Інструкція із організації діловодства та архівного зберігання документів

Додаток 

до постанови Ради Профспілки

від 29.06.2023 № Р8-3зг/2

Інструкція

із організації діловодства та архівного зберігання документів 

у Професійній спілці працівників охорони здоров’я України

I. Загальні положення

1. Інструкція із організації діловодства та архівного зберігання документів у Професійній спілці працівників охорони здоров’я України (далі – Інструкція) встановлює єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, створеними у паперовій формі, а також порядок їх архівного зберігання у Професійній спілці працівників охорони здоров’я України та її територіальних і первинних профспілкових організаціях (далі – Організація).

Ця Інструкція є обов’язковою для виконання усіма посадовими особами Організації, працівниками виконавчого апарату Організації та профспілкового активу.

2. Діловодство в Організації здійснюється українською мовою.

Зарубіжним адресатам документи можуть надсилатися у перекладі мовою країни адресата чи однією із мов міжнародного спілкування.

3. Порядок здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативними актами та не може регулюватися цією Інструкцією.

4. Порядок проходження електронного документа з моменту його створення або одержання і до моменту відправлення або передавання до архівного підрозділу Організації, оперативний інформаційний обмін з використанням службової електронної пошти визначається Інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі.

  5. Вимоги цієї Інструкції щодо роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною та іншою спеціальною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами, а також з підготовки документів до передавання на архівне зберігання.

6. У цій Інструкції використано терміни та визначення понять, установлених ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять (далі - ДСТУ 2732), Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.07.2015 № 1000/5 (далі – Правила).

7. Відповідальність за збереженість службових документів та інформації, яку вони містять, функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу, втрату і несанкціоноване знищення документів, порушення правил користування документами в виконавчому апараті в цілому несе голова Організації.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах виконавчих апаратів відповідають їх керівники.

За підготовлений проєкт документа відповідальним є його автор.

8. Організація діловодства та ведення архіву в Організації, покладається розпорядженням голови Організації на особу відповідальну за діловодство в виконавчому апараті, - секретаря, діловода, документознавця (далі – Служба діловодства).  

У посадовій інструкції відповідальної особи зазначаються ці обов’язки, її права та відповідальність.

9. Вилучення (виїмка) оригіналів службових документів із документаційного фонду Організації має бути тимчасовим(ою) і лише у випадках, передбачених законом.

Тимчасовий доступ до документів здійснюється на підставі ухвали слідчого судді, суду в порядку, визначеному Кримінальним процесуальним кодексом України. У разі вилучення (виїмки) оригіналів документів в Організації обов'язково залишаються копії цих документів, засвідчені відповідно до пунктів 105, 106 цієї Інструкції, та опис вилучених документів. Вилучені документи надаються безпосередньо особі, визначеній в ухвалі слідчого судді, суду.

Документи, вилучені на підставі ухвали слідчого судді, суду, підлягають обов'язковому поверненню Організації, але не пізніше ніж через один рік після закриття провадження або винесення судом рішення у справі.

ІІ. Документування діяльності Профспілки

2.1. Загальні вимоги до створення документів

10. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, у яких фіксується з дотриманням установлених правил (додаток 1) інформація про управлінські дії.

11. Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування мають відповідати Національному стандарту України  «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ДСТУ 4163:2020»,  затвердженому наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації сертифікації та якості» від 01.08.2020 № 144 з 2021-09-01 (далі – ДСТУ 4163) (додаток 2).

Перелік класів управлінських документів визначається Національним класифікатором України «Класифікатор управлінської документації НК 010:2021», затвердженим наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 12.03 2021 № 526-21 (далі – НК 010:2021).

12. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається Статутом Професійної спілки працівників охорони здоров’я України (далі – Статут Профспілки), положеннями про територіальну організацію Профспілки, первинну профспілкову організацію Профспілки, Регламентами виборних органів Профспілки, положеннями про  виконавчий апарат Організацій і посадовими інструкціями.

13. В Організаціях визначається сукупність документів,  передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про діяльність Організацій.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ та організацій, можуть створюватися спільні документи.

14. Організаційно-розпорядча документація Організацій поділяється на:

- організаційну, що містить правила, норми, що визначають статус і компетенцію виборних органів Організацій, статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад виконавчого апарату Організацій, функціональний зміст їх діяльності та їх підрозділів (Статут Профспілки, положення про організації Профспілки, виконавчий апарат, посадові інструкції, штатні розписи, договори тощо);

- розпорядчу, що фіксує рішення нормативно-правового або організаційно-розпорядчого характеру з основних питань діяльності Організацій, адміністративно-господарських або кадрових (особового складу) питань (постанови, рішення, розпорядження);

- інформаційно-аналітичну, що містить інформацію, на підставі якої приймаються певні управлінські рішення (акти, довідки, доповідні записки, заяви, пояснювальні записки, протоколи, службові листи тощо).

15. Організаційний чи розпорядчий документ може бути відмінено (змінено, доповнено) лише новим документом.

2.2. Бланки документів

16. Організаційно-розпорядчі документи Організацій оформляють на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 x 297 міліметрів) та А5 (210 x 148 міліметрів). Можна також використовувати бланк формату А3  (297 x 420 міліметрів) – для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 x 148 міліметрів) – для резолюцій (доручень).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється. 

17. Бланки документів повинні мати такі поля:

- ліве поле – 30 міліметрів;

- праве поле – 10 міліметрів;

- верхнє поле – 20 міліметрів;

- нижнє поле – 20 міліметрів.

Бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщаються центровано (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі).

18. В Організаціях використовуються такі бланки документів:

- бланк для листів Профспілки, організації Профспілки (додаток 3, 4, 5);

- бланк для розпоряджень Голови Профспілки, голови організації Профспілки (додаток 6, 7);

- бланк для резолюцій Голови Профспілки, голови організації Профспілки (додаток 8, 9);

- бланк протоколу засідань виборних органів Профспілки, організацій Профспілки (додаток 10, 11);

- бланк витягу з протоколу засідань виборних органів Профспілки, організацій Профспілки (додаток 12, 13);

- бланк для службової (доповідної) записки (додаток 14).

У випадках, передбачених положеннями про постійні та тимчасові комісії, консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи виборних органів Організацій, такі органи використовують власний бланк документів.

19. Бланки документів виготовляються за допомогою комп’ютерної техніки чорно-білими або кольоровими фарбами та в разі потреби друкуються.

20. Спільні розпорядчі документи та листи оформлюються на чистих аркушах паперу із зазначенням найменувань організацій на одному рівні, а назви виду документа — посередині. Ліворуч зазначається дата, праворуч — реєстраційний індекс (номер). При цьому зображення емблем не відтворюються.

21. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох організацій, оформляються не на бланках.

22. Зображення емблеми Профспілки розміщується на бланках документів в лівому куті верхнього поля. Розмір зображення: діаметр - 25 міліметрів.

23. Код Організації проставляється згідно з Єдиними державним реєстром юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (далі – ЄДР).

На бланках для листів зазначений код розміщається після реквізиту «Довідкові дані про установу».

2.3. Назва Організації

24. Назва Організації – автора документа повинна відповідати найменуванню, вказаному в Статуті Профспілки (для Профспілки) або в ЄДР (для організацій Профспілки). Скорочене  найменування Організації вживається у разі,  коли воно офіційно зафіксовано у зазначених документах.

Приклад:

25. Назва Організації вищого за статусом рівня зазначається у скороченому вигляді, а в разі відсутності офіційно визначеного скорочення - повністю.  На бланках Організації, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначається найменування усіх Організацій вищого рівня.

Приклад:

Скорочену назву можна вказувати як у дужках, так і без них.

або

26. Реквізит «Назва юридичної особи» друкується великими літерами. Можна друкувати напівжирним прямим шрифтом та використовувати розріджений шрифт 14 – 16 друкарських пунктів.

2.4. Довідкові дані про Організацію

27. Довідкові дані, що подані для бланку для листів, містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче назви Організації.

28. Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району (для районів області), область, поштовий індекс.

2.5. Назва виду документа

29. Назва виду документа (розпорядження, протокол тощо) повинна відповідати  ДСТУ 4163. 

30. Реквізит друкується великими літерами – РОЗПОРЯДЖЕННЯ, ПОСТАНОВА, ПРОТОКОЛ, АКТ, ДОВІДКА, ДОПОВІДНА ЗАПИСКА.  Можна друкувати напівжирним прямим шрифтом та використовувати розріджений шрифт 14 – 16 друкарських пунктів. Розміщується на поздовжніх бланках посередині під реквізитом «Найменування юридичної особи», наприклад:

2.6. Дата документа

31. Датою документа є дата його реєстрації. Реквізит «Дата документа» проставляється в спеціально відведеному місці без відступу від межі лівого поля. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок в такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться, наприклад:

32. У текстах актів, посиланнях на нормативно-правові акти і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад:

Дозволяється вживати слово «рік» у скороченому варіанті. 

