій. Відсутність інструкції потягне за собою проблеми при звільненні за систематичне невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором, якщо до працівника раніше застосовувалися заходи дисциплінарного чи громадського стягнення (п. 3 ст. 40 КЗпП).

Конкретний перелік посадових обов’язків визначають посадові інструкції керівників, професіоналів, фахівців, технічних службовців; робочих обов’язків — робочі інструкції. Роботодавці розробляють і затверджують інструкції на основі Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХП – це нормативний документ з питань управління персоналом, обов’язковий для застосування на підприємствах усіх форм власності та видів економічної діяльності (п. 1 Загальних положень ДКХП).

ДКХП не передбачає визначення конкретного переліку посадових чи робочих обов’язків у профілях професії.

Питання: чи розробляти посадову (робочу) інструкцію, якщо права, обов’язки і відповідальність за посадою визначені у письмовому трудовому договорі ?

Так, посадову (робочу) інструкцію розробляють для кожної посади, передбаченої штатним розписом. Форма трудового договору — усна чи письмова — не має значення.

Перед початком роботи за укладеним трудовим договором роботодавець зобов’язаний роз’яснити працівникові його права та обов’язки (п. 1 ч. 1 ст. 29 КЗпП). Дотримати цієї норми можна, включивши відповідні пункти до письмового трудового договору.

Однак, загальні положення Випуск 1 ДКХП, містять імперативну норму щодо наявності посадових (робочих) інструкцій.

Так, посадові (робочі) інструкції складають для працівників усіх посад, що зазначені в штатному розписі. Виняток можуть становити посадові інструкції для окремих керівників, правове становище яких визначено у статуті (положенні) підприємства або положенні про підрозділ, де зазначено основні завдання, обов’язки, права, відповідальність за виконання покладених функцій ( абз. 8 п. 6 Загальних положень розд. 1 ДКХП).

Робочі інструкції, в яких зазначено конкретні завдання та обов’язки робітників, має погодити профспілковий комітет або інший уповноважений робочий орган трудового колективу (абз. 6 п. 6 Загальних положень розд. 2 ДКХП).

УВАГА! Посадові (робочі) інструкції містять розділи «Повинен знати» та «Кваліфікаційні вимоги», які не включають до письмового трудового договору. Ці розділи роботодавець використовує при підборі персоналу на посаду.

Питання: чи складати посадову інструкцію для посад, за якими укладають контракт ?

Так. Посадові інструкції розробляють для усіх посад. Виняток — посади директора, його заступників та начальників підрозділів, якщо права, обов’язки та відповідальність цих посадових осіб визначені статутними документами або положеннями про підрозділи.

ДКХП не передбачає можливості не розробляти посадову інструкцію, якщо в контракті або трудовому договорі визначені основні завдання, обов’язки, права і відповідальність за виконання покладених на працівників функцій.

Питання: як скласти посадову інструкцію для директора ?

Складають посадову інструкцію для директора на основі кваліфікаційної характеристики професійної назви роботи «директор», вміщеної до ДКХП.

Хто має скласти проєкт посадової інструкції директора, - нормативні акти не скеровують. Поширеною є ситуація, коли розробленням проєкту посадової (робочої) інструкції для керівників опікується кадрова служба.

Хто затверджує посадову інструкцію директора - нормативні акти теж мовчать. Логічно, щоб це зробив вищий орган, перед яким директор звітуватиме за проведені операції та результати роботи. Директор передасть підготовлений проєкт інструкції на розгляд власника - засновника. За потреби там внесуть корективи і затвердять документ. Кадровій службі залишиться оформити остаточний варіант інструкції з грифом затвердження та передати його копію керівнику підприємства.

Чим власне має займатися керівник підприємства, зони його відповідальності, вимоги до освіти, знань і навичок — у кваліфікаційних характеристиках. Кваліфікаційна характеристика — це основа для посадової інструкції.

Кваліфікаційна характеристика директора закладу охорони здоров’я - КНП — у «Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників ВИПУСК 78  Охорона здоров'я» (затвердженому наказом МОЗ України від 29 березня 2002 р. № 117, погодженого Міністерством праці та соціальної політики України)..

УВАГА! Відповідальність директора за наслідки роботи підприємства регулює цивільне, адміністративне, трудове та кримінальне законодавство. У посадовій інструкції, як правило, лише посилаються на відповідну галузь права й не деталізують статей чи пунктів того чи того кодексу. Орган управління підприємством може конкретизувати, за що саме директора притягнуть до відповідальності. Наприклад, за надання недостовірної інформації щодо укладеної угоди, доведення підприємства до банкрутства.

Питання: скільки має бути посадових інструкцій, якщо посаду обіймають кілька працівників ?

Одна.

Якщо штатним розписом передбачено кілька штатних одиниць за посадою, то розробляють одну посадову інструкцію на посаду. Усіх працівників, яких приймають на роботу, ознайомлюють з однією посадовою інструкцією, але кожному працівнику надають копію інструкції.

Питання: Хто розробляє посадові (робочі) інструкції ?

Як правило, проект посадової (робочої) інструкції розробляє безпосередній керівник працівника, діяльність якого регламентує цей документ, і подає його на погодження до юридичної служби (юрисконсульта) і/або кадрової служби підприємства.

Погоджений документ підписує керівник структурного підрозділу, до якого належить працівник, що обіймає зазначену в інструкції посаду, та затверджує керівник підприємства (Рекомендації щодо складення і оформлення посадової інструкції Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленого протоколом Методичної комісії Держкомархівів від 20.06.2006 № 3). Кадрова служба за таких умов надає методичну та консультаційну підтримку безпосередньому керівнику.

