Прийняття на роботу

Прийняття на роботу

Крок 1. Подання документів при прийнятті на роботу

Перед укладанням трудового договору перевіряють необхідні документи та їх легітимність. Відповідно до статті 24 КЗпП при укладанні трудового договору потрібно подати:

  • паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
  • трудову книжку.

У випадках, передбачених законодавством, також подаються:

  • документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію);
  • документ про стан здоров’я;
  • інші документи.

Під час перевірки документів перевіряють, чи прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, зазначені у документах, збігаються з прізвищем, ім’ям, по батькові та датою народження, зазначеними в паспорті.

Якщо у наданих документах є розбіжності з даними, зазначеними у паспорті, внаслідок граматичних або технічних помилок, особа повинна звернутися у відповідний орган для видачі нових документів або їхніх дублікатів з достовірними відомостями. В довідку до акту огляду МСЕК мають бути внесені виправлення;

У випадку, якщо в документі про освіту (кваліфікацію), довідці до акту огляду МСЕК та в індивідуальній програмі реабілітації інваліда є розбіжності з даними, зазначеними у паспорті, внаслідок зміни особою прізвища, імені та по батькові, особа повинна надати документ, який підтверджує такі зміни (свідоцтво про шлюб, або свідоцтво про розірвання шлюбу, або свідоцтво про зміну імені), видані відповідним державним органом реєстрації актів цивільного стану. Військовий квиток особи обміну не підлягає, до нього мають бути внесені виправлення відповідним військовим комісаріатом.


Крок 2. Роз’яснення пільг, гарантій і компенсацій

При укладанні трудового договору необхідно з’ясувати, чи не належить майбутній працівник до пільгових категорій. При цьому роз’яснюють відповідні права і пропонують подати документи, що їх засвідчують, наприклад:

-        посвідчення учасника ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС (або посвідчення особи, що постраждала внаслідок аварії на ЧАЕС);

-        посвідчення ветерана війни (зокрема, учасника бойових дій, учасника війни або члена родини загиблого (померлого) учасника бойових дій);

-        документ, що засвідчує встановлення дитині інвалідності, наприклад, копія пенсійного посвідчення;

-        свідоцтва про народження дітей тощо.

Ці та інші документи, що підтверджують право особи на пільги, не є обов’язковими для подання, тому працівник кадрової служби не вправі вимагати їх, але повинен роз’яснити особі, якими документами можна підтвердити право на пільги і запропонувати подати необхідні документи.


Крок 3. Попереднє ознайомлення з графіком і режимом роботи, з умовами праці

Майбутнього працівника інформують про наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, можливі наслідки їх впливу на здоров’я та про права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах.


Крок 4. Визначення необхідності в попередньому медичному огляді та строків проходження огляду

Відповідно до статей 169 КЗпП, статті 17 Закону України «Про охорону праці» вiд 14.10.1992 № 2694-XII роботодавець зобов’язаний за свої кошти організувати проведення попереднього (при прийнятті на роботу) і періодичних (протягом трудової діяльності) медичних оглядів працівників, зайнятих на важких роботах, роботах із шкідливими чи небезпечними умовами праці або таких, де є потреба у професійному доборі.

Попередньому медичному оглядові при прийнятті на роботу підлягають усі особи віком до 18 років та ті особи віком до 21 року, які за останні 12 місяців перед прийняттям на роботу не проходили щорічний медичний огляд (ст. 191 КЗпП).

Перелік посад, професій та видів робіт, для яких встановлюються обов’язкові попередні медичні огляди, та порядок їх проведення визначається нормативними актами та має бути зафіксований в колективному договорі.

Якщо видано медичний висновок, згідно з яким запропонована робота протипоказана за станом здоров’я, роботодавець повинен відмовити особі у працевлаштуванні на підставі частини третьої статті 22 і частини шостої статті 24 КЗпП. Згідно з ними заборонено укладати трудовий договір із громадянином, якому за медичним висновком запропонована робота протипоказана за станом здоров’я.


