ТОП-10 кейсів із наданння відпустки без збереження зарплати на період карантину та воєнного стану

КЕЙС 1

Онлайн оформлення продовження відпустки

? Чи може працівниця, яка перебуває за кордоном та знаходиться у відпустці без збереження зарплати на період дії воєнного стану, надіслати заяву на продовження відпустки на електронну скриньку організації?

Так, може.

Головне питання, як зафіксувати бажання працівниці піти у неоплачувану відпустку та згоду роботодавця надати таку відпустку, оскільки працівниця знаходиться закордоном.

Заява. Щодо заяви від працівниці, яка знаходиться за кордоном, то слід враховувати роз’яснення  НАДС від 16.03.2022. Так, оскільки законодавство не містить визначених форм та обсягів заяв, вони можуть бути складені в будь-якій формі, проте мають містити чітке, однозначне і зрозуміле волевиявлення заявника.

Наказ. Під час дії воєнного стану слід враховувати такі норми законодавства:

1) ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов'язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронного зв'язку. У такому разі підтвердженням ознайомлення вважається факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем та працівником (ч. 3 ст. 29 КЗпП);

2) у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником (ч. 2 ст. 7 Закону No 2136).

Отже, конкретний порядок обміну інформацією та кадровими документами має бути чітко прописаний у окремому наказі. Подбайте про його видання заздалегідь.

Далі наведемо кілька способів отримання заяви від працівниці та ознайомлення її з наказом за ступенем зменшення їх оптимальності.

1. Електронний документ + ЕЦП. Тобто, коли обмін документами здійснюється в електронній формі з використанням електронно-цифрового підпису (ЕЦП). Зауважимо, що зараз отримати ЕЦП не так складно, наприклад, через певні банківські установи чи застосунок «Дія».

2. Обмін фото/скан-копіями. Працівниця власноруч пише заяву, робить її фото і надсилає роботодавцю через e-mail або за допомогою месенджерів. Також працівниця може просто написати текстове повідомлення на корпоративну електронку чи месенджер (все залежить від встановленого на вашому підприємстві способу комунікації під час дії воєнного стану). Роботодавець роздруковує фото/скан-копію/тестове повідомлення та залишає в себе як «замінник» оригіналу. До речі, після повернення працівниця може надати оригінал такої заяви.

Далі роботодавець видає наказ, робить фото чи висилає скан-копію працівниці.

Працівниця роздруковує висланий наказ, підписує його, робить фото і знов висилає його роботодавцю. Інший варіант: працівниця в електронному листі зазначає свої прізвище, ім’я та по батькові, посаду та дату ознайомлення, а також пише «З наказом <...> ознайомлена».

Майте на увазі, що в цьому випадку ознайомлення із наказом варто зафіксувати у відповідному протоколі. Вкажіть причини, через які працівниця не може підписати наказ особисто, а також зобов’язання працівниці зробити це, коли виникне така можливість. Зауважте, що дата ознайомлення в такому разі не зміниться, однак, коли працівниця зможе поставити підпис особисто, доцільно в дужках біля підпису зазначити дату фактичного підписання документа.

3. Листування поштою. Працівниця пише заяву і відправляє роботодавцю. Однак цей спосіб залежить від територіального удалення працівниці та роботодавця та налагодженості поштового сервісу між країнами.

КЕЙС 2
Щорічна відпустка підчас неоплачуваної відпустки на період дії воєнного стану

? Працівник перебуває у відпустці без збереження заробітної плати на період дії воєнного стану за ч. 3 ст. 12 Закону No 2136. Чи може він скористатися щорічною основною відпусткою? Якщо так, як це оформити?

Так, може.

Однак слід враховувати, що чинним законодавством не передбачено надання двох видів відпусток одночасно. Працівник знаходиться у відпустці без збереження заробітної плати на період дії воєнного стану. Така відпустка надається на підставі ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки, ч. 3 ст. 12 Закону No 2136; ч. 2 ст. 84 КЗпП. Вона належить до відпусток без збереження зарплати (п. 5 ч. 1 ст. 4 Закону про відпустки).