33. У внутрішніх службових документах, зокрема: заяви, доповідні й пояснювальні записки тощо, оформлених не на бланку, дата проставляється ліворуч від особистого підпису автора документа, наприклад:  

34. Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направленням його до справи).

На документах виданими двома або більше організаціями, зазначається  одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

2.7. Реєстраційний індекс документів

35. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в установі. Де розташований реєстраційний індекс, залежить від виду бланку та виду документа.

36. Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року та індексу за номенклатурою справ. Наприклад: 28/01-03, де 28 – порядковий номер, 01 – індекс структурного підрозділу за номенклатурою справ, 03 – порядковий номер справи.

37. Для письмових звернень (пропозицій, заяв, скарг) членів Профспілки реєстраційний індекс складається з порядкового номера реєстрації письмових звернень з початку року, який доповнюється малою літерою «з» та цифри 1 або 2, що означає спосіб отримання письмового звернення – на  особистому прийомі (1) чи поштою (2). Наприклад: 33з/1, де 33 – порядковий номер, 1 – на особистому прийомі.

38. У вихідного документа реєстраційний індекс розміщується у такій послідовності: індекс за номенклатурою справ та порядковий номер реєстрації вихідних документів з початку року. Наприклад: 03-12/48, де 03-12 – індекс справи за номенклатурою, 48 – порядковий номер документа.

39. Якщо документ підготовлено двома чи більше організаціями, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих організацій, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, або застосовується реєстраційний індекс головного розробника.

40. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов’язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку, наприклад:

або

2.8. Посилання на документ

41. Посилання в тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться в такій послідовності: назва виду документа, найменування організації – автора документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа. У разі посилання на зареєстрований нормативно-правовий акт додатково зазначаються такі реєстраційні дані: дата державної реєстрації, номер акта згідно з державним реєстром нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади, наприклад:

42. Посилання в тексті документа на порядкові номери розділів, підрозділів, глав, статей, пунктів та підпунктів нормативно-правового акта робиться цифрами, порядкові номери частин статей, абзаців і речень – словами. Посилання у тексті нормативно-правового акта на документ або його структурні одиниці робиться з використанням вказівного займенника «цей».

2.9. Місце складення 

43. Відомості про місце складення документа зазначається на усіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються згідно з «Кодифікатором адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад» затвердженого наказом Міністерства розвитку громад та територій України від 26.11.2020 № 290 (в редакції наказу Міністерства розвитку громад та територій України від 12 січня 2021 року № 3) (далі – Кодифікатор територій).

Реквізит «Місце складення документа» розміщується на рівні або нижче реквізитів «Дата документа» чи «Реєстраційний номер документа».

Якщо місце складення документа – Київ, скорочення «м.» не додається.

2.10. Заголовок до тексту документа

44. Заголовок до тексту (короткий зміст) документа повинен містити стислий виклад суто документа. Оформляється у спеціально відведеному місці на бланку та може друкуватися напівжирним прямим шрифтом. Максимальна довжина рядка заголовка – 73 міліметра (28 друкованих знаків).Якщо заголовок довший, дозволяється розташовувати його в кількох рядках через один міжрядковий інтервал. Якщо заголовок перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), можна продовжити його до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок до тексту відповідає на запитання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад: розпорядження (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про надання інформації, протокол (чого?) засідання Ради Профспілки, посадова інструкція (кого?) експерта з питань правової роботи.

Супровідні листи, доповідні та службові записки дозволяється складати без заголовка.

2.11. Адресат

45. Документи адресуються організаціям, установам, їх структурним підрозділам, органам влади  (далі  - Установа) або конкретній посадовій особі.

46. У разі адресування документа до Установи без зазначення посадової особи її найменування наводиться у позитивному відмінку, наприклад:

Міністерство охорони

здоров’я України

або

Миколаївська обласна

рада

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування Організації та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:

Дніпропетровська обласна

державна адміністрація    

Директору департаменту

охорони здоров’я 

Власне ім’я і ПРІЗВИЩЕ

Якщо документ адресується керівнику Організації або його заступнику, найменування Організації входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Голові Кіровоградської обласної

організації Профспілки працівників охорони здоров’я України

Власне ім’я і ПРІЗВИЩЕ

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності Організаціям, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Головам обласних організацій

Профспілки працівників охорони здоров’я України

47. Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

48. Реквізит «Адресат» може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу Організації повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку,  затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270 (із змінами і доповненнями) (далі – Правила 270).

49. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство охорони

здоров’я України

вул. Грушевського, буд. 7,

м. Київ, 01601

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у давальному відмінку власне ім’я та прізвище, потім поштова адреса, наприклад:

Степану Петрушевському

вул. І. Мазепи, буд. 6, кв.1,

м. Луцьк, 06516

Якщо документ надсилається органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. 

2.12. Гриф затвердження документа

50. Документ може бути затвердженим постановою виборного органу Організації, розпорядженням голови Організації, або у випадках, визначених у додатку 15 головою Організації, до повноважень якого належать питання, зазначені у такому документі.

51. Гриф затвердження розміщується в правому верхньому куті першого аркуша документа з відступом 100 міліметрів від межі лівого поля. Складники грифа відокремлюються один від одного через півтора міжрядкових інтервали. Якщо певний складник грифа займає більше одного рядка, він друкується в один міжрядковий інтервал.

52. Якщо документ затверджується конкретною особою, гриф затвердження складається зі слова «ЗАТВЕРДЖУЮ» (великими літерами, без лапок і двокрапок), найменуванням посади особи, підпису, власного імені і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова Профспілки

      (підпис) власне ім’я і ПРІЗВИЩЕ

29.10.2021

Якщо документ затверджується розпорядженням голови Організації, постановою виборного органу Організації, гриф затвердження складається зі слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви виду документа,  яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови 

Івано-Франківської обласної

організації Профспілки

05 жовтня 2021 року № 45

або

ЗАТВЕРДЖЕНО

Постанова Виконавчого

комітету Профспілки

21.10.2021 № ВК8-4/1

У разі затвердження документа декількома особами або рішеннями відповідних виборних органів грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

2.13. Резолюція

53. Резолюція – це зроблений посадовою особою напис на документі, що передбачає постановку конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання особи, що викладена у вигляді напису на документі.

54. Резолюція складається з таких елементів: прізвище, власне ім’я виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення дано кільком особам, головним виконавцем документа є особа, зазначена першою, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу, або особа, прізвище якої вказано проти слова «відповідальний».

55. Створення некоректних («прискорити», «поліпшити», активізувати», «звернути увагу» тощо) за змістом резолюцій не допускається.

56. На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається виконавець, підпис автора резолюції, дата.

57. Резолюції проставляються на спеціальних бланках формату А6 (105х148 мм) із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується, або безпосередньо на документі нижче реквізиту адресат паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

2.14. Відмітка про контроль

58. Відмітка про контроль означає, що документ взято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставляння слова «Контроль» з використанням штампа на правому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

У разі потреби повернення документа Установі - авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому бланку для резолюції. 

2.15. Текст документа

59. Текст документа повинен містити інформацію, для фіксування якої його було створено.

Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістовного навантаження. Під час складання документа вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності та емоційності.

60. Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту, чітко відображати причину й мету створення документа, розкривати сутність конкретної справи, містити аргументовані докази, висновки, пропозиції.

61. Текст документа оформляють у вигляді суцільного зв'язного тексту, або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії і використовується під час складання організаційно-розпорядчих документів.

62. Текст, як правило, складається із вступної (мотивувальної) та заключної (ухвальної) частин. У вступній частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складання документа, мотивувальна – обґрунтування позиції організації, в заключній частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти в тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з крапкою або дужкою. Абзац пункту та підпункту починається з відступу від лівого поля сторінки без будь-якої позначки (дефіс, крапка тощо). Кожна структурна одиниця нормативно-правового акта (крім абзацу) відокремлюється від попередньої пропуском рядка. Визначення термінів у нормативно-правовому акті наводиться у алфавітному порядку і в називному відмінку.

Розділи нумеруються римськими цифрами, а також в окремих випадках вони можуть поділятися на глави.

63. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені ознаки, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

64. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про декілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на декількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому куті - слова "Продовження додатка".

65. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання. Винятком є складання протоколів, планів, звітів та узагальнюючих документів. 

66. Текст розпорядчого документа керівника Профспілки, організації Профспілки викладається від першої особи (ЗОБОВ'ЯЗУЮ). 

У спільних розпорядчих документах використовується форма викладу тексту від першої особи множини (ЗОБОВ'ЯЗУЄМО).

