Прийом на роботу до закладу охорони здоров’я – дії кандидата на посаду і обов’язки відділу кадрів

Особа, що працевлаштовується - кандидат, повинна у заяві викласти основні побажання про роботу та обов’язково — чи це буде основна робота, чи сумісництво.

(Основне місце роботи - місце роботи, де працівник працює на підставі укладеного трудового договору, та визначене ним як основне згідно з поданою заявою (до відкликання) та відомостями, що обліковуються в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру на її підставі (п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI).

Сумісництвом вважається виконання працівником, крім основної, іншої оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час на тому самому або іншому підприємстві, в установі, організації або у роботодавця - фізичної особи. (ст. 102-1 «Оплата праці за сумісництвом» Кодексу Законів про працю України)

У заяві кандидат вказує на побажання, яке є основою домовленості з майбутнім роботодавцем — посаду, дату працевлаштування, особливості трудового договору. Наприклад:

• строковий трудовий договір;
• неповний робочий час;
• нефіксований робочий час;
• дистанційна робота;
• надомна робота;
• спрощений режим регулювання трудових відносин;
• графік роботи;
• випробування;
• способи ознайомлення та обміну документами під час воєнного стану.

( зразок заяви про прийняття на роботу – див.додаток)

Роботодавець ухвалює рішення, яке вказує в резолюції на заяві. Кадровик готує проєкт письмового трудового договору (за необхідності) та наказу. Дотримання цієї процедури - це підтвердження угоди між працівником та роботодавцем про укладення трудового договору і виконання  вимоги Закону про ЄСВ і пункту 3-1 частини 2 статті 16 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 № 1058-IV.

Проте перед прийняттям рішення і підготовку наказу необхідно перевірити документи, які подають під час прийняття на роботу.

Згідно вимог  статті 24 КЗпП кандидат на роботу подає: 

• паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
• трудову книжку (якщо є) або відомості про трудову діяльність із реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (норма про реєстр діє після 10.06.2021 року).

У випадках, передбачених законодавством, кандидат додатково подає документи:

• про освіту (спеціальність, кваліфікацію);
• стан здоров’я;
• військовий облік;
• інші.

Наголошуємо на необхідності уваги до особливостей прийому на роботу призовників, військовозобов’язаних, резервістів, що обумовлено вимогами законодавства у сфері військового обліку. Такі додаткові вимоги встановлює Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі — Порядок). 

Роботодавець при прийнятті на роботу зобов’язаний перевірити наявність:

1. Військово-облікового документа (якщо такого документа кандидат надати не може – приймати на роботу роботодавець не має права).

2. Відмітки у військово-обліковому документі про взяття на військовий облік у районному/міському територіальному центрі комплектування та соціальної підтримки ( далі — ТЦК), органі СБУ чи підрозділі Служби зовнішньої розвідки. (підстава — абзац другий пункту 34 Порядку).

Призовники, військовозобов’язані та резервісти повинні перебувати на військовому обліку за задекларованим (зареєстрованим) місцем проживання (пп. 1 п. 1 Правил військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, Додаток 2 до Порядку).

Види військово-облікових документів визначає пункт 20 Порядку. Який саме документ має надати особа, визначають за видами військово-облікових документів та віком, до якого їх надають для прийняття на роботу.

Військово-облікові документи, які мають надати чоловіки:

Роботодавець може не вимагати військово-облікові документи лише у чоловіків старших за 60 років. Такі чоловіки невійськовозобов’язані, оскільки досягли граничного віку перебування в запасі. Виняток — вищий офіцерський склад, який перебуває у запасі до 65 років. Вірогідність, що прийде працевлаштовуватися така особа невелика, тому рекомендують орієнтуватися на вік 60 років. 

Врахуйте також, що інвалідність, встановлена особі, не дає підстав автоматично вважати, що вона не придатна до військової служби і не повинна перебувати на військовому обліку. Свідченням того, що громадянин не перебуває на військовому обліку – є запис у військово-обліковому документі про те, що особу було виключено з обліку. (особливості виключення та зняття з військового обліку описані в Законі України «Про військовий обов’язок і військову службу» від 25 березня 1992 року №2232).

Якщо у військово-обліковому документі відмітка про взяття на облік ТЦК не за місцем реєстрації проживання – можна приймати на роботу, але це означає, що кандидат на посаду порушив норми по облік. Після прийняття працівника на роботу і внесення до відповідного списку персонального військового обліку (у перші 5 днів) необхідно надіслати  повідомлення про зміну облікових даних до ТЦК, у якому працівник перебуває на обліку (упродовж 7 днів після наказ про прийняття на роботу).