Частою є ситуація, коли розробленням проекту посадової (робочої) інструкції опікується кадрова служба, яка залучає до роботи керівників структурних підрозділів.

Якщо керівник структурного підрозділу відмовляється готувати проект посадової інструкції підлеглих працівників або надати працівнику кадрової служби перелік їх посадових обов’язків, переглядають зміст його посадової інструкції або положення про структурний підрозділ.

Якщо ці обов’язки вказані в посадовій інструкції (положенні про відділення) посадової особи (наприклад, зазначено, що керівник підрозділу розподіляє обов’язки між працівниками тощо), має місце порушення трудової дисципліни (неналежне виконання посадових обов’язків). Засоби впливу — притягнення до дисциплінарної відповідальності (ст. 147 КЗпП).

Якщо такі обов’язки відсутні, вносять зміни до посадової інструкції керівника структурного підрозділу (положення про структурний підрозділ) із дотриманням процедури зміни істотних умов праці.

Відмова приймати участь у складанні посадових інструкцій після внесення змін — підстава для притягнення керівника до дисциплінарної відповідальності.

Питання: чи обов’язково складати посадові інструкції для директора, його заступників та начальників підрозділів ?

Ні, якщо права, обов’язки та відповідальність цих посадових осіб визначені статутними документами або положеннями про підрозділи. Власник підприємства самостійно вирішує, у якому документі закріпити завдання та обов’язки для директора, його заступників та начальників структурних підрозділів.

Права та обов’язки працівників роботодавець має регламентувати локальними нормативними актами підприємства, зокрема, посадовими (робочими) інструкціями. Виняток передбачено абзацом 8 пункту 6 Загальних положень розділу 1 ДКХП: правове положення окремих керівників підприємства або структурних підрозділів може бути визначено не в посадовій інструкції, а в статуті (положенні) підприємства або в положенні про структурний підрозділ, де зазначають основні завдання, обов’язки, права і відповідальність за виконання покладених трудовим договором функцій.

Аргументи на користь інструкції.

Можна конкретизувати і деталізувати завдання та обов’язки, якщо в статуті визначили їх узагальнено. Посадова інструкція — інструмент для підбору кандидата, адже в ній фіксують необхідний рівень освіти, знання та навички, якими має володіти очільник підприємства.

ВИД ІНСТРУКЦІЇ

Для керівників, професіоналів, фахівців і технічних службовців розробляйте посадові інструкції ( абз. 2 п. 6 Загальних положень розд. 1 ДКХП), для інших категорій працівників — робочі.

Визначити, до якої категорії належить посада (робота), допоможе перша цифра коду професії за Класифікатором професій ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженим наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327 (далі — Класифікатор професій, КП). Для професій, коди яких починаються з 1-4 — посадові інструкції, а з 5-9 — робочі інструкції.

ФОРМА ІНСТРУКЦІЇ

Типової форми інструкції немає, натомість є уніфікована. Її визначає Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схвалений протоколом Методичної комісії Держкомархівів від 20.06.2006 № 3 (далі — Збірник уніфікованих форм ОРД). Інструкції оформлюють на загальних бланках підприємства.

Обов’язкові реквізити:

• назва підприємства;
• назва структурного підрозділу;
• назва виду документа — ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ, РОБОЧА ІНСТРУКЦІЯ;
• дата і номер;
• місце складання або видання (місцезнаходження підприємства).
• заголовок до тексту (УВАГА! У заголовку зазначають назву посади (спеціальності), на яку поширюється дія інструкції, в родовому відмінку: Посадова інструкція інспектора з контролю. У заголовку інструкції зазначте повну назву структурного підрозділу та код професії за КП);
• гриф затвердження;
• текст;
• підпис;
• візи;
• відмітка про ознайомлення.

Приклад - заголовок посадової інструкції:

Питання: чи вказувати у посадовій інструкції прізвище, ім’я, по батькові працівника ?

Ні в посадових, ні в робочих інструкціях ніколи не зазначають прізвище, ім’я, по-батькові працівника у шапці інструкції. Тож у разі звільнення з посади одного працівника та призначення на неї іншого не буде потреби розробляти і затверджувати нову посадову (робочу) інструкцію.

Форма посадової (робочої) інструкції, визначена Збірником уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленим протоколом Методичної комісії Держкомархівів від 20.06.2006 № 3, не передбачає вказувати особисті дані працівника, однак не забувайте ознайомлювати з нею працівника.

ЗМІСТ ІНСТРУКЦІЇ

Правила діловодства передбачають єдиний підхід до побудови тексту як посадових, так і робочих інструкцій.

Складаючи посадові інструкції, використовують:

• Класифікатор професій;
• кваліфікаційні характеристики професій, вміщені до ДКХП;
• рекомендації до складання посадової інструкції;
• організаційні документи підприємства;
• колективний договір (статут);
• правила внутрішнього трудового розпорядку.

Текст посадової інструкції складається з таких розділів:

1. Загальні положення.

2. Завдання та обов’язки.

3. Права.

4. Відповідальність.

5. Повинен знати.

6. Кваліфікаційні вимоги.

7. Взаємовідносини (зв’язки) за професією, посадою.

Розділи нумерують арабськими цифрами та розміщують у сталій послідовності.

Структуру і зміст робочих інструкцій визначено Загальними положеннями розділу 2 ДКХПР. За основу робочої інструкції візьміть кваліфікаційну характеристику відповідної професії, вміщеної до одного із випусків ДКХПР.

Розділи робочої інструкції:

1. Загальні положення

— наведіть основні дані про професію, найменування виробничого підрозділу, де працює робітник, нормативні документи, якими він керується у роботі, підпорядкованість, порядок прийняття на роботу та звільнення.