67. У листуванні застосовується форма викладу тексту від першої особи множини (вважаємо, надсилаємо, просимо, пропонуємо) або від третьої особи однини («первинна профспілкова організація не заперечує», «Профспілка вважає за необхідне»).

68. У документах, складених працівником і адресованих керівнику Профспілки, організації Профспілки або структурного підрозділу (доповідна записка, пояснювальна записка, заява), застосовується форма викладу тексту від першої особи однини (пропоную, вважаю, прошу).

2.16. Відмітки про наявність додатків

69. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

70. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: «що додається», «згідно з додатком», «(додаток 1)», «відповідно до додатка 2» або «(див. додаток 3)».

71. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: «Продовження додатка», «Продовження додатка 1».

72. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо) проставляється гриф затвердження відповідно до пунктів 51, 52 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: «що додається» або «(додається)». 

На додатках до положень, інструкцій, правил тощо проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, яка включає номер додатка, заголовок акта та посилання на відповідну структурну одиницю, наприклад:

Додаток 1

до Інструкції

(пункт 10)

Сторінки кожного додатка мають свою нумерацію. У кінці під текстом додатка проставляється риска, що свідчить про його закінчення.

73. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

Додаток

до протоколу засідання 

Виконавчого комітету

від 20.09.2021 № ВК8-4

74. У разі наявності кількох додатків до документів зазначаються їх порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак «№» перед цифровим позначенням не ставиться. 

75. Усі додатки візуються працівником, який створив документ, те керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

76. Додатки (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів організації на лицьовому боці останнього аркуша додатка. 

77. Коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формулою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Проєкт постанови Виконавчого комітету «Про зауваження Мінюсту        України щодо реєстрації змін до установчих документів Профспілки та змін у складі виборних органів Профспілки» на 3 арк. в 1 прим.

2. Рішення державного реєстратора від 16.03.2021 № 111/19.4 на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: постанова конференції від 20.09.2021 № К-2-1 «Про обрання профспілкового комітету» з додатком до неї, всього 2 арк. в 1 прим.

Якщо документи зброшуровані (книги, журнали), то кількість аркушів не зазначається, наприклад:

Додаток: методичні рекомендації в 5 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 2 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 1 прим. на першу адресу.

2.17. Підпис документів, що створюються у паперовій формі 

78. Посадові особи Організації підписують документи в межах своїх повноважень, визначених Статутом Профспілки, положеннями про територіальну організацію Профспілки та про первинну профспілкову організацію, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями, розпорядженнями про розподіл обов’язків між головою організації та його заступниками. Порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності голови Організації та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати, визначається розпорядженням голови Організації.

79. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (у повній формі якщо документ надрукований не на бланку, скороченій – якщо документ надрукований на бланку), особистого підпису, власного імені і прізвища, наприклад:

Голова Тернопільської обласної 

організації Профспілки працівників

охорони здоров’я України Особистий підпис Власне ім’я і ПРІЗВИЩЕ

або

Голова організації Особистий підпис Власне ім’я і ПРІЗВИЩЕ

80. У разі надсилання документа одночасно до кількох організацій одного або вищого рівня підписуються усі його примірники.

У разі надсилання документа одночасно до кількох організацій, нижчих за статусом, підписується тільки оригінал, який залишається у справі, а на місця розсилаються його копії.

81. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі коли за зміст документа несуть відповідальність декілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше особами. При цьому підписи осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб, наприклад:

Голова організації Особистий підпис Власне ім’я і ПРІЗВИЩЕ

Головний бухгалтер Особистий підпис Власне ім’я і ПРІЗВИЩЕ

82. У разі підписання спільного документа декількома особами, які займають рівноцінні посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками організацій.

83. Рішення виборних органів Організацій підписує голова Організації.

84. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, власне ім’я якої зазначено на проєкті документа, його підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначається фактична посада, власне ім’я, прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносяться рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. У разі заміщення голови за розпорядженням до найменування посади додаються слова «Тимчасово виконуючий обов’язки», «Виконуючий обов’язки» або символи «Т.в.о.», «В.о.».

85. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

2.18. Візи та гриф погодження

86. Погодження документа у разі потреби може здійснюватися як в Профспілці, організації Профспілки (внутрішнє), так і за їх межами іншими заінтересованими Організаціями (зовнішнє). 

87. Внутрішнє погодження документа оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, власне ім’я і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

88. Віза проставляється нижче реквізиту «Підпис» без відступу від межі лівого поля як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проєкту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в Організації.

89. Зауваження і пропозиції до проєкту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проєкті робиться відповідна відмітка:

Завідувач відділом 

правової роботи Особистий підпис Власне ім’я і ПРІЗВИЩЕ

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата

90. Перелік осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, з огляду на його зміст та відповідно до положення про структурні підрозділи та посадові інструкції.

91. Зовнішнє погодження проєктів документів оформляється шляхом проставляння на них грифа погодження. 

Якщо документ погоджує посадова особа (голова Організації) гриф включає в себе слово «ПОГОДЖУЮ», найменування посади особи та організації, з якою погоджується проєкт документа, особистий підпис, власне ім’я та прізвище  і дату погодження, наприклад: 

ПОГОДЖУЮ

Голова первинної профспілкової 

організації КНП «Трускавецька 

міська лікарня»

Особистий підпис Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ

Дата

Якщо документ погоджують на засіданні колегіального органу (іншим документом), гриф містить слово «ПОГОДЖЕНО», назву виду погоджувального документа у називному відмінку, його дату (без слова «від» та номер, наприклад: 

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання профкому

15.09.2021 № ПР-8/5

Якщо погоджується документ, що направляється за межі Організації, найменування Організації має бути складовою назви виду документа колегіального органу, наприклад:  

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання профкому

первинної профспілкової 

організації КНП «Трускавецька 

міська лікарня»

15.09.2021 № ПР-8/5

92. Гриф погодження ставиться нижче підпису на останній сторінці проєкту документа.

2.19. Ознайомлення з документом

93. З розпорядчими документами з кадрових питань (особового складу) обов’язково ознайомлюють згаданих в ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення. 

94. Відмітка про ознайомлення складається: з слів «З документом ознайомлений (-а, -і):» без лапок, з особистого підпису, власного ім’я і ПРІЗВИЩА та дати ознайомлення, яку особа проставляє власноруч під час ознайомлення, наприклад:

З розпорядженням ознайомлений:

Особистий підпис  Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ

Дата

В одній відмітці можна зафіксувати ознайомлення декількох осіб.

95. Відмітка про ознайомлення розміщується нижче реквізиту «Підпис» або «Віза документа» (за наявності).

2.20. Відбиток печатки

96. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової особи скріплюється печаткою Організації.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати печаткою Організації, визначаються згідно із додатком 16.

97. В Організаціях дозволяється також застосовувати печатки структурних підрозділів (служби діловодства, бухгалтерії, кадрової служби тощо), печатки для окремих категорій документів (для копій, перепусток, пакетів тощо), а також металеві печатки – для опечатування приміщень, шаф, сейфів.

98. Проста кругла печатка «Канцелярія» (якщо така є) проставляється на реєстрах документів, у разі потреби - на копіях листів та інших документах, засвідчення яких основною круглою печаткою не є обов’язковим, нею також завіряються відмітки в посвідченні про відрядження щодо прибуття чи вибуття працівника.

99. У разі засвідчення документа або його копії печатка проставляється так, щоб вона захоплювала останні декілька літер найменування посади особи, яка підписала або засвідчила документ.

Місце для проставлення відбитку печатки може бути заздалегідь визначено на документі (його позначають двома великими літерами М.П.).

Відбиток печатки має бути чітким і добре читатися.

100. Порядок зберігання печаток і штампів, користування ними затверджується розпорядженням голови Організації (у ньому, зокрема, визначається особа, відповідальна за зберігання, користування печатками і штампами та їх облік).

2.21. Відмітка про засвідчення паперових копій документів

101. Організація може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в них, а також в таких випадках:

на вимогу судових та інших правоохоронних органів;

для внутрішнього застосування в організації (під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових та інших прав у взаємовідносинах з організацією, а також під час формування особових справ працівників виконавчих апаратів Організації (копії диплома, свідоцтва  про одержання освіти тощо).

102. Копії документів виготовляються і видаються на вимогу інших Організацій або громадян з дозволу голови Організації.

103. Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину.

104. Копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку.

105. Напис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії, наприклад:

Згідно з оригіналом

Завідувач відділу організаційно-

інформаційної роботи Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Дата

Напис про засвідчення копії скріплюється відбитком печатки «Для копій».

На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія».

106. Сторінки копії документів (за винятком тих, що мають один аркуш) нумеруються і відмітка про засвідчення копії може доповнюватися відміткою «Усього в копії ___ арк.». Дозволяється засвідчувати копії документів поаркушно.  