А працівника необхідно письмово повідомити, що він має привести військово-обліковий документ у належний стан, при цьому визначити у цьому повідомленні розумний строк, у який працівник має надати вам військово-обліковий документ без недоліків. Якщо працівник не відреагує на повідомлення, а ТЦК, до якого подали повідомлення про зміну облікових даних, не викличе працівника, — надсилають лист до обох ТЦК - в якому працівник перебуває на обліку і в якому має перебувати. У листах зазначають, що є призовник чи військовозобов’язаний або резервіст, який перебуває на обліку в ТЦК не за задекларованим (незареєстрованим) місцем проживання, і йому письмово роз’яснили, що необхідно усунути порушення і потребуєте допомоги в усуненні порушення.

Щодо жінок, які мають медичну або фармацевтичну спеціальність – з 26 жовтня 2022 року, після того як набув чинності Закон України від 07.10.2022 № 2664, яким внесені зміни до Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу», вони мають ставати на військовий облік - тобто Законом №2664 встановлено добровільну постановку на військовий облік для жінок, за винятком тих жінок, які здобули медичну або фармацевтичну спеціальність.

Причому за умов - жінка не досягла 60 років, а військово-лікарська комісія (ВЛК) визнала жінку придатною до військової служби за станом здоров’я. Водночас кінцевий термін взяття жінок на військовий облік не визначено.

Починаючи з січня 2023 року, заклади освіти за 2 місяці до закінчення навчання повідомляють ТЦК СП про жінок, які здобувають медичну або фармацевтичну спеціальність. На підставі зазначеної інформації ТЦК СП оформлюють жінкам тимчасові посвідчення військовозобов’язаних. В 7-денний строк з дня отримання тимчасових посвідчень жінки повинні звернутись до ТЦК СП за місцем проживання для взяття на військовий облік.

Таки чином, жінки, які до 30 грудня 2022 року отримали медичну, фармацевтичну освіту та не перебували на військовому обліку, зможуть працевлаштуватися без надання роботодавцю військового квитка до 31 грудня 2026 року. Керівники установ та організацій повідомляють ТЦК та СП про жінок, які у них працюють та які здобули освіту за медичною або фармацевтичною спеціальністю і які не перебувають на військовому обліку.

З моменту взяття на військовий облік на жінок поширюються вимоги законодавства щодо прав та обов’язків військовозобов’язаних (наприклад, з’являтися за викликом до ТЦК СП, повідомляти про зміну місця проживання тощо). Жінки виконують військовий обов’язок на рівних засадах із чоловіками (за винятком випадків, передбачених законодавством з питань охорони материнства та дитинства, а також заборони дискримінації за ознакою статі).

Кандидату також пропонують надати документи, що засвідчують право на пільги, гарантії, компенсації. Наприклад:

• посвідчення учасника ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС або посвідчення особи, що постраждала внаслідок аварії на ЧАЕС;
• посвідчення ветерана війни — учасника бойових дій, учасника війни або члена родини загиблого/померлого учасника бойових дій;
• документ, що засвідчує встановлення дитині інвалідності, наприклад копію пенсійного посвідчення;
• свідоцтва про народження дітей тощо.

Так, лише пропонують, адже вимагати від кандидата документи, що підтверджують право на пільги, не можна. Працівник відділу кадрів повинен роз’яснити, якими документами можна підтвердити це право і запропонувати їх надати.

Якщо працівник буде матеріально відповідальною особою, попередьте майбутнього працівника, що укладатимете з ним договір про повну матеріальну відповідальність 

Не можна укладати трудовий договір із громадянином, якому за медичним висновком запропонована робота протипоказана за станом здоров’я (ч. 7 ст. 24 КЗпП).  Тому на попередній медогляд направляють кандидата віком до 21 року або такого, що працюватиме на важких роботах, роботах зі шкідливими чи небезпечними умовами праці або там, де є потреба у професійному доборі. У заяві такий кандидат повинен вказати дату прийняття на роботу з розрахунком, щоб до дати прийняття встигнути пройти медогляд. Якщо за результатами медогляду кандидат має протипоказання до роботи, його письмово повідомляють, що не його не можна працевлаштувати (також є право відмовити у прийнятті на роботу кандидату, який у визначений термін не пройшов медогляд без поважної причини).