2. Завдання та обов’язки

— розкрийте зміст робіт, які має виконувати робітник;

— охарактеризуйте робоче місце.

3. Права

— вкажіть делеговані робітнику повноваження, за допомогою яких він має забезпечувати виконання покладених на нього завдань та обов’язків під час роботи.

4. Відповідальність

— зазначте показники особистої відповідальності працівника за результати діяльності та виконання робіт, а також за невжиття належних заходів у межах обов’язків.

5. Повинен знати

— зафіксуйте вимоги до спеціальних знань, умінь і навичок робітника, викликані реальними умовами виробництва (сфери послуг), особливостями устаткування, матеріалів, інструментів, які працівник використовує для виконання робіт.

6. Кваліфікаційні вимоги

— пропишіть норми, які стосуються професійної освіти та досвіду, необхідних для повного та якісного виконання робіт за професією.

7. Приклади робіт (за необхідності)

— наведіть назви робіт і пов’язаних із ними машин та устаткування.

8. Взаємовідносини (зв’язки) за професією (за необхідності)

— визначте основні взаємозв’язки працівника з іншими працівниками, які необхідні для виконання обов’язків.

Питання: чи може структура посадової інструкції відрізнятися від уніфікованої форми ?

Так, підприємство може доповнити посадові (робочі) інструкції розділами, які враховують внутрішню специфіку підприємства. Наприклад, якщо роботодавець застосовує мотиваційні системи оплати праці, можна додати розділ «Ключові показники ефективності діяльності (KPI)». Однак за основу посадової (робочої) інструкції необхідно брати саме уніфіковану форму.

Уніфікована форма визначена Збірником уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів схваленим Збірником форм ОРД. А розділи посадової інструкції визначені Збірником форм ОРД та абзацом 9 пункту 6 Загальних положень розділу 1 ДКХП.

Під час розроблення посадових інструкцій роботодавець зобов’язаний забезпечити єдиний підхід до побудови, структури та викладу змісту розділів. Інструкція повинна відбивати повний перелік завдань та обов’язків, повноважень і відповідальності, за потреби мати необхідні пояснення, а всі терміни — чіткі визначення ( абз. 3 п. 6 Загальних положень ДКХП).

Приклад побудови розділів посадової інструкції за формою, відмінною від уніфікованої:

1. Назва посади, підпорядкування, підпорядковані працівники.

2. Загальна мета діяльності на посаді.

3. Основні посадові обов’язки.

4. Взаємовідносини за посадою.

5. Права.

6. Відповідальність.

7. Показники ефективності діяльності (відображено грейдову систему оплати праці, КРІ та оцінювання за результатами виконання КРІ).

8. Інші умови (зазначено, що призначення, переведення та звільнення відбуваються відповідно до законодавства та внутрішніх процедур).

9. Кваліфікаційні вимоги (у т. ч. обов’язкові вимоги до спеціальних знань для роботи за посадою).

Відповідальності за складання посадової інструкції в іншому форматі, ніж передбачено Збірником форм ОРД, не встановлено. Роботодавця можуть притягнути до відповідальності за відсутність посадових інструкцій або відсутність в інструкціях розділів про права та обов’язки, адже саме це є порушенням вимоги статті 29 КЗпП, за якою роботодавець повинен до початку роботи роз’яснити працівникові його права та обов’язки.

Питання: як використовувати кваліфікаційну характеристику при складанні посадової (робочої) інструкції ?

Кваліфікаційна характеристика є основою для посадової (робочої) інструкції.

Завдання та обов’язки, кваліфікаційні вимоги, встановлені для різних професій, визначають відповідно до кваліфікаційних характеристик, що містяться у галузевих випусках Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХП), які згруповано за основними видами економічної діяльності, виробництва та робіт.

Загальними положеннями розділу 1 Випуску 1 ДКХП передбачено, що завдання та обов’язки працівника мають відповідати вимогам кваліфікаційної характеристики відповідної професії.

Обов’язкові розділи посадової (робочої) інструкції легко розробити, маючи кваліфікаційну характеристику для професії. Також враховують специфіку підприємства, завдання і функції структурного підрозділу. Порівняймо:

Дізнаються, чи розроблено для професії кваліфікаційну характеристику, безпосередньо із Національного класифікатора України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженого наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327 (КП).

Поряд із професійною назвою роботи в окремій графі КП зазначено номер випуску ДКХП, в якому міститься кваліфікаційна характеристика професії. Наприклад:

В охороні здоров’я кваліфікаційні характеристики працівників закладів будь-якої організаційно-правової форми містяться у «Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників ВИПУСК 78  Охорона здоров'я» (затвердженому наказом МОЗ України від 29 березня 2002 р. № 117) ( посилання - https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/va117282-02#Text ).

На жаль, для деяких професій кваліфікаційні характеристики ще не затверджено. У таких випадках орієнтуються на кваліфікаційні характеристики «споріднених» професій, застосовують зарубіжний досвід у сфері професійної класифікації.

У системі професійної класифікації України є номенклатура професій без кваліфікаційних характеристик. Тому рекомендують діяти за алгоритмом.

1. Застосуйте для професій розділів 2, 3, 4 КП категоріювання споріднених, близьких за галузевою ознакою професій відповідно до системи класифікації та випусків ДКХП.

2. Проаналізуйте Випуски № 89 та № 90 ДКХП, якщо йдеться про робочі професії. Застосуйте розряди і класи, передбачені для технологічно близьких професій, тобто професій, визначених у класифікаційному підкласі чи групі КП.

3. Використайте кваліфікаційні вимоги передбачені для технологічно сумісної професії у ДКХП, якщо немає кваліфікаційної характеристики в галузевому випуску ДКХП.