На зворотному боці останнього аркуша прошитої копії вище засвідчувального підпису посадової особи робиться запис «Усього пронумеровано, прошито, скріплено печаткою і підписом __ аркушів».

107. Не допускається  виготовляти копії документів з нерозбірливим текстом, підчистками, приписками та іншими необумовленими виправленнями.

108. Залежно від способу виготовлення копії поділяються на:

вільні копії – виготовлені шляхом передрукування або переписування оригіналу документа, що повністю відтворюють його інформацію, але не абсолютно точно відтворюють його зовнішні ознаки (шрифт, реквізити банку, підпис, печатку тощо);

факсимільні копії – виготовлені за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки, у тому числі багатофункціональних пристроїв, що точно відтворюють усі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування (включаючи підпис та печатку) або частину їх.

Факсимільні копії, що містять факсимільне відтворення підпису посадової особи і призначені лише для внутрішнього користування в організації (наприклад, копії  розпорядчих документів, планів, положень тощо), не потребують додаткового засвідчення. 

109. Витяг із службового документа виготовляється, якщо немає потреби у виготовленні копії. Витяг оформляється на загальному бланку організації із дотриманням таких вимог:

у назві виду документа зазначається: «витяг з розпорядження», «витяг з протоколу»;

повністю відтворюється вступна (мотивувальна) частина (якщо вона є) службового документа;

з заключної (ухвальної) частини документа виписується той пункт, інформація якого необхідна;

відтворюється реквізит «Підпис» (без особистого підпису);

проставляється відмітка про засвідчення витягу та відбиток печатки «Для копій».

Витяг із документів засвідчує особа, визначена розпорядженням голови Організації.

2.22. Відмітка про створення, виконання документа

110. Власне ім’я та прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останньої сторінки паперового документа, наприклад:

Олена Петренко 283-06-52

111. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання, яка свідчить  про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка містить слова «До справи», номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, власне ім’я та прізвище і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

До справи № 10-113

Лист-відповідь від 20.01.2021

№ 01-25/11

Посада Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

21.01.2021

або

До справи № 10-113

Питання вирішено позитивно під час

телефонної розмови 04.05.2021

Посада Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

05.05.2021

2.23. Складання деяких видів документів

Розпорядження

112. Голова Організації в межах своїх повноважень відповідно до Статуту Профспілки, видає розпорядження.

113. Проєкти розпоряджень складаються, відповідно до вимог Інструкції з діловодства в електронній формі та цієї Інструкції.

114. Розпорядження видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового порядку. За змістом управлінської дії розпорядження видаються з основних питань діяльності Організацій, адміністративно-господарських або кадрових питань.

115. Проєкти розпоряджень голови Організацій готуються і подаються структурними підрозділами виконавчого апарату за дорученням керівництва чи з власної ініціативи. 

116. Проєкти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) (про  прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує Служба діловодства на підставі вказівок голови Організації, доповідних записок керівників структурних підрозділів виконавчого апарату, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

117.  Проєкти розпоряджень з основної діяльності, адміністративно-господарських питань у разі її підготовки у паперовій формі та додатки до них візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, особами, які визначено у проєкті як виконавці завдань, керівником відділу організаційно-інформаційної роботи.      

118. Проєкти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) візуються працівником, який створив документ, керівником відділу організаційно-інформаційної роботи, бухгалтерською та правовою службами, іншими особами, яких стосується документ.

119. Якщо в процесі погодження до проєкту розпорядження  вносяться зміни, він підлягає повторному погодженню. 

120. Строк розгляду та погодження проєкту розпорядження працівниками виконавчого апарату не повинен перевищувати однієї доби.

121. Розпорядження підписується головою Організації, а в разі його відсутності – заступником голови Організації чи особою, яка виконує його функції і повноваження.

122. Розпорядження голови Організації набирають чинності з дня їх видання, якщо інше  не встановлено такими розпорядженнями.

123. Розпорядження оформляється на відповідному бланку.

Зміст розпорядження коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про прийняття на роботу...") або іменника ("Про підсумки...", "Про кадрові питання...").

124. Текст розпорядження з питань основної діяльності та адміністративно-господарських питань, як правило, складається з преамбули і розпорядчої частини.

У преамбулі зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядчого документа. Зазначена частина може починатися зі слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у преамбулі зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці преамбули не ставиться.

Преамбула може бути опущена, якщо розпорядча частина не потребує обґрунтування, наприклад у розпорядчих документах з кадрових питань (особового складу).

Розпорядча частина починається дієсловом (залежно від виду розпорядчого документа), яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. При цьому не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.

125. У тексті розпорядження з кадрових питань (особового складу), як правило, преамбула не зазначається. Крім випадків призначення або звільнення з посади органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі у преамбулі наводиться посилання на відповідний нормативно-правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, організація – автор, дата, номер, повна назва. 

Розпорядча частина розпорядження з кадрових питань (особового складу) починається, як правило, з дієслова у формі інфінітива: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ", "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, і малими - його ім'я та по батькові.

Формулювання пунктів повинні бути чіткими, конкретними, відповідати нормам Кодексу законів про працю України (КЗпП) або іншим правовим актам.

126. У разі призначення або звільнення працівника зазначаються повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

У кожному пункті розпорядчого документа з кадрових питань (особового складу) зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

127. Розпорядчі документи з кадрових питань (особового складу) оформлюють у вигляді індивідуальних (стосуються одного працівника) і зведених (стосуються декількох працівників).

У зведених розпорядчих документах до розпорядчої частини включаються пункти, що містять інформацію, у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. У межах цих пунктів підпунктами зазначають прізвища працівників за алфавітом. При цьому до одного зведеного розпорядчого документа не можуть включатися пункти з інформацією, яка, згідно із законодавством, має різні строки зберігання.

128. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням розпорядчого документа.

129. Розпорядчий документ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації, якщо в тексті не встановлено інші строки.

130. З розпорядчим документом з кадрових питань (особового складу) обов'язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення.

131. Після набрання чинності розпорядженням внесення змін до нього, визнання таким, що втратило чинність, чи його скасування здійснюється лише шляхом видання нового розпорядження.

132. Розпорядження, яким вносяться зміни, оформляється з урахуванням таких вимог:

1) заголовок розпорядження починається зі слів «Про внесення змін до розпорядження …» із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни;

2) розпорядча частина розпорядження починається з пункту:

«1. Внести зміни до розпорядження … :» у разі викладення змін у тексті розпорядження;

«1. Внести зміни до розпорядження …, що додається.» у разі змін у вигляді окремого документа;

3) формулюються зміни у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру, наприклад:

«1. Пункт 2 викласти у такій редакції «…»;

«2. Пункт 3 виключити»;

«3. Абзац другий пункту 4 доповнити словами «…»;

«4. У підпункті другому пункту 7 слова «у разі необхідності» замінити словом «вимагається».

133. У разі видання розпорядження про визнання таким, що втратило чинність, або скасування іншого розпорядження, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися зі слів «Визнати таким, що втратило чинність …» або «Скасувати …», відповідно.

134. Розпорядження нумеруються в порядку їх видання у межах календарного року. Розпорядження з основної діяльності (без літерного індексу), адміністративно-господарських питань (літерний індекс А) та з кадрових питань (літерний індекс К) мають окрему порядкову нумерацію. Крім того, індекс для розпоряджень з кадрових питань може через правобічну похилу риску після літери «К» доповнюватися літерами «тр» (тривалого (75 р.) зберігання  та літерами «тм» (тимчасового (5 р.) зберігання. 

Протокол 

135. У протоколі фіксується інформація про хід ведення засідання, прийняття рішень зборами, конференціями, з’їздом, виборними органами Організацій, їх постійними та тимчасовими комісіями, іншими  дорадчими органами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань (стенограм, фонограм), та документів, підготовлених до засідання (текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проєктів рішень, порядку денного, списку учасників та запрошених тощо).

136.  Протокол може складатися в повній або стислій формі. У протоколі, складеному у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без ходу обговорення питань.

137. Протокол оформляється на офіційному бланку виборного органу або на чистому аркуші паперу формату А4 (210x297 міліметрів) з поздовжнім розташуванням реквізитів.

138. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначається перший і останній день засідання.

139. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться у межах періоду повноважень цього складу виборного органу окремо кожною групою протоколів зборів, конференцій, з’їзду, засідань виборних органів Організацій, їх постійних та тимчасових комісій, інших  дорадчих органів тощо.