Принагідно нагадаємо, що згідно ст.22 КЗпП на вимогу особи, якій відмовлено в прийнятті на роботу, власник або уповноважений ним орган, фізична особа, яка використовує найману працю, зобов’язані письмово повідомити про причину такої відмови. 

При цьому в повідомленні обовʼязково вказують, що роботодавець має право вільного вибору серед кандидатів на зайняття робочого місця (посади) і ознайомлений з нормами ст.22 КЗпП, згідно яких забороняється необґрунтована відмова у прийнятті на роботу, тобто відмова без будь-яких мотивів або з підстав, що не стосуються кваліфікації чи професійних якостей працівника, або з інших підстав, не передбачених законом. 

Наступним кроком має бути визначення форми трудового договору. Адже стаття 24 КЗпП встановлює випадки, коли потрібно обов’язково укладати письмовий трудовий договір. Одразу ж зауважимо, що під час воєнного стану роботодавець може укладати усні трудові договори з усіма працівниками.

Та все ж нагадаємо, що згідно з частиною першою ст.24 КЗпП додержання письмової форми є обов'язковим:

1) при організованому наборі працівників;

2) при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров'я;

3) при укладенні контракту;

4) у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі;

5) при укладенні трудового договору з неповнолітнім (стаття 187 цього Кодексу);

6) при укладенні трудового договору з фізичною особою;

6-1) при укладенні трудового договору про дистанційну роботу або про надомну роботу;

6-2) при укладенні трудового договору з нефіксованим робочим часом;

7) в інших випадках, передбачених законодавством України.

Письмовий трудовий договір складають у двох примірниках, його підписує роботодавець та працівник, і реєструють у Журналі реєстрації письмових трудових договорів. Один примірник договору видають під підпис працівнику.

В реальному житті в КНП є лише поодинокі випадки укладення трудового договору у письмовій формі на вимогу працівника. А різниця між правами та обов’язками працівника з усним чи письмовим трудовим договором відсутня — вона лише у документі, що слугує підставою для наказу про прийняття на роботу. Усним трудовим договором у практиці трудового права називають прийняття на роботу на підставі заяви працівника. Письмовим — на підставі документа з назвою «Трудовий договір».

Зауважимо, що у колективному договорі можна встановити додаткові категорії працівників, з якими укладають письмові трудові договори, або ж навіть, що письмові трудові договори укладають із кожним працівником.

Наступний етап - наказ про прийняття на роботу. На підставі заяви працівника, а якщо укладали письмовий договір — то й на підставі нього, видають наказ про прийняття на роботу.

Наказ оформляють за типовою формою № П-1 або за формою, відмінною від типової.(див. додаток 2).

У наказі про прийняття обов’язково вказують розмір посадового окладу (місячної тарифної ставки) - формулювання « з оплатою згідно зі штатним розписом» — порушення. Адже штатний розпис КНП містить інформацію щодо посадових окладів (тарифних ставок) і обов’язку ознайомлювати працівника зі штатним розписом до того, як він почав виконувати роботу за укладеним трудовим договором немає). Окрім того, на більшості підприємств штатний розпис належить до документів з обмеженим доступом і не призначений для оприлюднення. З іншого боку - типова форма № П-1 зобов’язує вказувати розмір посадового окладу (тарифної ставки) – вона містить розділи «Оклад, тарифна ставка ___ грн ___ коп.», «Доплата за _____ грн ___ коп.», «Надбавка ___ грн ___ коп.». Тому навіть за умови, що накази складають за формами, відмінними від типових, у наказі про прийняття на роботу обов’язково повинна бути інформація про умови оплати праці працівника.

Якщо робоче місце — атестоване, а умови праці — несприятливі, про це вказують у наказі незалежно від того, за якою формою його склали. Щоб скласти текст наказу, орієнтуються на відомості із розділу ІІІ Карти умов праці, складеної за результатами атестації робочих місць.

Послідовність дій: 

1. Роботодавець підписує наказ.

2. Наказ реєструють в Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання з вказаною на наказі даті реєстрації та реєстраційним номером (індекс).

4. До початку роботи працівника ознайомлюють з наказом під підпис.