У свою чергу, щорічна основна відпустка – це окремий вид відпусток (п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про відпустки). Правила надання такої відпустки викладені в ст. 6 Закону про відпустки. Отже, щоб надати щорічну основну відпустку слід припинити відпустку без збереження заробітної плати. Для цього працівник має написати заяву з проханням припинити відпустку без збереження заробітної плати на період дії воєнного стану. В заяві має бути зазначено так: «Прошу припинити відпустку без збереження заробітної плати на період дії

воєнного стану з 31.05.2023».

До речі, припинити неоплачувану відпустку можна достроково (див. Кейс 3).

Можливий і такий варіант: працівник припиняє відпустку без збереження зарплати на період дії воєнного стану, використовує щорічну основну відпустку, а потім знов пише заяву про надання неоплачуваної відпустку на період дії воєнного стану.

КЕЙС 3
Достроковий «фініш» неоплачуваної відпустки на період дії воєнного стану

? Працівниця 19.05.2023 р. написала заяву про продовження неоплачуваної відпустки на період дії воєнного стану до 17.08.2023 р. Однак 25.05.2023 р. виявила бажання припинити неоплачувану відпустку і стати до роботи з 29.05.2023 р. Чи можна припинити таку відпустку достроково?

Так, можна.

Нагадаємо, що наразі воєнний стан в Україні продовжено до 05:30 18.08.2023 р. (Указ Президента України від 01.05.2023 No 254/2023 «Про продовження строку дії воєнного стану в Україні», затверджений Законом України від 02.05.2023 No 3057-IX). При цьому відпустка без збереження заробітної плати на період дії воєнного стану може надаватися:

- на увесь період дії воєнного стану, відомого на час написання заяви. Наприклад, зараз – до 17.08.2023 р. (а з 18.08.2023 р. працівник має приступити до роботи);

- на визначений період часу, наприклад, «на 30 календарних днів», «до 30.06.2023» тощо, але у рамках дії воєнного стану.

Чинне законодавство не забороняє достроково припиняти таку відпустку. Тож, якщо роботодавець і працівниця дійшли згоди, то відпустка може бути припинена у будь-який момент. Зауважте, що обов’язок попередити роботодавця про дострокове припинення відпустки за 10 к.дн. стосується тільки дострокового припинення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами та для догляду за дитиною (ст. 179 КЗпП).

Щоб припинити неоплачувану відпустку працівниця має написати заяву:

«Прошу достроково припинити відпустку без збереження заробітної плати на період дії воєнного стану з 31.05.2023.».

Роботодавець видає наказ (розпорядження), яким вносить зміни до раніше виданого наказу про надання відпустки без збереження зарплати, де коригує дату закінчення і тривалість цієї відпустки.

КЕЙС 4
Неоплачувана відпустка на період дії воєнного стану надається з будь-якого дня

? Чи обов’язково неоплачувана відпустка на період дії воєнного стану має починатися з першого дня продовження воєнного стану? Якщо не надати відпустку з дня офіційного продовження воєнного стану, то потім вже нею неможна скористатися?

Ні, це не обов’язково.

Нагадаємо, що наразі воєнний стан в Україні продовжено до 05:30 18.08.2023 р. (Указ Президента України від 01.05.2023 No 254/2023 «Про продовження строку дії воєнного стану в Україні», затверджений Законом України від 02.05.2023 No 3057-IX).