4. Застосуйте опис професії із системи ISCO. Відповідно до Загальних положень, Класифікатор професій ґрунтується на Міжнародній стандартній класифікації професій — ISCO-88: International Standard Classification of Occupations/ILO, Geneva. Міжнародна конференція статистики праці Міжнародного бюро праці рекомендувала її для переведення національних даних у систему, що полегшує міжнародний обмін професійною інформацією.

Замість ISCO-88 країни-користувачі цього документа застосовують його версію 2008 року. Однак концептуальних розбіжностей з ISCO 1988, які можуть суттєво впливати на національну систему професійної класифікації, вона не має. Тож підприємства можуть скористатися рекомендаціями ISCO 2008, щоб розробити проєкт посадової інструкції.

Питання: як визначати освіту в посадовій інструкції, якщо кваліфікаційна характеристика передбачає «відповідний напрям підготовки»?

Керуйтеся чинними переліками галузей знань та спеціальностей. Вказуйте в посадовій інструкції галузь знань та спеціальність.

У розділі «Кваліфікаційні вимоги» кваліфікаційних характеристик часто натрапляємо на фразу «відповідний напрям підготовки».

З огляду на Закон України «Про вищу освіту» від 01.07.2014 № 1556-VI поняття «напрям підготовки» нині не застосовують. До нормативно-правових актів увели нові поняття, зокрема:

• галузь знань — це гармонізована з Міжнародною стандартною класифікацією освіти широка предметна область освіти і науки, що включає групу споріднених спеціальностей;
• спеціальність — гармонізована з Міжнародною стандартною класифікацією освіти предметна область освіти і науки, яка об’єднує споріднені освітні програми, що передбачають спільні вимоги до компетентностей і результатів навчання випускників.

Чинні галузі знань та спеціальності визначає Перелік галузей знань і спеціальностей, за якими здійснюється підготовка здобувачів вищої освіти, затверджений постановою КМУ від 29.04.2015 № 266 (далі — Перелік № 266). Водночас, якщо проаналізувати нормативні документи у сфері професійної класифікації, наприклад, випуски ДКХП, профільні нормативні акти Мінсоцполітики, галузеві керівні документи, слід визнати, що застарілі терміни «напрям підготовки» та назви спеціальностей все ще залишаються актуальним.

Для того щоб вказати в посадовій інструкції актуальну галузь знань та спеціальність, радимо звертатися до наказу МОН «Про особливості запровадження переліку галузей знань і спеціальностей, за якими здійснюється підготовка здобувачів вищої освіти» від 06.11.2015 № 1151. Наказ мітить таблиці відповідності застарілих переліків напрямів підготовки та спеціальностей, за якими раніше готували фахівців у ВНЗ за різними освітньо-кваліфікаційними рівнями, сучасним галузям знань та спеціальностям.

Унаочнімо прикладами.

У певних випадках напрям підготовки визначає сам роботодавець з огляду на вид економічної діяльності, особливості виробництва.

Питання: як закріпити в посадових (робочих) інструкціях розподіл завдань та обов’язків між працівниками підрозділу ?

В основі посадової (робочої) інструкції — кваліфікаційна характеристика відповідної професії, вміщена до ДКХП.

За необхідності завдання та обов’язки, що включені до типової кваліфікаційної характеристики певної професії, можна розподілити між окремими виконавцями або коло завдань та обов’язків окремих працівників можна розширити з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфікації ( абз. 4 п. 6 Загальних положень розд. 1 ДКХП; абз. 4 п. 6 Загальних положень розд. 2 ДКХПР).

Усі посадові (робочі) інструкції, що розробляє підприємство, мають бути взаємопов’язаними, аби не дублювати роботи працівників.

Проілюструємо на прикладі. На підприємстві є відділ кадрів. У ньому працюють начальник відділу, старший інспектор з кадрів та інспектор з кадрів.

Кваліфікаційною характеристикою інспектора з кадрів, вміщеною у Випуску 1 ДКХП, передбачено перелік завдань і обов’язків. Згідно з принципами професійної класифікації посадову інструкцію старшого інспектора з кадрів слід складати на основі кваліфікаційної характеристики інспектора з кадрів. Тож, проаналізувавши характеристику, врахувавши специфіку кадрової роботи, начальник відділу кадрів розподілив обов’язки між працівниками.

Старший інспектор з кадрів:

• обліковує особовий склад підприємства, його підрозділи згідно з уніфікованими формами первинної облікової документації, у т. ч. визначає облікову і середньооблікову чисельність персоналу за звітні періоди;
• забезпечує відповідність кадрової документації законодавству у сфері праці та вимогам системи управління якістю підприємства;
• оформлює прийняття на роботу, переведення, переміщення і звільнення працівників відповідно до законодавства про працю, положень, інструкцій, а також наказів (розпоряджень) керівника підприємства;
• роз’яснює претенденту на посаду підстави для обробки персональних даних відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI (далі — Закон про захист персональних даних);
• повідомляє про те, що володільцем персональних даних, які збираються, є підприємство, роз’яснює склад та зміст зібраних персональних даних, мету збору персональних даних та осіб, яким передаватимуться персональні дані після укладення трудового договору;
• повідомляє претенденту на посаду про його права, як суб’єкта персональних даних, визначених Законом про захист персональних даних;
• отримує від працівника зобов’язання про нерозголошення персональних даних, якщо посадові обов’язки передбачають обробку персональних даних інших осіб;
• бере участь у розробленні перспективних і поточних планів підприємства з праці та кадрів;
• готує необхідні матеріали для атестаційної і кваліфікаційної комісій, проекти документів щодо нагородження і заохочення працівників;
  обліковує підвищення кваліфікації працівниками підприємства, професійної підготовки і перепідготовки працівників;
• обліковує надання відпусток працівникам, складає графік відпусток, контролює його дотримання;
• обліковує працівників особливих категорій (особи з інвалідністю, учасники бойових дій, одинокі матері, сумісники, особи, які працюють за строковими трудовими договорами, особи, які мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню тощо);
• бере участь у складанні звітів, що подають до органів державної статистики, центрів зайнятості, зокрема, готує проєкт звіту про попит на робочу силу (вакансії) за формою № 3-ПН, аналізує виконання підприємством квоти для працевлаштування громадян, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню (відповідно до ст. 14 Закону України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 № 5067-VIІ), готує проект звіту про виконання квоти; у разі масового вивільнення працівників — проект звіту про заплановане масове вивільнення за формою № 4-ПН; забезпечує подання звітів до центрів зайнятості у встановлені строки; щороку — звіт за формою № 10-ПОІ про зайнятість і працевлаштування інвалідів; у встановлені строки подає звіт до відділення Фонду соціального захисту інвалідів.