Крок 5. Укладання трудового договору

КЗпП припускає можливість укладання трудових договорів як в письмовій, так і в усній формі, але встановлює перелік випадків, коли трудовий договір обов’язково укладається в письмовій формі.

Додержання письмової форми є обов’язковим в наших умовах:

  • при укладенні контракту;
  • коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі;
  • при укладенні трудового договору з неповнолітнім.

Колективним договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку може бути розширено перелік випадків, коли трудові договори укладаються в письмовій формі, і взагалі може бути встановлено обов’язковість укладання трудових договорів виключно в письмовій формі.

Найчастіше укладаємо трудовий договір в усній формі

Якщо трудовий договір укладають у письмовій формі — заяву не потрібно складати. Якщо форма трудового договору усна — заява обов’язкова.

Наказ про прийняття на роботу без заяви не підтверджує того, що між працівником і роботодавцем є угода про працю.

Тому при укладенні трудового договору в усній формі працівник має написати заяву та зазначити в ній:

  • посаду, на якій бажає працювати;
  • дату виходу на роботу;
  • особливості трудового договору — сумісництво, строковий трудовий договір, неповний робочий час тощо).

Роботодавець ухвалює рішення, яке зазначає в резолюції на заяві. Відтак кадровик готує проект наказу. Якщо дотримаєте цієї процедури, матимете підтвердження угоди між працівником та роботодавцем про укладення трудового договору.

Заява має містити всі реквізити, передбачені Збірником уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленим протоколом засідання Методичної комісії Держкомархіву від 20.06.2006 № 3.

Обов’язкові реквізити заяви:

  • адресат;
  • відомості про заявника;
  • назва виду документа;
  • текст документа;
  • дата документа;
  • підпис.

Правила оформлення заяви про прийняття на роботу:

  • прізвище, ім’я та по батькові заявника зазначають у родовому відмінку під реквізитом «Адресат» у правій верхній частині заяви;
  • відомості про заявника містять домашню адресу, номер телефону, паспортні дані, ідентифікаційний код;
  • кожен елемент відомостей про заявника оформлюють з нового рядка;
  • назву виду документа пишуть по центру над текстом документа — у заяві, оформленій у довільній формі;
  • інформацію в тексті заяви подають стисло й конкретно;
  • заявник може додавати до заяви необхідні документи (копії дипломів, копія ідентифікаційного коду, копія довідки до акту огляду МСЕК, індивідуальна програма реабілітації інваліда та ін.), про них зазначають у реквізиті «Додатки» під текстом;
  • дату та підпис заявник проставляє власноруч;
  • розшифрування особистого підпису заявника не вимагається, оскільки прізвище, ім’я та по батькові зазначені у відомостях про заявника.


Крок 6. Роз’яснюємо підстави для обробки персональних даних, повідомляємо про права у сфері захисту персональних даних, володільця та мету збору даних, третіх осіб, яким можуть передаватися персональні дані

Працівник кадрової служби роз’яснює претенденту на посаду порядок оформлення прийняття на роботу, у т. ч. підстави для обробки персональних даних відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI (далі — Закон № 2297). Також необхідно повідомити особу про те, що володільцем персональних даних, які збираються, є заклад охорони здоров’я, роз’яснити склад та зміст зібраних персональних даних, мету збору персональних даних, повідомити про осіб, яким передаватимуться персональні дані після укладення трудового договору (п. 2 ст. 12 Закону № 2297).

Після змін, внесених до Закону № 2297, які набрали чинності 01.01.2014, згода працівника на обробку його персональних даних не вимагається.


Крок 7. Видання наказу про прийняття на роботу та повідомлення ДФС про прийняття працівника

Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому КМУ (ч. 3 ст. 24 КЗпП).1

Підставою для видання наказу буде трудовий договір, укладений у письмовій формі, або заява працівника про прийняття на роботу з відповідною резолюцією керівника організації.

Наказ про прийняття на роботу може бути оформлено одним зі способів:

  • за типовою формою № П-1;
  • на спеціальному бланку (так званому бланку наказів);
  • на загальному бланку організації.

У разі оформлення наказу за формою, відмінною від типової (на спеціальному чи загальному бланку), важливо зберегти всі показники, необхідність яких передбачена типовою формою.