На період дії воєнного стану працівнику може бути надана відпустка без збереження заробітної плати (ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки, ч. 3 ст. 12 Закону No 2136; ч. 4 ст. 12 Закону No 2136). Зауважимо, що така відпустка обмежена періодом дії відповідної обставини, яка є причиною для її надання. Тобто неоплачувана відпустка «на період війни» може максимально надаватися не більше, ніж на період встановленого воєнного стану. Також ця відпустка може бути припинена

достроково (див. Кейс 3). А от починатися така відпустка може у будь-який період.
Зокрема, не треба чекати наступного продовження дії воєнного стану, щоб надати таку відпустку працівнику. Офіційно воєнний стан продовжено з 05:30 20.05.2023 р. Але! Працівник може

реалізувати право на таку відпустку з будь-якої дати (та навіть з 16.08.2023 р. строком на 1 к.дн.). Зауважимо, що відпустка може починатися навіть з вихідного дня.

КЕЙС 5
Попередження про вихід на роботу після карантину: може і не бути

? Чи слід заздалегідь попередити про вихід на роботу, якщо буде скасовано карантин?

Ні, не треба.

Нагадаємо, що карантин продовжено до 30.06.2023 р. (постанова КМУ «Про встановлення карантину та запровадження обмежувальних протиепідемічних заходів з метою

запобігання поширенню на території України гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2» від 09.12.2020 р. No 1236 у редакції постанови КМУ від 25.04.2023 р. No 383). Водночас 05.05.2023 р. ВООЗ вирішила скасувати статус пандемії коронавірусу COVID-19. У свою чергу, Голова МОЗ В. Ляшко заявив, що уряд незабаром почне підготовку до скасування постанови про карантин. Отже, цілком ймовірна ситуація, що після 30.06.2023 р. карантин продовжено не буде.

Однак заспокоїмо: спеціально готуватися роботодавцям не треба. Якщо ваші працівники перебувають у відпустці без збереження заробітної плати на час карантину, то у вас гарантовано є відповідний наказ про надання відпустки. У такому наказі має бути зазначений строк, на який надається відпустка:

1) на період дії карантину, відомого на час написання заяви. Наприклад, зараз – до 30.06.2023 р.;

2) на визначений період часу, наприклад, «на 30 календарних днів», «до 31.05.2023» тощо.

У першому випадку останнім днем відпустки буде день офіційного скасування карантину. У другому – відповідна зафіксована дата. За загальним правилом наступного робочого дня працівник має автоматично приступити до роботи.

Зауважте, що з наказом про надання відпустки працівник має бути ознайомлений під підпис (або ж іншим затвердженим на підприємстві способом, наприклад, в електронній формі з накладенням кваліфікованих електронних підписів). Отже, працівник є проінформованим про дату закінчення відпустки. Не вихід на роботу на наступний робочий день без поважних причин може бути розцінений як прогул.

Таким чином, спеціально попереджати працівників про закінчення неоплачуваної карантинної відпустки та вихід на роботу, не треба.

КЕЙС 6
Про продовження неоплачуваної відпустки не повідомляють

? Чи слід повідомляти працівників про початок відпустки за свій рахунок на період дії воєнного стану у разі продовження такої відпустки?

Ні, не треба.

Норма про повідомлення працівника про початок відпустки міститься у ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону про відпустки. Зокрема, конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну. Як бачите, повідомляти слід про початок щорічної (основної та додаткової) відпустки, установленої графіком. Адже, зазвичай, у графіку відпусток зазначається тільки місяць початку відпустку, тоді як в повідомленні

уточнюється конкретна дата початку щорічної основної чи додаткової відпустки.

Неоплачувана відпустка на період дії воєнного стану не є щорічною відпусток. Таку

відпустку, вочевидь, не планують в графіку. Її надають на бажання працівника, тобто за заявою.

Отже і повідомляти немає про що.

Однак розглянемо порядок дій роботодавця, якщо воєнний стан продовжується і

працівник просить продовжити неоплачувану відпустку.

Ситуація. Працівниці було надано відпустку без збереження зарплати на період дії воєнного стану по 19.05.2023 р. Водночас працівниця виявила бажання продовжити неоплачувану відпустку і після 05:30 20.05.2023 р.