5. Інженер з охорони праці повинен провести вступний інструктаж і зробити відмітку про це на наказі. ( До початку роботи за укладеним трудовим договором роботодавець зобов’язаний проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони (ст. 29 КЗпП). Спеціаліст служби охорони праці робить запис про проведення вступного інструктажу в журналі реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці. Журнал зберігає служба охорони праці. Спеціаліст служби охорони праці може на зворотному боці наказу про прийняття на роботу, оформленому на бланку типової форми № П-1, від руки внести запис про проведення вступного інструктажу з особою, що приймається на роботу. Відмітку можна розташувати як на зворотному боці наказу, так і на лицьовому — нижче реквізитів «Підпис» та «Відмітка про ознайомлення з наказом» (за наявності вільного місця).

6. Копію наказу передають бухгалтеру.

До того, як працівник стане до роботи, повідомте Державну податкову службу (ДПС) про прийняття працівника на роботу.

Після цього, до початку роботи,  інформують працівника про умови трудового договору - ознайомлюють:

• з наказом про прийняття на роботу;
• ПВТР;
• колдоговором, якщо є;
• посадовою чи робочою інструкцією;
• іншими локальними актами, наприклад Інструкцією з діловодства, Положенням про відрядження, Положенням про захист персональних даних.

Із локальними актами ознайомлюють працівника під підпис або іншим способом, передбаченим трудовим договором (ч. 1 ст. 29 КЗпП).

Після оформлення прийняття на роботу працівника під особистий підпис також потрібно ознайомити з правилами військового обліку (згідно норм Додатку 2 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30 грудня 2022 р. № 1487). Виконання цієї норми з’ясовують при перевірці (п. 4 Додатку 31 до Порядку). 

До відповідного списку персонального військового обліку та відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів у строк п’ять днів вносять інформацію про прийняття (п. 41 Порядку).

Нарешті роз’ясніть працівнику підстави для оброблення його персональних даних, склад і зміст зібраних персональних даних, мету збору персональних даних, повідомте про осіб, яким передаватимуть його персональні дані (п. 2 ст. 12 Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI).

Враховуйте, що після 1 квітня 2014 року роботодавцю не потрібна згода працівника, щоб обробляти його персональні дані

Насамкінець на працівника заповнюють особову картку П-2, формують особову справу.

На вимогу працівника вносять до трудової книжки запис про прийняття на роботу. 10 червня 2021 року вступив в дію Закон України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі – Закон). 

Після вступу у законну силу Закону працівник подаватиме роботодавцю трудову книжку лише у разі її наявності, або подаватиме відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Тобто особа самостійно обиратиме, які відомості подавати: чи трудову книжку (при її наявності) чи відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб. Власне, відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування це і є «електронна трудова книжка».

Закон надає право працівнику заявляти вимогу (обов’язкову для роботодавця) про оформлення паперової трудової книжки. Відповідно до ст. 48 КЗпП України, паперова трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

Якщо за раніше чинним законодавством трудова книжка зберігалася у роботодавця, то після 10.06.2021 така трудова книжка зберігається у працівника.

Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Відомості про трудову діяльність працівників, які вже працювали до 10.06.2021 протягом 5-ти років, після 10.06.2021 включатимуться Пенсійним фондом до Реєстру застрахованих осіб на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку передбаченому Порядком обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, який затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.2019 № 1084.

Така інформація вноситься з даних трудових книжок, скановані копії яких подають або роботодавці, або самі застраховані особи. Але для цього необхідним є наявність актуального кваліфікованого електронного підпису.

Після передачі таких відомостей до реєстру застрахованих осіб наявні у роботодавців паперові трудові книжки видаватимуться працівникам на руки особисто під підпис.

Якщо трудові книжка не оцифрована і відомості не передані до реєстру застрахованих осіб, то при прийнятті на роботу особа повинна надати трудову книжку.

Також роботодавець буде зобов’язаний видати належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким укладено трудовий договір до 10.06.2021 та який звільняється до завершення процедури включення даних з неї до Реєстру застрахованих осіб, у день звільнення.

Якщо працівник працевлаштовується вперше і не має трудової книжки — її оформлюють її протягом п’яти днів після прийняття на роботу, якщо про це просить працівник (ч. 2 ст. 48 КЗпП). Поради експертів – бажано, щоб працівник висловив таке бажання у заяві.

Додатки: варіант заяви про прийняття на роботу, вимоги до оформлення заяви, варіант наказу про прийом на роботу, типова форма наказу про прийняття на роботи - Типова форма № П-1.