Інспектор з кадрів:

• формує і веде особові справи працівників, забезпечує їх зберігання з
• дотриманням вимог законодавства у сфері захисту персональних даних;
• бере участь у розробленні перспективних і поточних планів підприємства з праці та кадрів;
• обліковує трудові книжки, забезпечує їх зберігання;
• вносить до трудових книжок працівників записи про роботу, заохочення і нагородження;
• бере участь у складанні графіка відпусток, контролює його дотримання;
• визначає страховий стаж, оформлює і видає працівникам довідки про їхню трудову діяльність;
• оформлює документи, необхідні для призначення пенсій працівникам;
  після закінчення встановлених строків поточного зберігання готує документи для передання їх до архівного підрозділу підприємства;
• контролює стан трудової дисципліни у підрозділах підприємства та дотримання працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку;
• обліковує порушення трудової дисципліни;
• бере участь у складані встановленої звітності про роботу з кадрами.

Також на інспектора з кадрів було покладено обов’язки з обліку призовників і військовозобов’язаних на підприємстві (наказом по підприємству зі встановленням відповідної доплати).

Щодо мови, якою мають бути викладені посадові (робочі) інструкції працівників.

Державною мовою в Україні є українська мова, а застосування мов в Україні визначає закон (ст. 10 Конституції України).

Підприємства ведуть діловодство та оформлюють документи державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні ( абз. 1 п. 14 гл. 1 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила 1000/5). Жодних винятків, навіть щодо керівників-іноземців, ані Конституція, ані Правила 1000/5 не містять.

Посадові чи робочі інструкції належать до організаційних документів. Закон України «Про забезпечення функціонування української мови як державної» від 25.04.2019 № 2704-VIIIне передбачає окремих випадків, в яких організаційні документи можуть складатися іншою, ніж державна, мовою.

Існує тільки один випадок, коли документи можна оформлювати іноземною мовою — якщо вони призначені для іноземних адресатів: «Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюють українською мовою, мовою держави-адресата або однією з мов міжнародного спілкування» ( абз. 2 п. 14 гл. 1 розд. ІІ Правил № 1000/5).

Підприємства, що листуються з постійними іноземними кореспондентами, мають право впровадити бланки з двомовними реквізитами: ліворуч — українською мовою, праворуч — іноземною. Але не варто використовувати ці бланки в Україні ( п. 3 гл. 2 розд. ІІ Правил № 1000/5).

Візування та підписання інструкцій.

До затвердження проект інструкції візують зацікавлені посадові чи службові особи. Найчастіше — заступник керівника підприємства, що відповідає за напрям роботи структурного підрозділу, керівники кадрової та юридичної служб, а за відсутності служби — менеджер з персоналу, юрисконсульт; за необхідності — керівник бухгалтерської служби ( Рекомендації щодо складення і оформлення посадової інструкції Збірника уніфікованих форм ОРД).

Порядок візування інструкцій на підприємстві повинен бути регламентованим в інструкції з діловодства.  Віза належить до так званих управлінських реквізитів. Візуючи документ, посадова особа в межах своїх повноважень погоджується або не погоджується з його змістом.

Приклад - віза на посадовій інструкції

Погоджений проект інструкції підписує керівник структурного підрозділу, у складі якого передбачено посаду. Зазначають назву посади керівника підрозділу, його ініціали та прізвище. Керівник підрозділу проставляє особистий підпис (Рекомендації щодо складення і оформлення посадової інструкції Збірника уніфікованих форм ОРД).

Приклад підпису на посадовій інструкції:

Питання: чи потрібно складати наказ про затвердження посадової (робочої) інструкції ?

Це недоцільно. Достатньо затвердження посадовою особою.

Службовий документ можна затвердити розпорядчим документом або уповноваженою посадовою особою. Порядок затвердження кожного виду службових документів на підприємстві визначають у локальній інструкції з діловодства.

Не потрібно видавати наказ тільки, щоб затвердити документ. Наказ видають, якщо, окрім затвердження, необхідно ще й розкрити низку питань, зокрема:

• визначити дату початку дії затвердженого документа (якщо вона не збігається з датою затвердження);
• встановити строк дії затвердженого документа;
• окреслити перелік заходів з уведення документа в дію;
• призначити відповідальних осіб за виконання документа тощо.

Новий документ може зумовлювати внесення змін у вже чинні документи підприємства або стати підставою для скасування низки таких документів. Положення про це також включають до наказу про затвердження документа.

Якщо у зв’язку з прийняттям документа потреби в поясненнях, уточненнях, додаткових вказівках немає, а також не передбачено вносити зміни до чинних документів, новий документ затверджує безпосередньо уповноважена посадова особа.