Після підписання наказу керівником, наказ реєструють у Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання.

Працівник повинен бути ознайомлений з наказом під підпис. Після ознайомлення працівника з наказом про прийняття на роботу цей документ долучають до справи з наказами з кадрових питань тривалого строку зберігання. Копію наказу про прийняття працівника на роботу передають до бухгалтерії.

У наказі про прийняття, зокрема обов’язково зазначають:

  • повну дату фактичного виходу працівника на роботу — число, місяць, рік;
  • розмір посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

При укладанні з працівником трудового договору роботодавець має довести до його відома умови оплати праці, розміри, порядок і строки виплати заробітної плати, а також підстави, згідно з якими можуть провадитися відрахування у випадках, передбачених законодавством (ч. 1 ст. 29 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР).

Якщо вказати в наказі про прийняття на роботу тільки — «з оплатою згідно із штатним розписом» - це порушення законодавства.

Оскільки типова форма № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу» містить розділи «Оклад, тарифна ставка ___ грн ___ коп.», «Доплата за _____ грн ___ коп.», «Надбавка ___ грн ___ коп.», то навіть за умови, що накази складають за формами, відмінними від типових, у наказі про прийняття на роботу обов’язково повинен міститися інформація про умови оплати праці працівника.

Тому роботодавець має видати наказ про прийняття особи на роботу (призначення на посаду), в якому відповідно до штатного розпису вказати розмір окладу (тарифної ставки), а також розмір надбавок і доплат у разі їх встановлення.

До початку роботи за укладеним трудовим договором роботодавець зобов’язаний проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони (ст. 29 КЗпП).

Спеціаліст служби охорони праці або інший фахівець робить запис про проведення вступного інструктажу в:

  • журналі реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці. Журнал зберігає служба охорони праці або працівник, що відповідає за проведення вступного інструктажу;
  • наказі про прийняття працівника на роботу.

Спеціаліст служби охорони праці або інша особа, відповідальна за проведення вступного інструктажу, може на зворотному боці наказу про прийняття на роботу, оформленому на бланку типової форми № П-1, від руки внести запис про проведення вступного інструктажу з особою, що приймається на роботу. Відмітку можна розташувати як на зворотному боці наказу, так і на лицьовому — нижче реквізитів «Підпис» та «Відмітка про ознайомлення з наказом» (за наявності вільного місця).

Роботодавець зобов’язаний повідомити Державну фіскальну службу України (ДФС) про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому КМУ (ст. 24 КЗпП).

Порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу, затверджений постановою КМУ від 17.06.2015 № 413, не передбачає процедури підтвердження органами ДФС будь-якого юридичного факту, що впливатиме на оформлення прийняття на роботу.

Якщо робоче місце — атестоване, а умови праці — несприятливі, про це вказують у наказі незалежно від того, за якою формою його склали.

Щоб скласти текст наказу, орієнтуйтеся на відомості із розділу ІІІ Карти умов праці, складеної за результатами атестації робочих місць.


Крок 8. Оформлення особової картки за формою № П-2

Особова картка працівника є основним обліковим документом працівника організації. Особові картки ведуться за типовою формою № П-2.

Особові картки ведуться на всіх працівників, що працюють за трудовими договорами незалежно від форми працевлаштування (основна чи за сумісництвом, у т. ч. при внутрішньому сумісництві), строковості трудового договору (безстроковий чи строковий) та встановленої тривалості робочого часу (нормальна, скорочена тривалість робочого часу, неповний робочий час).

Інформація про працівника вноситься до особової картки працівником кадрової служби на підставі оригіналів особистих документів, наданих при укладанні трудового договору.

Для військовозобов’язаних та призовників слід оформити ще один примірник особової картки, який вміщується до картотеки військового обліку (ця картотека формується окремо від картотеки особових карток працівників організації). Про прийняття працівника, який є військовозобов’язаним, слід повідомити військовий комісаріат за місцезнаходженням організації.