Індекс протоколу складається:

з’їзду, конференції, зборів – з літерного індексу «З» (з’їзд), «К» (конференція), «Зб» (збори) та через тире порядкового номера засідання, що протоколюється;

виборного органу Організації – з літерного індексу «Р» (Рада), «ВК» (Виконавчий комітет), «К» (Комітет), «П» (Президія), «Пр» (Профспілковий комітет) та через тире порядкового номера засідання, що протоколюється. 

140. У реквізити «Місце засідання» зазначається назва населеного пункту, в якому відбувається засідання. Зазначені відомості оформляються згідно з Кодифікатор територій. Якщо місце складання документа – Київ, скорочення «м.» не додається.

141. Короткий зміст до тексту протоколу відображає вид засідання (збори, конференція, Виконавчий комітет, комісія, робоча група тощо).

142. Текст протоколу складається зі вступної та основної частин.

143. У вступній частині зазначаються прізвища та власні імена голови Організації або головуючого, секретаря засідання, присутніх членів колегіального органу без зазначення посад, а також запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань Організацій. Якщо кількість присутній перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний – перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені в порядку їх розгляду із зазначенням доповідача з кожного питання.

Слова «Порядок денний» друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника «Про».

У вступній частині протоколу також зазначаються робочі органи (у разі їх обрання) засідання (робоча президія, секретаріат, лічильна комісія, комісія з редагування конкретних проєктів постанов засідання).

144. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ). Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

145. Після слова «СЛУХАЛИ» зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та власне ім’я кожного доповідача друкуються з нового рядка. Тексти виступу викладаються у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: «Текст доповіді (виступу) додається до протоколу».

146. Після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі  із зазначенням найменування посад, прізвищ та власних імен промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

147. Після слова «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ») фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинно бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі запитання: кому?, що зробити? і в який строк?.

Рішення, що містять декілька питань, поділяються на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

148. Якщо на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (додаток 1, додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит «Відмітка про наявність додатків» в кінці протоколу не зазначається.

149. Після розгляду всіх питань порядку денного в тексті протоколу зазначаються протокольні доручення (у разі їх прийняття) та перелік інформаційно-довідкових документів, що отримали учасники засідання.

Завершується основна частина протоколу фіксацією  постанов, прийнятих опитувальним голосуванням у період між засіданнями.

150. У випадку коли з обговорюваного питання постанова не приймалася, після назви питання та прізвищ осіб, які виступили, зазначається: «Питання знято з обговорення», «Проєкт постанови відхиллено» тощо із зазначенням причини зняття чи відхилення. Якщо у цих випадках було голосування, вказуються його результати.

151. Протокол підписується головуючим на засіданні та секретарем.

Якщо засідання проводилося під головуванням двох і більше осіб, протокол за рішенням робочої президії цього засідання підписує один із головуючих або особа, уповноважена окремою постановою відповідного засідання.

152. Паперові копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою організації і надсилаються в разі потреби заінтересованим Організаціям, посадовим особам, працівникам.

Рішення керівних та виборних органів

153. Рішення з’їзду, зборів, конференцій та виборних органів Організацій можуть оформлятися у вигляді окремих постанов.

154. Прийняті відповідним керівним або виборним органом постанови оформляються на бланку і підписуються особою, яка головувала на засіданні.

155. Індексація постанови складається з дати прийняття (оформляється словесно-цифровим способом) та відповідного індексу, що включає: скорочене позначення органу, який прийняв постанову, номер протоколу і номер пункту протоколу, наприклад: № ПР6-14/9 (для президії), № ВК8-14/9 (для виконкому).

Індекс (номер) постанови, прийнятої спільно з іншою організацією чи органом, складається з індексів, які розділяються правобічною похилою рискою, наприклад: № ПР-28-1/123. У цьому випадку першим зазначається індекс, який присвоюється організацією, що була ініціатором підготовки постанови.

156. До порядкового номера постанови, прийнятої опитуванням, додається індекс “ог” (опитувальне голосування), наприклад: № ВК8-17/1ог.

Службові листи

157. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між Організаціями як:

відповіді на кореспонденцію органів державної влади України, органів місцевого самоврядування, Федерації профспілок України;

відповіді на виконання доручень вищих за статусом організацій;

відповіді на запити інших Організацій;

відповіді на звернення членів Профспілки, громадян;

відповіді на запити про інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

158. За наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі, службовий лист оформляється на спеціальному бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, можна використовувати бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

159. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний номер, посилання на документ, на який дається відповідь, заголовок до тексту, адресат, текст листа, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.

160. Коли лист адресується конкретній особі, у листі нижче реквізиту «Адресат» може наводитись особисте звернення у кличному відмінку:

Пане (пані) Власне ім’я!

або

Пане (пані) Прізвище!

або

Пане (пані) посада або звання!

або

Панове!

Наприклад:

Пане Олексію!

Пані Іваненко!

Пане директоре!

За необхідності перед словом «Пане», «Пані» або «Панове» може використовуватися слово «Шановний», «Шановна» або «Шановні» відповідно.

161. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводиться посилання на документи, що були підставою для його складання. Друга частина включає висновки, пропозиції, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.  

 Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: «просимо повідомити …», «роз’яснюємо, що …» або від третьої особи однини: «Луганська обласна організація Профспілки інформує …», «Чернігівська обласна організація Профспілки вважає за доцільне …».

162. Службові листи візуються відповідно до вимог пунктів 87, 88 цієї Інструкції.

163. Службові листи підписуються відповідно до вимог пунктів 79, 81 цієї Інструкції.

164. Гарантійні листи засвідчуються основною печаткою Організації.

Документи до засідань керівних та виборних органів

165. Підготовка та оформлення документів до засідань керівних (з’їзд, конференція, збори) та виборних органів Організацій здійснюється відповідно до регламентів з’їзду, Ради Профспілки та Виконавчого комітету Профспілки, положень про територіальну організацію Профспілки та первинну профспілкову організацію Профспілки.

Документи про службові відрядження

166. Направлення працівника у службове відрядження здійснюється головою Організації на підставі розпорядження із зазначенням пункту призначення, назви установи, організації, підприємства, куди їде у відрядження працівник, строку і мети відрядження.

167. Якщо виникає потреба у відрядженні працівника, керівник структурного підрозділу подає на ім’я голови Організації доповідну записку, в якій обґрунтовує необхідність відрядження і зазначає, куди, на який строк та з якою метою варто відрядити працівника. За необхідності в записці зазначаються питання, пов’язані з фінансуванням відрядження.

Доповідна записка подається керівникові разом із проєктом завдання на відрядження та посвідчення про відрядження. Після підписання документи передаються на реєстрацію.

168. Реєстрація посвідчень про відрядження здійснюється Працівником в спеціальному журналі (додаток 17).

169. Після повернення з відрядження працівник у триденний термін доповідає керівникові структурного підрозділу про виконання завдання, оформляє авансовий звіт за встановленою формою.

170. Керівник підтверджує виконання завдання  і візує авансовий звіт, який подається до бухгалтерії. 

III. Організація документообігу та виконання документів

3.1. Вимоги щодо організації документообігу та визначення його обсягу

171. Служба діловодства здійснює первинне опрацювання документів, що надійшли до Організації, їх попередній розгляд, реєстрацію, передачу керівництву на розгляд, передачу виконавцям. Після виконання документи долучаються до справ.

172. Документи, створені в паперовій та електронній формі, проходять та опрацьовуються в Організації на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

173. Ефективна організації документообігу в Організації передбачає:

проходження документів найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (зокрема, під час погодження);

уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізацію (здійснення однотипних операцій з документами в одному місці);

раціональне розташування структурних підрозділів і робочих місць.

174. Порядок документообігу в Організації регламентується цією Інструкцією, регламентами роботи з документами, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

175. Особливості організації електронного документообігу визначаються інструкцією з діловодства Організації, що розроблюється з урахуванням вимог законодавства, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в Організації. 

176. Обсяг документообігу установи визначається Службою діловодства з урахуванням усіх документопотоків за відповідний період часу (рік, квартал). Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами вхідних, внутрішніх, вихідних документів у місцях їх реєстрації.

За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятої в Організації системи обліку документів.

177. Підсумкові дані про обсяг документообігу аналізуються, узагальнюються службою діловодства за формою, наведеною в додатку 18 до цієї Інструкції, і подаються керівнику організації в установленому ним порядку.

3.2. Приймання, первинне опрацювання документів та їх попередній розгляд

178. Доставка документів до Організації здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв'язку та електрозв'язку, а також кур'єрською та фельд'єгерською службами.

Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети тощо, а також періодичні друковані видання.

Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

179. Усі документи, що надходять до Організації, приймаються централізовано Службою діловодства без права делегування відповідної функції структурним підрозділам виконавчого апарату чи окремим працівникам.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

180. У разі надходження документів у сканованій формі їх інформацію роздруковують на папері із проставлянням на верхньому полі документа надпису "Отримано в електронній формі". 