Додаток 1

Директору ТОВ «Усе буде добре»

Костянтину ДОБРОДІЮ

Соколенка Василя Миколайовича,

зареєстрованого за адресою:

вул. Будівельників, 13, кв. 27,

м. Київ; тел.: +38 (066) 230-22-78

Паспорт: серія МЕ № 625346,

виданий  Деснянським РУ ГУ

МВС України в м. Києві 20.09.2003

РНОКПП: 2237549345

ЗАЯВА

Прошу прийняти мене на посаду економіста фінансового відділу з 18 грудня 2023 р. за основним місцем роботи з випробуванням строком три місяці.

15.12.2023 Соколенко

Як оформляти заяви про прийняття на роботу.

Заява — це письмове офіційне повідомлення і (або) прохання, що подають на ім’я посадової особи, як правило, керівника підприємства. Заяви належать до організаційних документів.

Оформляють заяву згідно з Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163:2020» (далі — ДСТУ 4163:2020), прийнятим наказом ДП «Український науково-дослідний i навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5).

Заяву оформлюють на комп’ютері. Писати заяву власноруч можна, але на сьогодні радше як виняток. (до відома – згідно п. 7.1 ДСТУ 4163:2020 документи виготовляють за допомогою комп’ютерної техніки. Дозволено оформлювати рукописним способом окремі заяви, пояснювальні, доповідні записки, авторами яких є посадові та інші фізичні особи)

Бажано використовувати уніфіковані форми – вони вміщені до Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленого протоколом Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.2.2015 № 7 ( далі — Збірник форм ОРД). Наприклад, у Збірнику форм ОРД є уніфікована форма заяви працівника, заяви громадянина

Працівники часто пишуть заяви від руки на чистому аркуші паперу формату А4. Але експерти радять виготовити трафаретні бланки окремих видів заяв. 

Правила оформлення заяв:

1. Заяву адресують керівнику юридичної особи, найменування юридичної особи має бути складовою частиною найменування посади адресата, яке зазначають у давальному відмінку. А самого адресата вказуємо у форматі — власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ в давальному відмінку.

2. У відомостях про себе працівник зазначає: найменування посади та структурного підрозділу, власне ім’я та прізвище в родовому відмінку; у заяві про прийняття на роботу — прізвище, ім’я та по батькові заявника в родовому відмінку, адресу реєстрації, контактний номер телефону, серію і номер паспорту, ким і коли паспорт виданий, реєстраційний номер облікової картки платника податків.

3. Заявник наводить кожен елемент адресата та відомостей про себе з окремого рядка.

4. Слово «Заява» вказують центровано над текстом документа, заголовок до тексту заяви не складають.

5. До заяви можна додавати інші документи: копії дипломів, довідки-виклики з навчальних закладів, медичні довідки. Про додатки заявник вказує у відмітці нижче тексту.

6. За потреби заяву візують посадові особи: керівник підрозділу, де працює заявник, керівник кадрової, фінансової чи юридичної служби.

7. Під текстом заяви або відміткою про додатки заявник власноруч проставляє в одному рядку дату та особистий підпис: ліворуч — дата заяви, праворуч — особистий підпис.

8. Розшифровувати підпис заявнику не треба, оскільки він вже вказав прізвище, повне ім’я та по батькові у відомостях про заявника. Підпис заявник проставляє власноруч.

Реєструвати заяви не лише можна, але й бажано: про пройом на роботу - у Журналі реєстрації внутрішніх документів або Журналі реєстрації заяв. Головне призначення реєстрації — надати документу юридичної сили, тобто підтвердити факт його створення або одержання.  Реєстраційний індекс заяви, як правило, збігається з порядковим номером за Журналом реєстрації заяв.

Радимо доповнювати реєстраційний номер літерним індексом відповідно до виду заяви - наприклад: про прийняття на роботу - Індекс – п.

Додаток 2

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ

«УСЕ БУДЕ ДОБРЕ»

(ТОВ «УСЕ БУДЕ ДОБРЕ»)

Код ЄДРПОУ 12345678

НАКАЗ

15.12.2023                       Київ                             № 277/к/тр

Про прийняття на роботу

Василя Соколенка

ПРИЙНЯТИ:

СОКОЛЕНКА Василя Миколайовича на посаду економіста фінансового відділу з 18 грудня 2023 р. за основним місцем роботи з посадовим окладом 15 500 грн на місяць, з випробуванням строком три місяці.

Підстава: заява Василя Соколенка від 15.12.2023, зареєстрована за № 319.

Директор          Добродiй                   Костянтин ДОБРОДІЙ 

З наказом ознайомлений:

Соколенко Василь СОКОЛЕНКО

15.12.2023

Відмітка про проведення вступного інструктажу