В цьому випадку чітко окреслено період надання неоплачуваної відпустки – по 19.05.2023 р. Тому, щоб продовжити неоплачувану відпустку, слід написати нову заяву, в якій зазначити нову дату початку і закінчення відпустки. Зважайте, що дата заяви про надання відпустки без збереження зарплати має бути не раніше дати набрання чинності відповідним Указом Президента України, яким встановлено новий строк дії воєнного стану. В разі згоди, керівник видає відповідний новий наказ.

КЕЙС 7
Мінімальний термін неоплачуваної відпустки на період дії воєнного стану не встановлено

? Чи можна надати відпустку на період дії воєнного стану тривалість 15 к.дн. чи в цьому випадку слід оформити неоплачувану відпустку «за сімейними обставинами»?

Так, можна.

Така відпустка обмежена дією воєнного стану. Наразі його продовжено до 05:30 18.08.2023 р. (Указ Президента України від 01.05.2023 No 254/2023 «Про продовження строку дії воєнного стану в Україні», затверджений Законом України від 02.05.2023 No 3057-IX). А от мінімальна тривалість відпустки без збереження заробітної плати на період дії воєнного стану не встановлена. Тож така відпустка може бути надана навіть на 1 к.дн.

Крім того, нагадаємо, що законодавством встановлено й інші підстави надання неоплачуваної відпустки:

- відпустка без збереження заробітної плати за сімейними обставинами та з інших причин (крім карантинної та на період діє воєнного стану). Підстава – ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки; ч. 2 ст. 84 КЗпП. Надається на строк, обумовлений угодою між працівником та власником або уповноваженим ним органом, але не більше 15 к. дн. на календарний рік;

- відпустка без збереження заробітної плати, що надається працівникові в обов’язковому порядку. Підстава – ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки; ч. 1 ст. 84 КЗпП. Вичерпний перелік випадків, коли така відпустка надається в обов’язковому порядку і її максимальна тривалість визначені у ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки;

- відпустка без збереження заробітної плати працівнику, який виїхав за межі території України або набув статусу внутрішньо переміщеної особи. Підстава – ч. 4 ст. 12 Закону No 2136. Надається на строк, зазначений у заяві працівника, але не більше, ніж на 90 к. дн.;

- відпустка без збереження заробітної плати на період дії карантину. Підстава – ч. 1 та 3 ст. 26 Закону про відпустки, ч. 2 та 3 ст. 84 КЗпП, а також постанови КМУ, якими встановлюється період карантину.

Майте на увазі, що кожну підставу, в тому числі, визначену ст. 25 Закону про відпустки, треба враховувати окремо. Тож використання відпустки без збереження зарплати за однією підставою НЕ позбавляє працівника можливості отримати відпустку без збереження зарплати за іншими підставами.

Саме так консультує і Держпраці.

КЕЙС 8
Неоплачувана відпустка на період дії воєнного стану в регіоні, де немає активних бойових дій

? Підприємство знаходиться на території, де немає активних бойових дій. Чи можна працівниці (без статусу ВПО) надати відпустку на період дії воєнного стану?

Так, можна.

Неоплачувана відпустка на період дії воєнного стану надається без урахування територіальної ознаки. Згадаємо, як звучить основна норма (ч. 3 ст. 12 Закону No 2136): «Протягом періоду дії воєнного стану роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати без обмеження строку, встановленого частиною першою статті 26 Закону України "Про відпустки".». Як бачите, жодних додаткових умов не висувається – тільки (1) бажання працівника, (2) згода роботодавця, (3) надання в період дії воєнного стану.

Отже, роботодавці, які розташовані на території, де немає активних бойових чи окупаційних дій, також можуть надавати неоплачувані відпустки за вказано вище підставою.

При цьому підкреслюємо, що таку відпустку «можна надати», тобто фактично роботодавець може і відмовити у наданні такої відпустки.