181. Службою діловодства розкриваються всі конверти, крім тих, що мають напис «особисто». У такому випадку реєстраційний індекс та дата реєстрації наноситься на конверт.

182. Документи, надіслані не за адресою, повертаються відправникові без розгляду.

183. У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифа затвердження тощо), документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, розшифрування підпису особи, яка здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається у Службі діловодства.

  184. Адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів, а також конверти,  зберігаються і додаються до документів, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа, або коли в конверті відсутні окремі документи, або встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті.

185. У разі одержання факсимільного повідомлення документ не реєструється.

186. Всі вхідні документи підлягають попередньому розгляду Службою діловодства у день їх надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні.

На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що потребують обов’язкового розгляду керівником Організації, а також таких, що не підлягають реєстрації службою діловодства, що визначено в додатку 19.

3.3. Реєстрація документів

187. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, а створювані в організації - у день підписання або затвердження.

Документи реєструються за документопотоками: вхідні, вихідні і внутрішні.

188. В Організаціях реєстрація документів здійснюється в журнальній (паперовій) формі.  

189. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням та  оперативним використанням наявної в документах інформації і полягає в заповненні:

в Журналі реєстрації вхідних документів встановленого обов’язкового складу реквізитів: автор (кореспондент); дата надходження й індекс документа; дата й індекс одержаного документа; короткий зміст документа; резолюція (виконавець, зміст, доручення, автор, дата); підпис виконавця про одержання документа, відмітка про виконання (додаток 20);

в Журналі реєстрації вихідних документів встановленого обов’язкового складу реквізитів: дата та індекс документа; кореспондент; короткий зміст документа; виконавець (додаток 21);

в Журналі реєстрації внутрішніх документів встановленого обов’язкового складу реквізитів: дата та індекс документа; короткий зміст документа; резолюція або виконавець, підпис виконавця про отримання документа, відмітка про виконання (додаток 22).

190. Під час реєстрації документа надається умовне позначення – реєстраційний індекс, який оформляється відповідно до пунктів  36 – 38 цієї Інструкції.

На телеграмах і документах з відміткою «терміново» поруч з датою одержання проставляється також час їх одержання.

На документах, які не реєструються, проставляється лише штамп з датою надходження.

191. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

192. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, розробника і змісту документів. Окремо реєструються:

акти та листи органів державної влади та органів місцевого самоврядування, Федерації профспілок України та інших громадських організацій і об’єднань, депутатські запити та звернення, що надійшли до Профспілки, організацій Профспілки;

розпорядження з основної діяльності;

розпорядження з адміністративно-господарських питань;

розпорядження з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);

рішення колегіальних органів;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

бухгалтерські документи;

службові листи;

внутрішні документи (заяви, доповідні та службові записки);

звернення громадян;

запити на інформацію;

листи та документи спільного представницького органу репрезентативних всеукраїнських об’єднань профспілок на національному рівні;

факсограми ( паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку;

документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису (із зазначенням на документі електронної адреси відправника, дати та часу отримання). 

3.4. Організація передачі документів та їх виконання

193. Зареєстровані документи передаються на розгляд голови Організації в день їх надходження або наступного робочого дня у разі їх надходження після 17 години. Телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

194. Документи розглядаються головою Організації упродовж одного робочого дня (якщо вони не потребують термінових вирішень) та з відповідною резолюцією повертаються до Служби діловодства, яка здійснює передачу документів на виконання. Факт передачі документів виконавцю фіксується шляхом проставляння виконавцем свого підпису щодо отримання документа в Журналі реєстрації вхідних документів у відповідній графі.

195. Документ, виконавцем якого є декілька структурних підрозділів, передається виконавцям одночасно з передачею оригіналу головному виконавцю, а співвиконавці отримують документ в електронному вигляді.

196. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов’язковому порядку здійснюється через Службу діловодства, яке робить відповідну відмітку в реєстраційно-контрольній картці.

197. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені в розпорядженні, резолюції голови Організації, та працівники, яким безпосередньо доручено його виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовку проєкту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це голову Організації, яке надала доручення.

198. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проєкту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, погодження, подання на підписання (затвердження) голові Організації. 

199.  Документ подається на підпис разом з документами, на виконання чи на підставі яких його складено.

200. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням зі своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та проінформувати Службу діловодства щодо передачі документів, виконання яких перебуває на контролі.

3.5. Організація контролю за виконанням документів

201. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх використання.

Контролю підлягають постанови, резолюції, інші рішення з’їзду, конференції, зборів, виборних  органів Організації, письмові розпорядження, резолюції голови Організації, затверджені плани роботи, заходи тощо, в яких даються конкретні доручення, визначаються строки їх виконання і виконавці.

202. Контроль за виконанням документів передбачає постановку документів на контроль, облік контрольних документів, визначення форм і методів контролю, аналіз своєчасності надходження інформаційних та інших матеріалів від виконавців, зняття документів з контролю, аналіз стану виконання контрольних документів та інформування голови Організації із зазначених питань.

203. Контроль за строками і формою виконання здійснює особа, визначена розпорядженням голови Організації.

204. На документах, що контролюються, а також у Журналі реєстрації вхідних документів у відповідній графі проставляється штамп „Контроль” (або робиться позначка – К).

205. Строки виконання документа можуть бути вказані в самому документі, встановлені актами законодавства або визначені в резолюції (дорученні) голови Організації.

Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів встановлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 23.

Індивідуальні строки встановлюються з’їздом, конференцією, зборами і рішенням виборних органів Організації та головою Організації.

206. Документи, у яких строк виконання не зазначено, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 (тридцять) календарних днів з моменту реєстрації документа.

Якщо завдання потребує термінового виконання, у тексті завдання обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання. 

207. Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю впродовж першої половини строку, відведеному для виконання доручення, завдання. 

208. У разі потреби індивідуальний строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається безпосередньо  Керівництву. Відповідне прохання подається не пізніш ніж за три робочі дні до закінчення встановленого строку.

У разі зміни строків виконання проставляється новий строк, дата і підпис.

209. Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлень про результати або іншого підтвердження виконання.

Зняти документ з контролю може тільки Керівництво або за його дорученням Служба діловодства. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням Служби діловодства.

Виконані документи подаються на підпис Керівництва не менше ніж за один день до закінчення строку їх виконання з метою залишення певного часу на їх доопрацювання за рішенням Керівництва.

Днем виконання доручень, завдань, запитів, звернень вважається день реєстрації в Організації вихідних документів про виконання завдань.

210. Інформація про стан виконання взятих на контроль документів та не виконаних у встановлений строк документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця Службою діловодства і подається голові Організації.

3.6. Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

211. Вихідні документи Організації надсилаються адресатам з використанням засобів електрозв’язку, поштового зв’язку, а також доставляються кур’єрською службою. 

212. Опрацювання документів для відправлення засобами поштового зв’язку здійснюється Службою діловодства відповідно до Правил 270.

З використанням засобів електрозв’язку Служба діловодства здійснює передачу факсограм, телефонограм, електронних документів та документів у сканованій формі.

213. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження після їх підписання Керівництвом або не пізніше наступного робочого дня.

Надсилання або передача документа без їх реєстрації Службою діловодства не допускається.

214. Під час приймання від виконавців вихідних документів Служба діловодства зобов’язана перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів;

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів (печаток) на документі та додатках до нього;

наявність додатків та їх відповідність заявленому складу;

відповідність кількості примірників кількості адресатів;

наявність віз на паперовому примірнику вихідного документа, що залишається у справах.

215. Документи, оформлені з порушенням правил, передбачених цією Інструкцією, до відправлення не приймаються.

216. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, відправляються в конвертах з надрукованою адресом одержувача та відправника.

217. Досилання або заміна надісланого раніше документа здійснюється за вказівкою голови Організації. У такому випадку в документі зазначається, що він є досиланням або надсилається  на заміну раніше надісланого.

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

4.1. Складання номенклатури справ

218. Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань її структурних справ, створюваних у виконавчому апарату Організації та окремо в кожному структурному підрозділі, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

219. Номенклатура справ є обов’язковим документом, який складається  для створення єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

220. У виконавчому апарату Організацій, як правило, складаються номенклатура справ структурного підрозділу та зведена номенклатура справ.

221. Під час складання зведеної номенклатури справ використовується функціональний принцип її побудови. Розділами у такій номенклатурі справ є найменування напрямів діяльності. Наприклад: „Організаційна робота”, „Соціально-економічний захист”, „Культурно-масова, спортивна робота”. Всередині розділів документи розміщуються за ступенем значущості. 

222. До номенклатури справ включаються усі справи з документами, що створюються в процесі діяльності Організації, її виборних органів, постійних і тимчасових комісій. Ведення справ поза номенклатурою не дозволяється.

