Додатки до інструкцii 1

Додаток 1

до Інструкції

(пункт 10)

Загальні правила оформлення документів

1. Для оформлення текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12 -14 друкарських пунктів або 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту «Прізвище виконавця і  номер його телефону» виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів.

2. Під час оформлення застосовується шрифт:

- напівжирний шрифт великими літерами – для назви виду документа;

- напівжирний (прямий або курсив) – для заголовків та короткого змісту документа.

3. Під час оформлення текстів міжрядковий інтервал повинен становити:

- 1 – для складових тексту документа, реквізиту «Додаток» та посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа;

- 1,5 – для складових частин реквізитів «Адресат» та «Гриф затвердження»;

- 1,5 – 3 – для відокремлення реквізитів документа один від одного.

4. Власне ім’я і прізвище в реквізиті «Підпис» розміщується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових  реквізитів (крім реквізиту тексту) – 73 міліметри (28 друкованих знаків).

6. Якщо короткий зміст до тексту перевищує 150 знаків (п’ять рядків), його дозволяється продовжити до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

7. Під час оформлення документів відступ від межі лівого поля документа становить:

- 125 міліметрів – для ім’я та прізвища реквізиту «Підпис»;

- 100 міліметрів – для реквізиту «Гриф затвердження»;

- 90 міліметрів – для реквізиту «Адресат»;

- 10 міліметрів – для абзаців у тексті;

- 0 міліметрів - для: 

а) слів «Слухали», «Виступили», «Вирішили», «Постановили» «Зобов’язую»;

б) реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст документа» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Віза документа», «Гриф погодження (схвалення) документа», «Відомості про виконавця документа», «Відмітка про ознайомлення з документом», «Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи», «Відмітка про засвідчення копії документа», слово «Підстава» запису про посилання на документ, що став 

підставою для підготовки (видання) поточного документа, найменування посади у реквізиті «Підпис».

8. У разі наявності декількох грифів затвердження і погодження (схвалення) документа перший гриф друкується без відступу від межі лівого поля, другий – через 100 міліметрів від межі лівого поля.

9. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані.

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Першу сторінку не нумерують ні в документі, ні в кожному з додатків.

Сторінки документа і кожного з додатків мають окрему нумерацію.

10. Тексти документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша. 

11. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), розробниками яких існують посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.