КЕЙС 9
Сумісництво під час неоплачуваної відпустки на період дії воєнного стану в іншого роботодавця

? Чи можна прийняти за сумісництвом працівника, який на іншому підприємстві знаходиться у відпустці на період дії воєнного стану? Якщо так, то можна встановити йому повну зайнятість?

На обидва запитання відповідь «так».

Відповідно до ст. 1021 КЗпП та ст. 19 Закону України «Про оплату праці» сумісництвом вважається виконання працівником, крім основної, іншої оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час. А ось і ключовий момент у визначенні — «у вільний від основної роботи час». Відповідно, якщо на основному місці роботи працівник не працює, тобто знаходиться у неоплачуваній відпустці, то за сумісництвом цілком можна працювати на повну ставку.

Зауважимо, що наразі цим можуть користуватися і працівники державних підприємств, установ та організацій. Тривалий час для них були встановлені обмеження щодо тривалості роботи за сумісництвом. Однак з 19.07.2022 р. скасовано норму, згідно з якою умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ, організацій визначаються Кабміном. Додамо, що згодом і відповідну нормативку теж було скасовано. А отже, зараз в трудовому законодавстві взагалі немає обмежень чи якихось спеціальних умов для сумісництва. Тобто і працівникам державних підприємств, установи і організацій за сумісництвом можна працювати повний робочий час. Зауважимо, що для комерційних підприємств та бюджетників таких обмежень взагалі не було.

До речі, сумісника можна як одразу прийняти на повну зайнятість, так і встановити її в період триваючих трудових відносин. Для цього працівник має написати заяву про встановлення йому повної зайнятості з відповідної дати, а керівник - видати наказ.

КЕЙС 10
Неоплачувані відпустки не підсумовуються

? З 1 по 19 травня 2023 року працівниця перебувала у відпустці без збереження зарплати на період дії воєнного стану. З 20.05.2023 р. керівник не продовжив їй надання неоплачуваної відпустки за цією підставою. З 20.05.2023 р. вона написала заяву на неоплачувану відпустку як внутрішньо переміщена особа на 90 к.дн. Але ж вона вже була 19 к.дн. у неоплачуваної відпустці, тож маємо надати тільки 71 к.дн.?

Ні, слід надати 90 к.дн. відпустки.

У 2023 році працівниця знаходилася у відпустці без збереження заробітної плати на період дії воєнного стану (або до закінчення воєнного стану). Така відпустка надається на підставі ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки, ч. 3 ст. 12 Закону No 2136; ч. 2 ст. 84 КЗпП.

Неоплачувана відпустка працівнику, який виїхав за межі території України або набув статусу внутрішньо переміщеної особи, надається на підставі ч. 4 ст. 12 Закону No 2136.

Зверніть увагу: такі відпустки надаються незалежно одна від одної, адже підстави для їх надання – різні. При цьому у чинному законодавстві не має умови, що працівник протягом року може скористатися тільки однією з підстав для неоплачуваної відпустки. Використання відпустки за однією підставою не позбавляє працівника права скористатися відпусткою за іншою підставою.

Також враховуйте, за заявою працівника, який виїхав за межі території України або набув статусу внутрішньо переміщеної особи, роботодавець в обов’язковому порядку надає йому відпустку без збереження заробітної плати тривалістю, визначеною у заяві, але не більше 90 к. дн. Причому жодної вказівки, що тривалість може бути зменшена на дні інших неоплачуваних відпусток, якими скористався протягом року працівник.

Отже, якщо працівниця у заяві зазначила тривалість відпустки — 90 к. дн., то роботодавець зобов’язаний надати їй відпустку саме такої тривалості незалежно від надання інших видів неоплачуваних відпусток.

Нормативно-правове забезпечення:

1. Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р.

2. Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. No 504/96-ВР.

3. Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від

15.03.2022 р. No 2136-IX.

Навігатор воєнного стану

Навігатор карантинного періоду