Питання: чи перезатверджувати посадову (робочу) інструкцію у зв’язку зі зміною керівника підприємства чи начальника підрозділу, який її склав ?

Звільнення посадових осіб, які підписали чи затвердили посадову (робочу) інструкцію, не є підставою для внесення змін до її реквізитів, тому перезатверджувати інструкцію не потрібно.

Облік інструкцій

У день затвердження посадові (робочі) інструкції реєструють у Журналі реєстрації внутрішніх документів. За великої кількості посад у штатному розписі уводять окремий Журнал реєстрації посадових (робочих) інструкцій.

Обліку у спосіб реєстрації підлягають усі документи, що потребують виконання і подальшого використання в довідкових цілях, зокрема й організаційні документи, до яких належать інструкції.

УВАГА! Головне призначення реєстрації — надання документу юридичної сили, тобто підтвердження факту його створення або одержання. Мета реєстрації — облік документів, контроль їх виконання і довідкова робота за документами.

Питання:  чи є порушенням, якщо немає журналу реєстрації посадових інструкцій ?

Ні, порушення — нереєстрація посадових інструкції, а не відсутність відповідного журналу.

Журнал реєстрації посадових (робочих) інструкцій (далі — Журнал) не належить до обов’язкових реєстраційних форм відділу кадрів. Журнал доцільно заводити тільки за умови значної кількості посад у штатному розписі. Якщо посад небагато, радимо реєструвати інструкції в Журналі реєстрації внутрішніх документів.

Ознайомлення з інструкцією

Ознайомлюють працівника з інструкцією під особистий підпис ( абз. 6 п. 6 Загальних положень розд. 1 ДКХП; абз. 7 п. 6 Загальних положень розд. 2 ДКХПР).

Відмітку про ознайомлення в інструкції працівник проставляє під підписом керівника структурного підрозділу — розробника. Працівник вказує особистий підпис, власне ім’я, прізвище великими літерами, дату ознайомлення.

Зазвичай, відмітку про ознайомлення розміщують на останній сторінці інструкції. Проте працівник відділу кадрів може вести окремий аркуш ознайомлення у довільній формі і зберігати його разом з інструкцією. Якщо інструкцію розробили після прийняття працівника на роботу, ознайомлюють, коли вводять її в дію.

Копію інструкції можна видати працівнику, щоб він зберігав її на робочому місці.

Приклад із судової практики: працівник стверджував, що копію посадової інструкції не отримував, у листку ознайомлення стоїть не його підпис. Із цього приводу він звернувся з заявою до поліції. Під час досудового розслідування почеркознавча експертиза підтвердила, що підпис у листі ознайомлення з посадовою інструкцією виконав не працівник, а інша особа. Суд визнав висновок експерта допустимим доказом та зазначив, що роботодавець не може вимагати від працівника належно виконувати посадові обов’язки, якщо не ознайомив його з посадовою інструкцією (постанова ВС від 26.02.2021 у справі № 264/4512/18).

Питання: чи видавати працівнику копію посадової інструкції ?

Законодавство не зобов’язує видавати працівнику копію посадової інструкції. Це лише усталена практика кадрового обліку та документування трудових відносин задля безпеки роботодавця.

З нормативних актів випливає обов’язок роботодавця ознайомити працівника з посадовою інструкцією.

Копію посадової інструкції видають працівнику, аби він не зміг апелювати до того, що забув про певні обов’язки, якщо йтиметься про звільнення за систематичне невиконання обов’язків чи непроходження випробування.

Про те, що працівник отримав копію посадової інструкції, зазвичай вказують у постійній частині відмітки про ознайомлення: « З посадовою інструкцією ознайомлений, копію отримав...». Норми про те, що на робочому місці має бути копія інструкції з підписом працівника та всіх інших працівників за тою самою посадою, в законодавстві немає. Водночас, якщо на останньому аркуші копії посадової інструкції будуть підписи всіх (кількох) працівників про ознайомлення, це не порушення. Відмітка про ознайомлення не містить персональних даних, розголошення яких може призвести до порушення порядку роботи з персональними даними та негативним наслідкам для підписантів.

Питання: чи ознайомлювати з посадовою (робочою) інструкцією працівника, якого повторно прийнято на сезонну роботу на ту саму посаду ?

Так, потрібно.

До початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган (далі — роботодавець) зобов’язаний роз’яснити працівнику його права та обов’язки (ст. 29 КЗпП). Обов’язки, права та відповідальність працівника закріплюють в посадовій (робочій) інструкції (Загальні положення ДКХП).

Законодавство не містить положень щодо зміни чи спрощення процедури укладення повторного трудового договору між тими самими роботодавцем і працівником за однією посадою.

Отже, працівник щоразу, коли укладає трудовий договір, має бути ознайомлений не лише з посадовою (робочою) інструкцією, а й із правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором, інструкціями з охорони праці та іншими локальними нормативними актами підприємства.

Зміни до інструкцій

Нормативні акти не зобов’язують роботодавця переглядати інструкції. Однак інструкції діють тривалий час і є інструментом організації праці. Тому доцільно періодично їх переглядати.

Необхідність переглядати чи вносити зміни до інструкцій може бути обумовлена низкою причин:

• зміна найменування підприємства чи структурного підрозділу;
• зміна організаційної структури;
• зміна штатного розпису;
• зміна положення про структурний підрозділ (зміна завдань структурного підрозділу);
• зміна чи доповнення обов’язків працівника, поява нових видів роботи, що призводять до перерозподілу посадових обов’язків у зв’язку зі зміною в організації виробництва та праці.