Друковані видання до номенклатури справ не вносяться.

223. Зведена номенклатура справ розробляється не пізніше 10 грудня поточного року на підставі документів з усіх питань діяльності Організації.

Зведені номенклатури справ схвалюються відповідними експертними комісіями з проведення експертизи цінності документів, погоджуються один раз на п’ять років для Профспілки – Центральною експертно-перевірною комісією Державної архівної служби,  для організацій Профспілки – експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву та затверджуються головою Організації і вводиться в дію з 1 січня нового року.

224. Зведена номенклатура справ у трьох примірниках, за формою, визначеною у додатку 24 до цієї Інструкції. Перший (недоторканий) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у Службі діловодства, другий – використовується Службою діловодства як робочий та для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, третій – надсилається до відповідної державної архівної установи, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ. 

225. Графи номенклатури справ заповнюються так.

В графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом) та порядкового номеру та порядкового  номеру в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 -  індекс структурного підрозділу, 12 – порядковий номер справи.

До графи 2 включаються заголовки справ (томів, частин).

Заголовок справи повинен чітко, у стислій узагальненій формі, відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживати в заголовках справ некоректних формулювань («різні матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формування справ ураховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються в такій послідовності:

назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) або виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо);

автор документів (найменування організації, структурного підрозділу);

кореспондент або адресат (найменування організації, до якої адресовані або від якої надійшли документи);

короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа);

назва регіону (території) з яким пов'язаний зміст документів;

дата (період), до якої належать документи справи;

вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «справа», наприклад: «Особова справа».

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «документи», а після цього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: «Документи (висновки, довідки, листи) з проведення експертизи проєктів законів України». Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого документа організації. У такому разі видовий склад документів не зазначають, наприклад: «Документи до засідання Виконавчого комітету організації».

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: «Розпорядження з основної діяльності виконавчого апарату Херсонської обласної організації Профспілки».

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документа, наприклад: «Листування з Департаментом охорони здоров’я щодо захисту прав та інтересів членів Профспілки».

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: «Листування  з органами місцевого самоврядування  щодо захисту прав та інтересів членів Профспілки».

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: «Листування про проведення навчання профспілкового активу».

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад: «Звіт про використання коштів організацією у 2021 році».

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від організацій та виборних органів вищих за статусом, далі щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Вказівка на наявність копій документів у справі розташовується після заголовка, наприклад: «Накази з основної діяльності за 2020 рік (копії)».

У графі 3, яка заповнюється наприкінці календарного року, зазначається кількість справ (томів, частин).

У графі 4 зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

Допускається посилання на ряд статей переліку документів із зазначенням строків їх зберігання. При цьому строк зберігання зазначається відповідно до статті, що встановлює найбільший строк зберігання.

Для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення експертною комісією Організації. Виконавчий апарат Профспілки погоджує ці строки з ЦЕПК Державної архівної служби,  виконавчі апарати організацій Профспілки – з ЕК органу вищого рівня (відповідно до підпорядкованості). При цьому в номенклатурі справ робиться примітка: «Строк зберігання встановлено (назва комісії), протокол № __ від __________ ».

Для справ, сформованих із тиражованих копій документів, встановлюється строк зберігання «Доки не мине потреба» незалежно від строку зберігання оригіналів документів (зокрема, і для документів постійного строку зберігання) без посилання на статтю відповідного переліку документів із зазначенням строків їх зберігання.

Строк зберігання справи «Для службового користування» не встановлюється, а у відповідній графі проставляється позначка «ЕК».

У графі 5 робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву тощо.

4.2. Формування справ

226. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

227. Документи у паперовій формі групуються у справи в організації, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах. В організаціях з обсягом документообігу до 10 тисяч документів на рік можливе формування справ Службою діловодства.

Під час формування справ у паперовій формі необхідно дотримуватися таких загальних правил:

вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі;

групувати у справи документи, виконані впродовж одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться впродовж декількох років до їх завершення), особових справ (формуються впродовж періоду роботи особи в цій організації);

вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів;

не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розтиражованих копій та документів, що підлягають поверненню;

окремо групувати у справи документи постійного та тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання;

за обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше 40 міліметрів завтовшки).

   228. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку або у їх поєднанні.

Справи (незалежно від строків зберігання та форми створення (електронна/паперова) повинні мати внутрішні описи (додаток 25) документів у справі.

229. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами (постановами, розпорядженнями), групуються разом із зазначеними документами.

230. Розпорядження з основної діяльності, з адміністративно-господарських, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Розпорядження з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання. Не дозволяється групувати разом розпорядження тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання.

231. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

232. Протоколи засідань виборних органів, постійних і тимчасових комісій, робочих груп тощо групуються у справи в хронологічному порядку та за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

233. Доручення організацій вищих за статусом і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності організації або за авторами ініціативних документів. Документи в невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

234. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

235. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

236. В особистих справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в організації, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення) (заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт), копії або витяги з розпорядчих документів (розпоряджень) про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів, автобіографія, копія паспорта, копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку в паспорті), копія військового квитка (в разі наявності), копія документів про освіту, науковий ступінь, учене звання, копії або витяги з розпорядчих документів (розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності), копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові), характеристики, копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання), документи з атестації, заява про звільнення з роботи.

До особової справи обов’язково складається внутрішній опис, який розміщується на початку справи.

Копії розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки. 

237. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників організації систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) формуються щомісяця в межах року. Звіти про суми нарахованої заробітної плати застрахованих осіб та суми нарахованих страхових внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування, єдиного внеску на загальнообов’язкове соціальне страхування (персоніфікований облік) формується в межах року за алфавітом чи щомісячно за рік.

238. Методичне керівництво та нагляд за формуванням справ в організації та її структурних підрозділах здійснюється Службою діловодства.

4.3. Зберігання документів

239. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву організації зберігаються за місцем формування справ відповідно до номенклатури справ у робочих кімнатах працівників організації.

240. Керівники структурних підрозділів організації і особи, відповідальні за ведення діловодства в цих підрозділах, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ у паперовій формі та через два роки після завершення ведення передати їх в Службу діловодства організації в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

241. Для зберігання справ у паперовій формі у діловодстві використовуються картонні теки із клапанами або зав’язками,  картонні або пластмасові швидкозшивачі. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

242. У разі проведення в Організації вилучення (виїмки) оригіналів документів відповідно до правил, визначених у пункті 9 цієї Інструкції, копія ухвали слідчого судді, суду та один примірник опису вилучених документів, складеного за формою (додаток 29), вміщується до справи фонду Організації. 

V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

5.1. Експертиза цінності документів

243. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до НАФ або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ.

244. Для організації та проведення експертизи цінності документів в Організації утворюється постійно діюча експертна комісія (далі – ЕК), що діє відповідно до Положення про експертну комісію з проведення експертизи цінності документів Профспілки, організації Профспілки, що затверджується Виконавчим комітетом Профспілки.

245. Експертиза цінності документів проводиться щороку Службою діловодства разом з ЕК.

246. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів:

постійного зберігання;

тривалого (понад 10 років) зберігання; 

тимчасового зберігання (до 10 років включно);

тих, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання. 

Відбір зазначених груп документів здійснюється на підставі номенклатури справ і переліків документів зі строками зберігання шляхом перегляду кожного аркуша справи. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою справ, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

Строк зберігання документів обчислюється з 01 січня року, наступного за роком закінчення справи. Наприклад:  обчислення строку зберігання справ, завершених у 2020 року, починається з  01 січня 2021 року. 

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в опису або номенклатурі справ.

247. За результатами експертизи цінності документів в Організації складається описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (додатки 26, 27).

248. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією Організації одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з  кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд ЕПК державної архівної установи, в зоні комплектування якої перебуває Організація. Погоджені акти затверджуються головою Організації, після чого Служба діловодства має право знищити документ. 

249. Справи, відібрані для нищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними. 

Якщо знищенню підлягає незначна кількість документі, то їх Документи знищуються шляхом подрібнення до стану, що виключає можливість їх прочитання та відновлення. 

У кінці акта робиться запис про передавання справ на знищення з посиланням на дату та номер накладної чи про знищення шляхом подрібнення, що підписується особою, яка передавала чи знищувала документи, з проставленням дати підписання.

5.2. Складання описів справ, що складені в паперовій формі

250. Опис справ – архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

251. Описи справ укладаються окремо на справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу). На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації Організації такі описи складаються обов’язково. 

252. Описи справ, зазначених у пункті цього розділу, як в цілому, так і за кожним структурним підрозділом окремо, складаються за встановленою формою (додаток 28).