Крок 9. Оформлення договору про повну матеріальну відповідальність

Письмові договори про повну матеріальну відповідальність можуть бути укладені організацією з працівниками (що досягли 18-річного віку), які обіймають посади або виконують роботи, безпосередньо пов’язані із зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих їм цінностей (ст. 135-1 КЗпП). Перелік таких посад і робіт, а також типовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність затверджено постановою Держкомпраці СРСР та Секретаріатом ВЦРПС «Про затвердження переліку посад і робіт, які заміщаються або виконуються працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, які були передані їм для збереження, обробки, продажу (відпуску), перевезення або застосування в процесі виробництва, а також типового договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність» від 28.12.1977 № 447/24.


Крок 10. Ознайомлення працівника з локальними нормативними актами

До початку роботи у перший робочий день працівника за укладеним трудовим договором роботодавець, відповідно до статті 29 КЗпП, зобов’язаний:

  1. роз’яснити працівнику його права і обов’язки та проінформувати під підпис про умови праці, наявність на робочому місці, де він буде працювати, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору;
  2. ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором, посадовою (робочою) інструкцією, іншими локальними нормативними актами, що регулюють трудові відносини та трудовий процес в організації;
  3. визначити працівнику робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;
  4. проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони.

Законодавством не встановлено форму ознайомлення працівників з локальними нормативними актами, тому кожен заклад охорони здоров’я обирає її самостійно.

Робоче місце визначають адресою в населеному пункті. А виконання роботи в інших населених пунктах оформлюють як відрядження або як роз’їзний характер роботи.

Якщо робота певних працівників має систематичний роз’їзний характер, роботодавець має право не оформлювати відрядження за двох умов:

  1. трудові договори цих працівників передбачають роз’їзний характер роботи;
  2. колдоговір визначає розмір і порядок доплат, інші гарантії та компенсації за роз’їзний характер роботи — зокрема, відшкодування витрат на проїзд та наймання житлового приміщення.


Крок 11. Допуск працівника до роботи

Працівник допускається до роботи після проходження всіх необхідних інструктажів та ознайомлення з локальними нормативними актами, у т. ч. й колективним договором, в день і в зміну, які визначені затвердженим графіком роботи організації (або структурного підрозділу, бригади, дільниці тощо).


Крок 12. Оформлення особової справи

Особова справа — це сукупність документів, що містять найповніші відомості про працівника, біографічні дані, зокрема, відомості про освіту, трудову діяльність, військову службу, сімейний стан, місце проживання, державні нагороди (відзнаки), заохочення, накладання і зняття стягнень та інші відомості.

Особова справа формується після укладення трудового договору та видання наказу про прийняття на роботу.

Особові справи ведуться в обов’язковому порядку лише для певних категорій працівників.


Крок 13. Оформлення трудової книжки

Працівник надає трудову книжку роботодавцю в день оформлення трудових відносин. ЇЇ обов’язково реєструють в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Для працівників, які працевлаштовуються не вперше, оформлення трудової книжки необхідно здійснювати на шостий день роботи (п. 1.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58; далі — Інструкція № 58).

Якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, її доповнюють вкладишем. Вкладиш вшивається до трудової книжки, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за основним місцем роботи працівника у такому ж порядку, що і трудова книжка (п. 3.1 Інструкції № 58).

Якщо працівник працевлаштовується вперше, слід оформити трудову книжку і внести запис про прийняття на роботу.

Із записом про прийняття на роботу працівника ознайомлюють під підпис в особовій картці П-2, в якій повторюється відповідний запис із трудової книжки (п. 2.5 Інструкції № 58).

Роботодавець першого дня вносить запис тільки до Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Роботодавець веде трудові книжки на всіх працівників, які працюють понад п’ять днів (ч. 2 ст. 48 КЗпП, ч. 1 п. 1.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58) – тому що може бути ситуація - працівник передумав працювати й другого-третього дня роботи домовився з роботодавцем звільнитися за угодою сторін. Тож працівник вправі пред’явити претензії до кадровика про те, що він не хотів мати запис у трудовій, а кадровик порушив норми Інструкції № 58.

05.10.2019

75
RSS
Немає коментарів. Ваш буде першим!
Завантаження...