До інструкцій можна вносити зміни та доповнення тільки на підставі наказу керівника підприємства за згодою працівника ( абз. 7 п. 6 Загальних положень розд. 1 ДКХП; абз. 8 п. 6 Загальних положень розд. 2 ДКХПР).

Отже, вносять зміни до посадової (робочої) інструкції за алгоритмом:

1. Особа, уповноважена пропонувати зміни до інструкції, подає письмові пропозиції керівнику кадрової служби. Він оцінює їх доцільність, висловлює свою думку керівнику підприємства, за необхідності організує розроблення і погодження змін.

2. Керівник кадрової служби визначає, чи призведуть зміни у інструкції до зміни обов’язків і трудової функції працівника, тобто, чи призведе це до зміни істотних умов праці.

3. Якщо зміни до інструкції спричинені змінами в організації виробництва і праці, що призвело до зміни істотних умов праці, попередьте працівника за два місяці (ч. 3 ст. 32 КЗпП).

Погодьте проєкт робочої інструкції зі змінами з виборним органом профспілкової організації або з іншим уповноваженим на представництво органом трудового колективу (наприклад, Радою трудового колективу) (абз. 6 п. 6 Загальних положень розд. 2 ДКХПР).

3.1. Письмово повідомте працівника про майбутні зміни (уточнення) в інструкції. До повідомлення додайте проект нової інструкції. Повідомлення готуйте у двох примірниках: один — працівнику, другий залишиться в кадровій службі.

3.2. На примірнику кадрової служби працівник після ознайомлення з проектом майбутньої інструкції фіксує згоду чи незгоду продовжувати роботу з новими обов’язками.

3.2.1. Якщо працівник незгоден продовжувати роботу в нових умовах, припиніть дію трудового договору за пунктом 6 статті 36 КЗпП з виплатою вихідної допомоги у розмірі середнього місячного заробітку (ст. 44 КЗпП).

3.2.2. Якщо працівник погоджується зі зміною обов’язків, підготуйте проект наказу. Згоду працівника вкажіть як підставу для видання наказу. Наказ зареєструйте у Журналі реєстрації наказів з основної діяльності. Відтак нова інструкція вводиться в дію.

4. Не попереджайте працівника за два місяці, але отримайте від нього згоду, якщо йдеться про уточнення завдань та обов’язків, оновлення переліку нормативних документів, якими працівник має керуватися в роботі, деталізацію узагальнених завдань, при цьому самі завдання та обов’язки не змінюються.

4.1. Уточнення інструкцій теж документуйте наказом.

Питання: що робити, якщо працівник не згоден із уточненнями до посадової інструкції, які не змінюють істотних умов праці ?

Затвердіть зміни наказом і ознайомте працівника зі змінами.

До посадових (робочих) інструкції можна вносити зміни та доповнення тільки на підставі наказу керівника підприємства за згодою працівника ( абз. 7 п. 6 Загальних положень розд. 1 Вип. 1 ДКХП; абз. 8 п. 6 Загальних положень розд. 2 Вип. 1 ДКХПР).

Згоду можна не отримувати, якщо йдеться про уточнення, що не змінюватимуть істотних умов праці.

Коли згода не потрібна:

• змінилася назва міністерства, якому підпорядковано підприємство;
• назву посади керівника, якому підпорядкований працівник, розширено за допомогою похідних чи уточнювальних слів;
• у розділі «Завдання та обов’язки» пункт «Дотримується правил і норм виробничої санітарії та протипожежного захисту» необхідно змінити на «Дотримується правил і норм виробничої санітарії та протипожежної безпеки» для узгодження з Кодексом цивільного захисту.

Оскільки трудова функція працівника не змінюється, затвердить зміни до посадової інструкції наказом керівника підприємства. У присутності інших працівників ознайомте працівника зі змінами. Якщо працівник відмовиться ознайомлюватися — складіть акт. Також при свідках надайте працівнику нову редакцію посадової інструкції.

Зберігання

Для того щоб формувати інструкції, номенклатурою справ підприємства передбачають окрему справу. Долучають до неї оригінали інструкцій. Справу зберігають у відділі кадрів або у підрозділі, що опікується діловодством. У структурних підрозділах зберігають справи з копіями інструкцій.

Питання: чи долучати посадові інструкції до особових справ ?

Ні.

Перелік документів особової справи визначено пункту 12 глави 2 розділу ІV Правил № 1000/5. Документ не містить посадових (робочих) інструкцій.

Питання: чи існує нормативний документ, в якому вказано строк дії посадових (робочих) інструкцій ?

Нормативного акта, який би містив обмеження терміну дії посадових (робочих) інструкцій, не затверджено, так само як і для переважної більшості організаційно-розпорядчих документів.

Документом, який містить настанови щодо розроблення посадових (робочих) інструкцій, їх структури та змісту, внесення змін до них, є Випуск 1 ДКХП.

Форму посадової інструкції визначено у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому протоколом Методичної комісії Держкомархівів від 20.06.2006 № 3. Та ні ДКХП, ні уніфікована форма інструкції не передбачають зазначення відомостей про строк дії посадової (робочої) інструкції.

Питання: які строки зберігання (посадової) робочої інструкції ?

Строк зберігання оригіналів посадових (робочих) інструкцій, що втратили чинність, — 5 років після заміни новими (ст. 43 розд. 1 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5; далі — Перелік). Чинну посадову (робочу) інструкцію зберігають у документах поточного діловодства.

Такий самий строк зберігання (5 років) мають посадові (робочі) інструкції для посад, які виведено зі штатного розпису.

УВАГА! Посадові інструкції наукових працівників, а також посадові (робочі) інструкції працівників, що працюють на важких роботах, на роботах зі шкідливими й небезпечними умовами праці, зберігають 75 років. Підстава — примітка до статті 43 розділу 1 Переліку.