253. Номер опису справ структурного підрозділу організації повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, з якого розпочато справи, включені до опису. Наприклад: описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 2, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2020 році, матимуть такі номери: 2 П – 2020, 2 Т – 2020, 2 ОС – 2020.

254. Під час складання опису справ варто дотримуватися таких вимог:

справи кожного року складають річний розділ опису справ;

порядок нумерації справ в описі – валовий за кілька років;

заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації, як правило, на основі номенклатури справ (за необхідності заголовки справ редагуються та уточнюються);

кожну справу вносять до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів, кожен том отримує окремий номер, якщо справа складається з кількох частин одного документа, то кожна частина отримує окремий номер);

у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком повністю наводиться лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «те саме», однак, решту відомостей про справи зазначають повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюють повністю);

графи опису оформляються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи. Опис для справи тривалого зберігання повинен мати додаткову графу «Строк зберігання, стаття за переліком»;

справи з кадрових питань (особового складу) вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією;

 графа опису «Примітка» використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам організації або іншій організації, про наявність копій документів у справі.

255. Для розподілу справ, відповідно до схеми систематизації, передбачено такі правила:

справи належать до того року, з якого їх запровадили в діловодстві;

плани, звіти, кошториси та документи до них належать до того року, на який або за який їх складено, незалежно від дати їх складання;

перспективні плани належать до початкового року їх дій, а звіти за ці роки – до останнього року звітного періоду.

256. Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

У річний розділ опису вносяться також справи, незавершені впродовж календарного року. У таких випадках наприкінці річних розділів опису кожного наступного року, впродовж якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: «Документи за цей рік див. також у розділі за _____ рік № ____ ».

257. Опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, який після схвалення ЕК в установленому порядку передається для схвалення ЕПК відповідного відділення Державної архівної служби, після чого затверджується головою Організації. Один примірник опису направляється відповідній архівній установі, у зоні комплектування якої перебуває Організація. Другий  - зберігається як недоторканий у працівника, відповідального за архів (далі – архів). Третій та четвертий примірники використовують службою діловодства та архівом Організації для пошуку справ та у разі передавання на постійне зберігання до державної архівної установи. 

258. Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання складається в двох примірниках, схвалюється ЕК Організації і затверджується головою Організації.

259. Опис справ з кадрових питань (особового складу) складається в трьох примірниках, схвалюється ЕК, погоджується ЕПК  відповідного відділення Державної архівної служби, потім затверджується Керівником організації. Один примірник опису подається до  відповідного відділення Державної архівної служби.

5.3. Оформлення справ, складених у паперовій формі

260. Після закінчення діловодного року документи групуються в справи. Оформлення справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону; нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

261. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, зберігаються у теках (папках) із зав’язками, швидкозшивачах, не підшиваються і не нумеруються (за винятком первинної бухгалтерської документації), уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

262. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого  (понад 10 років) зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери розпоряджень, протоколів, види і форми звітності тощо).

263. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться надпис: «є документи за … роки».

264. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляється дата першого й останнього документів кожного тому (частин). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

265. На обкладинці справи проставляється номер справи за описом, номер опису і фонду.

266. У разі зміни назви Організації впродовж періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справ до іншої Організації на обкладинці зазначається нова назва Організації, а попередня береться в дужки.

267. Написи на обкладинці справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання робляться світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

5.4. Передача справ, складених у паперовій формі до архіву Організації

268. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву Організації в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву Організації за описами.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву Організації за рішенням її Керівника за умови наявності в ньому вільних площ.

  Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання передаються до архіву Організації за номенклатурою справ або здавальними описами довільної форми, номери яких мають позначку «ТМ».

269. Підготовка справ для передавання  до архіву Організації  включає перевіряння правильності формування документів у справах, відповідності заголовків справ змісту вміщених до справ документів, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідність справ номенклатурі, затвердженій Керівником.

Справи, що передаються до архіву Організації повинні бути належно пов’язані.

270. З метою забезпечення збереження архівних документів, встановлення фактичної наявності справ, що значаться за описами, оцінки фізико-хімічного та технічного стану документів здійснюється перевірка наявності та стану справ.

Перевірка справ постійного зберігання проводиться один раз на 5 років і перед передаванням їх на зберігання до відповідного державного архіву. Перевіряння справ з кадрових питань (особового складу) та справ тривалого (понад 10 років) зберігання проводиться один раз на 10 років.

5.5. Передавання справ на постійне зберігання

271. Організації зобов’язані  забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до НАФ, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві Організації для постійного зберігання до відповідного державного архіву.

Передавання документів НАФ на постійне зберігання здійснюється згідно з графіками, затвердженими керівниками Організації та відповідної державної архівної установи.

В Організаціях з невеликим обсягом справ постійного зберігання (до 20 справ на рік) передавання документів на постійне зберігання за погодженням з відповідним державним архівом здійснюється один раз на 3-5 років.

Перед передаванням справ  на постійне зберігання Службою діловодства Організації спільно з представником  державної архівної установи проводиться перевіряння наявності, фізичного та санітарно-гігієнічного стану документів. Виявлені порушення усуваються Службою діловодства Організації.

272. Документи Організації передаються на постійне зберігання в упорядкованому стані за рахунок Організації за описами.

273. Надходження документів на постійне зберігання оформляється актом про приймання-передавання (додаток 33), що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до відповідної державної архівної установи, а другий залишається у справі фонду архіву Організації.

VI. Порядок приймання-передавання документів (справ) під час зміни керівника Організації, особи, відповідальної за архів, припинення Організації

274. Під час зміни голови Організації наявність і стан документів (справ), що містяться в діловодстві Організації та в архіві, а також облікових документів та довідкового апарату до них відбивається окремим розділом в акті приймання-передавання Організації. Відповідно до облікових даних Служби діловодства в акті наводяться окремо кількість документів, що розміщуються в діловодстві, та кількість справ, що зберігається в архіві, зокрема кількість справ, що внесені до НАФ.

275. Під час зміни особи, відповідальної за архів, розпорядженням голови Організації призначається комісія у складі не менше трьох осіб, зокрема представника Служби діловодства.

Під час приймання-передавання архіву перевіряється наявність і стан: справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу);  облікових документів та довідкового апарату до справ (паспорта архіву, описів справ і номенклатури справ, що замінюють  описи, книг надходження і вибуття справ, каталогів, довідкових картотек тощо); печаток і штампів, якими користується Служба діловодства; стелажного, протипожежного, іншого обладнання та охоронної сигналізації; умов зберігання документів. 

Приймання-передавання справ, облікових документів та довідкового апарату до них, а також приміщень, обладнання та інвентарю архіву здійснюється за актом (додаток 29). Матеріальні цінності (обладнання та інвентар архіву) передаються за встановленим чинним законодавством порядком.

276. У разі припинення Організації, порядок передавання та подальшого користування документами передбачається в рішенні про її припинення. Передавання документів Організації, що припиняється, входить до обов’язків комісії, створеної для передавання справ і майна. У разі припинення Організації кошти на упорядкування, дострокове приймання та подальше зберігання документів передбачається в кошторисі комісії, створеної для її припинення.

277. Якщо Організація припиняється шляхом ліквідації, її архівні справи, внесені до НАФ, передаються в упорядкованому стані відповідній державній архівній установі, а документи тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу), а також документи тимчасового строку зберігання, визначений законодавством строк зберігання яких не закінчився, підлягають передачі відповідно до підпорядкованості до архіву вищої за статусом Організації.

278. У разі припинення Організації шляхом злиття, приєднання, поділу, перетворення (далі – реорганізація) з передачею її функцій іншій Організації остання приймає за актом документи, не завершенні в діловодстві Організації, що реорганізується, та її архів.

Передавання справ від одної Організації до іншої оформляється актом приймання-передавання, що складається у двох примірниках.

279. Якщо Організація припиняє діяльність шляхом поділу, її архівні справи, внесені до НАФ, передаються в упорядкованому стані відповідній державній архівній установі, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчились, документи, не завершені у діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) передаються, відповідно до підпорядкованості до архіву вищої за статусом Організації.

Документи, не завершені в діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) працівників, які перейшли на роботу до Організацій-правонаступників, передаються цим Організаціям за належністю.

280. Для державної реєстрації припинення юридичної особи архівна установа, яка приймає на зберігання архівні документи, що підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) зберіганню, з кадрових питань (особового складу), видає довідку про прийняття документів. У довідці зазначається назва Організації; кількість справ за описом справ постійного зберігання, крайні дати; кількість справ за описом тривалого (понад 10 років) зберігання, крайні дати; кількість справ за описом з кадрових питань (особового складу), крайні дати; дата і номер акта приймання-передавання документів.

Завідувач відділу 

організаційно-інформаційної роботи 

виконавчого апарату Профспілки                  Валентин ПОЖИДАЄВ