Справи з копіями посадових (робочих) інструкцій зберігають у підрозділах, доки не мине потреба. Датою заміни посадової (робочої) інструкції є дата затвердження нової для відповідної посади. ( приклад - якщо посадова інструкція працівника замінена новою 25.06.2020, то кадрова служба повинна зберігати її до 31.12.2025).

За загальною практикою роботи з документами, посадові (робочі) інструкції, які замінили новими, уміщують в окремі справи за роками заміни їх новими і зберігають у кадровій службі.

Питання: як знищувати посадові інструкції, для яких закінчився строк зберігання ?

Після збігу п’ятирічного строку зберігання за результатами експертизи цінності документів посадові (робочі) інструкції вносять до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. Форму акта визначено Правилами № 1000/5).

Посадові інструкції наукових працівників, а також посадові (робочі) інструкції працівників, які працюють на важких роботах або на роботах із шкідливими та небезпечними умовами праці, не знищують. Їх включають до опису справ із кадрових питань за роком їх затвердження керівником (іншою посадовою особою, якій керівник делегував право затверджувати посадові (робочі) інструкції відповідних категорій працівників).

Після науково-технічного упорядкування справ, яке передбачає нумерацію аркушів, оформлення засвідчувального напису справи про кількість аркушів, особливості фізичного стану та формування справи, підшивання (оправлення) справи у тверду палітурку та оформлення обкладинок (титульних аркушів), справи із зазначеними посадовими (робочими) інструкціями передають за описом до архіву підприємства разом з іншими кадровими документами.

Акт про вилучення документів для знищення та опис справ з кадрових питань розглядають на засіданні експертної комісії (ЕК) підприємства і тільки після схвалення нею подають на погодження до державного архіву чи архівного відділу районної державної адміністрації чи міської ради. Вибір адресата залежить від того, у зоні комплектування якої державної архівної установи перебуває підприємство.

Відповідальність

Питання: який штраф за відсутність посадової чи робочої інструкції?

Це порушення статті 29 КЗпП.

Відповідальність:

1) на винних посадових осіб — адміністративна у вигляді штрафу від 30 до 100 нмдг (ч. 1 ст. 41 КпАП);

2) на роботодавця — у розмірі мінімальної зарплати як за «інші порушення законодавства про працю» (ст. 265 КЗпП).

КЗпП встановлює обов’язок роботодавця проінструктувати працівника і визначити йому робоче місце до початку роботи за укладеним трудовим договором. Роботодавець повинен роз’яснити працівнику його права й обов’язки, забезпечити необхідними для роботи засобами (ст. 29 КЗпП). Як це зробити — скеровує інший нормативний акт: обов’язки, права та відповідальність працівників закріплюють у посадових (робочих) інструкціях (п. 4 Загальних положень Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХП); п. 4 Загальних положень Довідника кваліфікаційних характеристик професій робітників (ДКХПР), вміщених у Вип. 1 ДКХП).

Тож, під час оформлення результатів перевірки, інспектор праці зазначить в акті характер порушення і винесе припис щодо його усунення.

Питання: чи є порушенням недотримання кваліфікаційних вимог щодо стажу та освіти, визначених у кваліфхарактеристиці, при складанні посадової інструкції ?

Так, інспектор праці визнає це порушенням.

Вимоги до кваліфікаційних та спеціальних знань працівників, їх завдання, обов’язки та спеціалізація визначають за професійними стандартами або кваліфікаційними характеристиками професій працівників (ч. 8 ст. 96 КЗпП, ч. 8 ст. 6 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР).

Чи дотримує роботодавець означеної норми, контролює інспектор праці під час інспекційних відвідувань. Якщо інспектор праці виявить, що вимоги до працівника щодо освіти чи стажу роботи не відповідають вимогам у кваліфікаційній характеристиці, зафіксує це в акті та видасть припис на усунення порушень.

Вимоги до освітнього та освітньо-кваліфікаційного рівня, післядипломної освіти й мінімальні вимоги до стажу роботи визначено в розділі «Кваліфікаційні вимоги» кваліфікаційної характеристики ( п. 3.3 Загальних положень розд. 1 Вип. 1 ДКХП). При складанні посадової (робочої) інструкції роботодавець не може змінювати вимоги до рівня освіти, проте може збільшити стаж.

Питання: чи є порушенням, якщо на підприємстві не реєструють посадові інструкції ?

Необліковування посадових (робочих) інструкцій — порушення. Реєстраційний індекс — обов’язковий реквізит будь-якого документа, складеного на підприємстві.

Службовий документ, отриманий підприємством або створений ним, зокрема для внутрішнього користування, вважається внесеним до документаційного фонду підприємства з моменту його реєстрації (п. 1 розд. 3 гл. 3 Правил № 1000/5).

УВАГА! Документ, створений, але не зареєстрований, — не має юридичної сили і не обов’язковий для виконання. За формальними ознаками інспектор праці має право вважати, що на підприємстві відсутні посадові (робочі) інструкції, тож є порушення законодавства про працю.

Є й інша небезпека. Працівник погано виконує посадові обов’язки. Роботодавець звільняє його за систематичне невиконання без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором (п. 3 ч. 1 ст. 40 КЗпП). Обізнаний працівник оскаржить звільнення, оскільки незареєстрована посадова (робоча) інструкція не внесена до документаційного фонду підприємства, а тому не обов’язкова для виконання.

Використані матеріали публікація Системи «Eкспертус Медзаклад»

Автор: Ірина Іванченко, експерт із кадрових питань, Київ

Інформація актуальна станом на 27.02.2023